Taller de Kanban

Tablero Kanban (Kanban Board)


Kanban es una metodología que nos ayuda a mejorar los flujos de trabajo en cualquier proceso productivo, incluido el desarrollo de software. Se compone básicamente de estos 6 principios:

  1. Visualizar el flujo de trabajo
  2. Limitar el trabajo en curso
  3. Gestionar y medir el flujo de trabajo
  4. Implementar ciclos de feedback
  5. Explicitar políticas y procedimientos
  6. Evolución continua de forma colaborativa

Uso del tablero Kanban

El primer principio normalmente se consigue mediante una herramienta de trabajo llamada tablero Kanban. Como una imagen vale más que mil palabras, un tablero Kanban tiene más o menos esta pinta:

tablero kanban

Tablero Kanban

Para construir el tablero lo primero que hay que definir son las etapas que componen el proceso productivo. El tablero tendrá tantas columnas como etapas, de forma que los elementos de trabajo vayan pasando etapas de izquierda a derecha. En nuestro caso por ejemplo los elementos de trabajo son tareas, y comienzan en el estado “To Do”, pasando a “Doing” en el momento en el que alguien que tiene disponibilidad se asigna esa tarea. Cuando lo tiene terminado por su parte es momento de realizar las pruebas sobre lo que ha desarrollado y se moverá a la etapa de QA. Finalmente si pasa las pruebas el elemento pasará al último estado “Done”.

Claves para que funcione

En el papel todo parece muy sencillo y razonable, pero para que un tablero Kanban realmente funcione se deben dar una serie de condiciones y circunstancias como las que voy a detallar ahora:

  • El proceso deberá estar bien definido. Debe quedar muy claro quién y en qué momento puede mover un elemento de estado. Por ejemplo para que el elemento esté presente en estado “To Do” debemos haber realizado una reunión de planificación de Sprint en la que explicáramos en qué consiste la tarea. Otro ejemplo es la Definition of Done, que contiene los requisitos para que se pueda pasar a estado “Done”.
  • Para que el flujo sea continuo y veloz los límites de cada etapa deben quedar claramente definidos. Por ejemplo, en el tablero de la foto en los estados de Doing y QA hay un límite de 2, el cual se está vulnerando. Esto significa que existe un cuello de botella que se debe resolver inmediatamente. Un miembro del equipo debería ayudar al tester para que el estado de QA quedará con menos de 2 elementos, de forma que permitiera avanzar al resto de elementos que están en Doing.
  • Los elementos que hay en el tablero deben ser suficientemente pequeños para hacerlos en un tiempo razonable. Como regla interna del equipo por ejemplo, no permitimos tareas de más de 40 horas. Si las hay las troceamos sin piedad. De esta forma nos aseguramos de que podemos mantener una buena velocidad en el desarrollo y completar de 10 a 15 tareas en cada Sprint de 2 semanas.
  • El tablero debe identificar en qué está ocupado cada miembro del equipo. En el ejemplo se han utilizado imanes con las caras de los miembros del equipo, de forma que es fácil la identificación. El imán también ayuda a que sea difícil que alguien se auto-asigne más de 2 tareas, lo que también promueve trabajar las cosas de una en una y aumentar así la productividad.
  • Se debe revisar y actualizar el tablero a intervalos de tiempo regulares. Lo ideal es que a medida que los elementos vayan cambiando de estados el tablero se vaya actualizando. Como es complicado que todos los integrantes del equipo actualicen en tiempo real el tablero es conveniente hacer revisiones periódicas. En el equipo utilizamos Scrum, lo que nos permite actualizar el tablero en la reunión diaria, y en cada Sprint de 2 semanas se hace una limpieza y realimentación total.
  • Utiliza también separaciones en filas (llamadas swimlanes) para agrupar elementos. En el equipo utilizamos colores diferentes para diferenciar proyectos, y ponemos cada proyecto en una fila. De esta forma es más sencillo visualmente identificar el origen de los elementos y si algún proyecto corre peligro.
  • Se debe contar con la colaboración y aprobación de todos los miembros del equipo. El rechazo de un miembro a utilizar esta herramienta le restará mucho valor, y el resto de miembros serán reacios a utilizarla si ven que no todo el mundo colabora y además el esfuerzo no merece la pena. Por ello, antes de comenzar a utilizar esta herramienta se debe buscar el ambiente de colaboración necesario.
  • Revisa continuamente el funcionamiento y rendimiento del tablero Kanban con el equipo. Siempre podrás implementar pequeñas mejoras y optimizaciones gracias al feedback del equipo. Puedes utilizar por ejemplo las retrospectivas para revisar el flujo y buscar resolver pequeños problemas modificando o matizando algún aspecto del tablero, por ejemplo sumando una nueva columna, aumentando la información de los elementos o modificando las reglas de los cambios de estado.

Concluyendo

Recordad que el tablero Kanban es solo una herramienta de un sistema mucho más amplio y complejo, y nunca se debe convertir en un fin. Los miembros del equipo deberán encontrar cual es la manera que les funciona y están más cómodos trabajando y actualizando el tablero, y cualquier aspecto que se vea como negativo o que no aporta valor al proceso debería eliminarse, sea lo que sea.

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3 ideas sobre “Tablero Kanban (Kanban Board)

  • María Campos

    Genial el artículo y muy bien explicado todo! Es una metodología muy visual y muy compleja al mismo tiempo por la exigencia de cumplimiento de varias circunstancias. En mi empresa han implantado una herramienta que es el tablero Kanban basado en este método. Desde entonces hemos podido apreciar la mejora en la productividad y en la gestión de todo el proceso de producción. Ha crecido el flujo de trabajo e información entre todos los miembros del equipo.

    • samuelcasanova Autor

      Gracias María.
      Solo por la transparencia en la información para todo el equipo ya merece la pena el método. Mi parte favorita de Kanban es la de mejora contínua y la posibilidad de partir desde cualquier situación sin necesidad de implantar un cambio brusco de forma de trabajar como otras metodologías proponen.