Captura con Onenote

Captura con Onenote y evita interrupciones


Una de las claves de la productividad y la gestión del tiempo, no solo en GTD, es tener la capacidad y el hábito de capturar todas las cosas rápidamente y en cualquier situación. El objetivo de esta captura es doble. Por un lado estamos asegurándonos de que ese tema no se queda en nuestra cabeza, ya que si reside únicamente en nuestra cabeza nos robará recursos necesarios para otras tareas más importantes. Además ese tema no deja de ser una interrupción que rompe nuestra concentración en lo que sea que estemos haciendo, por lo que nos interesa minimizar el impacto de esa interrupción sea como sea, y la mejor opción es anotar la interrupción y seguir adelante.

Los trabajadores del conocimiento pasamos la mayoría del tiempo delante de un ordenador, así que tiene todo el sentido del mundo tener un método efectivo y ágil de capturar todas esas interrupciones. Éstas pueden ser tanto internas (nos acordamos de algo repentinamente) como externas (llamadas, consultas en persona, notificaciones, etc.).

Captura con Onenote

Es posible capturar con Onenote todas estas cosas de forma sencilla aprovechando que estamos delante del ordenador, gracias a una característica llamada “Enviar a Onenote”. Lo primero que debemos hacer es asegurarnos de que tenemos esa característica activada en nuestro Onenote. Para ello nos vamos a las opciones de Onenote, sección “Display” y activamos la opción “Place Onenote icon in the notification area of the taskbar”.

Captura con Onenote

Una vez activada esta opción deberías tener un nuevo elemento en tu barra de tareas llamado “Send to Onenote” con un icono como éste:

Captura con Onenote

Si clicamos en esta aplicación veremos que tenemos hasta 3 opciones de captura con Onenote mediante esta característica, aunque normalmente sólo 2 estarán disponibles.

Captura con Onenote

Mediante la opción captura de pantalla (Screen Clipping) podremos capturar rápidamente cualquier tema o cosa que nos haya llegado mediante nuestro ordenador. Si hacemos clic en ella nos dejará seleccionar mediante el ratón la sección de pantalla que queremos capturar.

Si lo que tenemos que capturar no reside en nuestro ordenador, por ejemplo si es un pensamiento o algo que nos acaban de decir, podemos utilizar la segunda opción, la captura de texto (New Quick Note). Si hacemos clic se abrirá una pequeña ventana que nos permite escribir aquello que queramos capturar.

Captura con Onenote

Interioriza y optimiza este gesto

Para que la captura sea efectiva conviene tener interiorizado este gesto de captura mediante Onenote y además conocer los atajos de teclado para volar capturando y minimizar el efecto de la interrupción. Estés donde estés en tu PC puedes activar la opción de “Send to Onenote” mediante la combinación de la tecla Windows + N. Una vez en la ventana de Onenote, si presionas de nuevo la tecla N abrirás la ventana de nueva nota de texto, mientras que si presionas la tecla S activarás la opción de captura de pantalla. Para cerrar la nota de texto una vez hayas tecleado el contenido puedes cerrar la ventana con la combinación Alt + F4 (en Onenote no es necesario “Guardar”).

Resumiendo:

  • Para capturar una nota de texto en Onenote, utilizamos la combinación Windows + N, N, escribimos el texto y a continuación Alt + F4.
  • Para capturar una parte de pantalla en Onenote, utilizamos la combinación Windows + N, S, señalamos con el ratón el recuadro a capturar y listo.

Personalmente, la opción de captura de pantalla no la utilizo nunca. Para las capturas de pantalla utilizo siempre la herramienta de Windows Snipping Tool (“Recortes” si tienes Windows en español). La razón es que una vez capturada te permite pintar, señalar y subrayar en la captura de pantalla de una forma muy sencilla y rápida.

Para poder acceder a la herramienta de Snipping Tool mediante un atajo de teclado lo único que tendremos que hacer es asignar la combinación que queramos al acceso directo del sistema. En el menú de Windows, tecleamos “Snipping Tool”, clic derecho y seleccionamos “Properties” (Si tenemos Windows 8 utilizaremos primero la opción “Open File Location” y un nuevo clic derecho en el acceso directo para acceder a “Properties”). En la pestaña “Acceso directo” utilizamos la opción Shortcut para asignarle el atajo que queramos (yo utilizo Ctrl + F12).

Captura con Onenote

Cuando tengo la captura de pantalla lista, si necesito capturarlo en Onenote puedo copiarlo desde Snipping Tool y pegarlo en una nueva nota de texto.

Resultado

Una vez capturado el tema en cuestión la aplicación Onenote enviará la página con el contenido capturado directamente a nuestras “Notas rápidas” o “Notas sin Archivar”.

Captura con Onenote

Las notas rápidas son un lugar mucho más seguro que nuestra cabeza. En un mejor momento, cuando hayamos acabado de hacer la tarea importante en la que estábamos inmersos, nos ocuparemos de éste y otros temas que habremos capturado.

Nota: En Onenote 2010 solo está la opción de capturar texto. La configuración es equivalente, lo único que cambia es que al pulsar la combinación Windows + N aparecerá directamente la opción de nueva nota de texto al ser la única opción disponible.

También te puede interesar...

GTD o como propulsar tu productividad personal en ... Después de introducir la gestión del tiempo en el post 1 y de enumerar los principios de ésta en el post 2, escribiré sobre la metodología de gestión ...
Reuniones efectivas y divertidas con Goal To Meeti... En una entrada anterior ya estuve hablando brevemente sobre las reuniones efectivas y productivas. Ya no hay duda, las reuniones son uno de los grande...
Mis contextos GTD, ¿quieres saber más? (II) En el anterior artículo "Mis contextos GTD" te expliqué que es un contexto GTD, para qué sirven y cuándo usarlos. También mencioné que tenía 2 grupos ...

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

3 ideas sobre “Captura con Onenote y evita interrupciones