Taller de Kanban

Taller de Kanban Pizza


Kanban es mucho más que un tablero bonito con PostIts. Hay toda una filosofía detrás que casa muy bien con los principios ágiles (algunos son calcados). Por eso es muy interesante que un equipo ágil conozca Kanban y sepa sus principios, cómo aplicarlos y qué efectos tiene en la productividad. La mejor forma de transmitir estos principios es de forma gráfica, amena y además divertida. Los juegos ágiles son la herramienta perfecta y para este fin, existe un taller de Kanban que es ideal: Kanban Pizza.

kanban_pizza_photoLos principios de Kanban

Para empezar podríamos echar un vistazo a la filosofía de Kanban y sus 6 principios:

  • Visualiza el flujo de trabajo: Normalmente está escondido de alguna manera, se trata de hacerlo explícito y visible por todos
  • Limita el WIP: Limitamos el trabajo el curso. Se limita para evitar cuellos de botella, y para garantizar que solo entran elementos nuevos cuando hay capacidad de completarlos (no se produce por encima del cuello de botella)
  • Gestionar y medir el flujo: Medir para ver si se mejora o no, y decidir en consecuencia. Podría ser número de tareas completas en el Sprint, o número de StoryPoints completados, el Lead Time, el tiempo de ciclo, etc…
  • Implementa ciclos de feedback: En el mundo ágil se corresponden con las retrospectivas. La idea de Kanban va más allá y define que se debe recibir el feedback en todos los niveles (del equipo, del cliente, del PO, stakeholders…)
  • Explicita políticas y procedimientos: Por ejemplo los “Definition of Done”, “Definition of Ready”, valores y principios
  • Mejora continua mediante la colaboración: Usando modelos y experimentando científicamente. Muchas veces es lo que falla de las retros, se decide algo y después no se sigue ni se mide la consecuencia de aplicarlo. Kanban propone algo más científico, definir una hipótesis, implementar un experimento y medir las consecuencias. Si funciona se sigue y si no comienzas de nuevo el ciclo.

Existen multitud de recursos disponibles en la red sobre Kanban y sus principios, aunque siempre puedes recurrir a la wikipedia.

Taller de Kanban Pizza

Vayamos al taller de Kanban en cuestión: Se trata de que el equipo se vea implicado en un nuevo negocio de restaurante italiano que sirve pizzas. Primero de un tipo, luego de dos tipos, introducir los pedidos, y así completar algunas iteraciones para ir viendo los distintos principios kanban y poder aplicarlos en la práctica. El taller es algo complejo de dirigir por lo que si el equipo es grande mejor dividirlo y que 2 o más personas lo moderen en lugar de uno solo. Por otro lado los materiales son muy sencillos de conseguir.

Vamos a los detalles y a explicar paso a paso en qué consiste el juego y cómo lo planteé al equipo:

  1. Explicar el juego. Debemos hacer trozos de pizza hawaiana, mediante un proceso que consiste en: (mostrar un trozo ya hecho)
    • Cortar por la mitad la tarjeta
    • Colorear de rojo donde iría la salsa de tomate
    • Pegar 3 trozos de jamón (postit rosa, partido en 6 trozos cuadrados)
    • Pegar 3 trozos de queso o piña (postit amarillo, partido en 6 trozos cuadrados)
    • Llevarlo al horno, máximo 3 trozos a la vez y dura 30 segundos
  2. A jugar, hacer el máximo de trozos de pizza posibles e intentar desperdiciar lo mínimo en un tiempo indeterminado entre 5-7 minutos. Se exigirá un mínimo de calidad.
  3. Explicar cómo vamos a medir el desempeño en el juego, con el objetivo de limitar el WIP y tener medido el flujo. Medir la puntuación actual y anotarla.
  4. Explicar los 6 principios Kanban.
  5. Pedir al equipo que documente el proceso haciendo cajones para los materiales durante el proceso y ordenándolos. Hacer que también asigne límites de WIP en función de lo que haya sobrado en la 1ª ronda. Tira los trozos acabados en la 1ª ronda y guarda las sobras en su sitio.
  6. De nuevo a jugar, lo mismo que antes entre 5-7 minutos.
  7. Al acabar vuelve a contabilizar el trabajo hecho.
  8. Dale al equipo 1-2 minutos para reflexionar sobre lo que ha funcionado, y otros 2-3 minutos para recolocar lo que crean conveniente.
  9. Hay cambios:
    • Hay una nueva receta: Pizza vegetal, con base + 7 trozos alargados de postit verde (rúcula) que tienen que introducirse al final del todo, después del horno.
    • Nos vendrán pedidos de los 2 tipos de pizza con varios trozos de cada, ahora se puntuarán los pedidos y no los trozos de pizza
  10. Permitir 2-3 minutos para que se organicen e introduzcan los cambios pertinentes antes de volver a empezar
  11. A jugar de nuevo, como antes aprovechando los trozos
  12. Vuelve a contar puntos
  13. Vuelve a dar al equipo 1-2 minutos para reflexionar sobre lo que ha funcionado, y otros 2-3 minutos para recolocar lo que crean conveniente.
  14. Ronda final, volvemos a jugar y a contar puntos.
  15. Conclusiones finales del equipo por si detectan algo que mejorar.
  16. Vamos a crear un tablero Kanban con el proceso identificando pasos del proceso y escribiendo los límites de WIP. Se puede adornar con trozos de pizza para que quede más explícito y bonito.
  17. Volver a visitar los 6 principios de Kanban y repasarlos en el proceso de las pizzas:
    • Visualiza el flujo de trabajo: Lo hemos hecho explícito tanto en el Kanban creado al final como en la mesa. Revisar cómo se ha implementado la separación entre los 2 tipos de pizza (con tags, swimlanes, …). Ver que el workflow tiene sentido para nosotros, que puede ser diferente a otro equipo pero igualmente válido.
    • Limita el WIP: Se han impuesto con el fin de eliminar los desperdicios, pero ha supuesto seguramente un cambio en el comportamiento del equipo, los individuos se han preocupado por el proceso en global y han ayudado a compañeros más seguramente que si no hubieran estos límites impuestos.
    • Gestionar y medir el flujo: Hemos puntuado los resultados y podíamos incluso haber medido el lead time. Se debe haber pasado de un proceso en el que se tendía a preparar material por adelantado para ir produciendo hacia un proceso más regular en el que se mantiene el inventario bajo mediante los límites WIP y un flujo más continuo.
    • Implementa ciclos de feedback: Los ciclos de feedback nos llevan a la mejora y a reaccionar mejor a los cambios.
    • Explicita políticas y procedimientos: Revisar los cambios que se han hecho en la mesa y el tablero kanban del final
    • Mejora continua mediante la colaboración: En el juego se han introducido cambios; se han experimentado si han funcionado o no y se han ido refinando en sucesivas iteraciones.

Conclusión

Como reflexión final se puede pedir al equipo que repase el tablero actual (si existe) o que intente diseñar uno a la medida del equipo. De debe visualizar el objetivo que se persigue: tener una herramienta que nos sirva a todos (ingenieros sobre todo) para ver en cualquier momento el estado de las tareas y permitir optimizar el flujo que hace que se vayan completando. Dar al equipo voz para que propongan mejoras, puede ser directamente decidir tirarlo a la basura y crear un nuevo kanban o cualquier otra cosa que pueda ser una mejora potencial.

Tienes toda la información sobre el proceso, materiales, incluso una presentación tipo Powerpoint para guiar la actividad en la web de Agile42.

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