Link a un mail de Outlook desde Onenote

Link a un mail de Outlook desde Onenote


Soy un gran defensor del producto Microsoft Onenote para la organización y productividad personal, lo reconozco. Para mí está un punto por encima de Evernote en cuanto a sistema de referencia de información, por su forma tan cómoda y ordenada de almacenar y buscar la información, y también por la integración con el resto de la familia Office. Quizás una funcionalidad que siempre había querido tener es hacer un link a un mail de Outlook desde Onenote. Existe la opción de utilizar el botón “Send to Onenote” desde Outlook, pero lo que hace es enviar una copia del contenido del mail a una nueva página de Onenote, lo que imposibilita por ejemplo responder al correo.

Existe una interacción más natural con las citas. Desde una cita de Outlook puedes utilizar la opción “Meeting Notes” que te permite insertar una página con las notas de la reunión de esa cita y enlazarla bidireccionalmente, es decir, desde la cita de Outlook siempre puedes acceder a las notas de la reunión desde el mismo botón de “Meeting Notes” y desde la página creada de Onenote tienes un link que te abre la cita de Outlook (es un link con un protocolo propio de Onenote).

Primera solución: Insertar como adjunto

Una opción posible sería incorporar los correos a Onenote. Si arrastras el mensaje desde la bandeja de entrada de Outlook a una página de Onenote, puedes crear un fichero adjunto con el mensaje con extensión .msg.

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Si haces clic en el adjunto desde Onenote podrás abrir el mensaje con Outlook y operar con normalidad con él. Sin embargo esta solución presenta 2 problemas. El primero es que el objeto adjunto ocupa mucho espacio en la página de Onenote, tanto físico (si el mail tiene ficheros adjuntos éstos se incorporan a la libreta de Onenote, y si sincronizas con la nube lo pagarás) como visual (el efecto es tener un objeto que ocupa unas 6 líneas que no puedes mover en un listado con facilidad). Otro problema añadido es que por alguna razón (algún bug de producto vaya) no puedes abrir más de una vez un adjunto desde Onenote, ya que a la segunda vez que lo intentas te da el siguiente error:

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Solución definitiva: Copiar link al mail de outlook

Una solución definitiva sería poder tener un link en Onenote que al hacer clic te abriera el elemento original de Outlook. Esto que tan sencillo parece de decir es algo complicado de llevar a la práctica, aunque finalmente, después de mucho investigar he podido conseguir. Hay básicamente 2 cosas que tenemos que hacer para poder hacer un link a un mail de Outlook desde Onenote.

Habilitar el protocolo Outlook en Windows

Lo primero que tenemos que hacer es habilitar un protocolo de comunicación en Windows, mediante la modificación del registro. Esto que parece complicado no lo es tanto a nivel práctico ya que en esta web nos adjuntan los ficheros con las modificaciones de registro que deberemos ejecutar para habilitarlo. Deberemos elegir el fichero que nos aplica en función de nuestra versión de Office y si disponemos de un Windows de 32 o 64 bits (esto se mira en la información del sistema).

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Para probar que lo has habilitado bien puedes intentar abrir este link.

Crear una macro en Outlook para copiar el enlace al portapapeles

El segundo paso es habilitar un botón en Outlook que nos permita construir el link a cualquier mail. Para ello necesitaremos crear una macro, es decir programar. Paso a paso tendremos que hacer lo siguiente:

      • Habilitar las macros en Outlook: Para ello vamos a las opciones de Outlook y habilitamos la pestaña Developer, en las opciones de personalización de la Ribbon.

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    • Una vez habilitada accedemos a la pestaña, opción “Visual Basic”

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    • Se nos abrirá una ventana en la que editar código fuente. Tranquilos, lo único que tenemos que hacer es copiar y pegar el siguiente trozo de código:
'Adds a link to the currently selected message to the clipboard
Sub AddOnenoteLinkToMessageInClipboard()
  Dim objMail As Outlook.MailItem
  Dim doClipboard As New MSForms.DataObject
  'One and ONLY one message must be selected
  If Application.ActiveExplorer.Selection.Count <> 1 Then
    MsgBox ("Select one and ONLY one message.")
    Exit Sub
  End If
  Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
  doClipboard.SetText "outlook:" + objMail.EntryID
  doClipboard.PutInClipboard
End Sub
    • Otra cosa que deberemos hacer es añadir una referencia a “Microsoft Forms” para poder utilizar el objeto del portapapeles. Para ello lo que tenemos que hacer es incluir un formulario en blanco al proyecto (en la parte izquierda, clic derecho encima de “Forms”, “Insert”, “New User Form”) y añadir la referencia en el menú “Tools – References”.

