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Sprint Planning: 5 claves para una sesión eficaz


En Scrum, antes de comenzar un nuevo Sprint, el Scrum Master siempre convoca una reunión con todo el equipo para planificar el trabajo a realizar llamada Sprint Planning Meeting o reunión de planificación de Sprint.

En el Sprint Planning el objetivo principal es preparar y compartir entre todos qué se va a hacer exactamente en el próximo Sprint. De esta reunión deberíamos salir todos con una idea muy clara de lo que va a pasar en las siguientes 2 semanas (o lo que dure el Sprint) y de cómo lo vamos a conseguir.

Para que una sesión de Sprint Planning se considere exitosa y se cumpla el objetivo deberemos prestar atención a algunas claves importantes.

Trabaja previamente los detalles

En la reunión de Sprint Planning partiremos del backlog (la lista de funcionalidades a desarrollar en el proyecto o producto). Deberemos contar con el detalle necesario de los elementos del backlog para poder progresar en la reunión. Si no se cuenta con los detalles deberíamos analizar y desgranar éstos en la misma sesión de planificación, lo que forzosamente requerirá la presencia de alguien con conocimiento funcional (preferiblemente el Product Owner) para poder resolver todas nuestras posibles dudas. Generalmente no es una buena práctica ya que saldrán muchas dudas y posibles dependencias con terceros (no solo con el Product Owner) que requerirán alguna espera de contestación o de decisión. Por esta razón es mejor, y así lo recomienda Scrum, hacer el análisis de los elementos del backlog durante todo el Sprint y no tratar de concentrar este análisis en una sola sesión.

Con el detalle de los elementos a desarrollar en el siguiente Sprint el equipo tiene toda la información para centrarnos en decidir qué elementos nos vamos a comprometer a finalizar en el siguiente Sprint y cómo lo vamos a conseguir sin centrarnos en los detalles técnicos del trabajo a realizar.

Marca hitos intermedios de desarrollo

A pesar de que 2 semanas puede parecer un periodo de tiempo corto para un equipo de desarrollo, es conveniente establecer hitos intermedios de desarrollo. El equipo debería imaginar cómo va avanzando el Sprint y marcarnos fechas tentativas en las que demos por terminadas tareas concretas de desarrollo, y las dejemos listas para las pruebas.

Marca hitos intermedios de testing

De la misma forma que marcamos los hitos de desarrollo, también deberemos marcar hitos para las pruebas de los desarrollos que se vayan completando. Esta práctica es especialmente recomendable si, como en nuestro caso, hay un tester en el equipo. Marcar hitos de testing pactados y verificados por el equipo de desarrollo y el tester en el Sprint Planning es esencial para distribuir correctamente la carga de trabajo de ambos. De lo contrario ocurriría que el trabajo de desarrollo se concentrará en el inicio del Sprint y la liberación de esta funcionalidad ocurrirá hacia el final, por lo que todo el trabajo de testing se concentraría también al final del Sprint.

Detecta dependencias de terceros

Durante el Sprint Planning también es muy recomendable echar un vistazo rápido a los elementos del backlog que supuestamente se realizarán en el siguiente Sprint. El objetivo es encontrar aquellos impedimentos y dependencias de personas y equipos fuera de nuestro equipo. Suele pasar que cuando se profundiza en el análisis de las historias de usuario surgen dudas y necesidades de información que todavía no están claros y que se debe preguntar o esperar una decisión fuera del equipo. Si somos capaces de detectar estas situaciones con antelación, el Scrum Master podrá comenzar a contactar y resolver estas situaciones antes de comenzar con el proceso de refinamiento o análisis detallado de estos elementos.

No se trata de realizar un análisis exhaustivo antes de tiempo, pero hay muchas ocasiones en que con un simple vistazo y teniendo al equipo en la sala, con un simple vistazo a los elementos detectan muchas cosas que se pueden ir moviendo fuera del equipo. Además, son precisamente estas decisiones y consultas externas al equipo las que suelen consumir tiempo y demorarse, por lo que conseguiremos eliminar ineficiencias con una inversión mínima de tiempo.

Busca el compromiso de todos

Finalmente es importante que todos los presentes estemos cómodos con el compromiso adquirido. Una buena práctica es dejar por escrito en la misma reunión los hitos y objetivos a los que nos hemos comprometido y compartirlo con todos para que lo tengan presente durante toda la duración del sprint. De esta forma nos aseguramos de que todo el mundo es consciente del trabajo que debe realizar, de que todo el mundo ha acordado que es conseguible, y que todos estamos alineados para conseguirlo. Es también recomendable dejar al final del Sprint Planning un espacio de unos 5 minutos para que cada uno individualmente repase mentalmente el compromiso adquirido para interiorizarlo y detectar detalles de última hora. Finalmente, los objetivos e hitos escritos son una excelente herramienta, junto a las herramientas estándar de Scrum como el tablero Kanban, los gráficos de Burndown y otros radiadores de información, para seguir el progreso del desarrollo en las reuniones de seguimiento diarias.

Sprint Planning, concluyendo

Dos valores fundamentales de Scrum son el foco y el compromiso. La reunión de Sprint Planning es el espacio perfecto para compartir una visión común de en qué elementos vamos a enfocar nuestros esfuerzos. Durante las próximas 2 semanas vamos a tener solo ojos para esos elementos, pues supuestamente no deberíamos dejar entrar nuevas peticiones y modificaciones que varíen el plan de tareas del Sprint. Por este motivo, deberemos pensar bien qué elementos entran, y también qué elementos no entran y por tanto quedan pendiente para siguientes entregas.

Adicionalmente los miembros del equipo deben ser conscientes de que el compromiso adquirido es fuerte, ya que se deposita confianza plena en el equipo para dejarles trabajar sin interrupciones durante todo el Sprint, precisamente para conseguir el objetivo marcado. Un equipo de desarrollo maduro conocerá cuál es su velocidad y qué es capaz de conseguir en un Sprint, y por tanto podrá mantener los compromisos de forma sostenida durante los sucesivos Sprints, manteniendo intacta la confianza que se nos ha depositado.

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