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    • Tras copiar el código, añadir el formulario y la referencia a “Microsoft Forms”, podremos cerrar la ventana de programación de Visual Basic dándole al botón “Volver a Outlook”.

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    • Ahora lo que haremos es crear el botón que llamará a este código que hemos creado. Para ello nuevamente accedemos a las opciones de Outlook, a las opciones de personalización de la Ribbon. Tendremos que elegir añadir un comando de tipo “Macro”, y en esta sección veremos el nombre de nuestro código que hemos creado anteriormente en el paso anterior. Lo seleccionamos y lo añadimos en el menú de “Home (Mail)”. Lo veremos añadido en la parte final en una subsección llamada “Macros”. Ahora podemos editarlo mediante el botón “Rename” para cambiarle el nombre del botón y personalizar el icono del botón.

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    • Finalmente aceptamos mediante el botón “OK” y volvemos nuevamente a Outlook. Ya tenemos nuestro botón creado. Ahora solo falta probarlo. Para ello vamos a la bandeja de entrada, seleccionamos un mail cualquiera y hacemos clic en el botón que veremos en la Ribbon principal.

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Pasos finales y conclusiones

Si vamos a Onenote o a cualquier aplicación que acepte links y pegamos el contenido del portapapeles después de hacer clic en el botón creado obtendremos algo parecido a esto:

outlook:00000000C8F74C94F374A94B9BC2AD214CC8AE53070026C6D2B52781F5448EB922E776F3C05E0000051A2BA9000026C6D2B72781F5448EB922E776F3C05E0000054A95F70000

Ese número infumable es un identificador interno que tiene Outlook para identificar el mail dentro de todas sus carpetas. Si haces clic en el link verás cómo Outlook abrirá el mail que acabas de pegar. Puedes copiar y pegar este link en cualquier aplicación, no solo en Onenote, pero debes saber que ese link solo será válido en tu PC con tu Outlook, no te servirá de nada en una aplicación móvil por ejemplo. Otra cosa que se debe tener en cuenta es que si cambias de carpeta el mail el link dejará de funcionar (deberías siempre primero mover el elemento y después copiar el link).

Sé que parece complicado, de hecho lo es para algo que debería ser mucho más sencillo y estar de serie con Office. Pero el hecho es que no es así, y es necesario hacer todos estos pasos para conseguirlo. Eso sí, una vez conseguido es muy sencillo añadir un link a un mail de Outlook desde Onenote, por ejemplo para añadir una nueva tarea a tu sistema GTD que consista en contestar o revisar el contenido de un mail.

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4 ideas sobre “Link a un mail de Outlook desde Onenote

    • samuelcasanova Autor

      Sí, yo empecé guardando los mails a mi disco duro, pero el problema al fin y al cabo son los pasos que das, el número de clics vaya. Como es algo que puedes hacer una decena de veces al día es preciso que sea lo más limpio y corto posible.
      Saludos, amigo productivo.

  • Marta

    Hola Samuel, me parece una opción muy interesante, en muchas ocasiones echo de menos poder copiar un enlace a un correo de outlook y estoy deseando probarlo. Pero cuando llego a la ventana para copiar código fuente veo que ya tengo algo y no me atrevo a sustituirlo. No tengo nociones de programación y no sé si puedo copiar el trozo de código encima o debajo del que ya me aparece ¿me podrías aconsejar? Muchas gracias por tu ayuda y por compartir tus experiencias con outlook, muy utiles!

    • samuelcasanova Autor

      Hola Marta.
      No recuerdo si al abrir el editor de código había o no algo en él al inicio. Sea lo que sea puedes sustituirlo por lo que te adjunto, si quieres asegurar siempre puedes hacer una copia de lo que hay y guardarla por si acaso. Si todavía tienes dudas envíame un privado por twitter o linkedin.