Reuniones efectivas y divertidas con Goal To Meeting

Reuniones efectivas y divertidas con Goal To Meeting


En una entrada anterior ya estuve hablando brevemente sobre las reuniones efectivas y productivas. Ya no hay duda, las reuniones son uno de los grandes males de las organizaciones a día de hoy, junto con el mail y el exceso de jefes. La problemática seguramente te sonará: muchas reuniones, duran demasiado, se convoca a mucha gente, sin un objetivo claro, sin agenda definida, no se prepara la información con antelación, empiezan y acaban tarde, no hay un líder claro que controle los tiempos, los asistentes desconectan continuamente, no se recogen las conclusiones ni los próximos pasos, y así podríamos seguir un buen rato.

Puedes encontrar recursos útiles para intentar mejorarlas, como por ejemplo el blog Reuniones eficaces de mi compañera productiva Eva Cantavella. Una interesante opción es hacer lo que supuestamente hizo Larry Page cuando se puso al frente de Google. Sin llegar a prohibirlas, la idea casi siempre es hacer pensar a los convocantes y asistentes en qué van a tratar y si es realmente necesaria la reunión, casi dejando la opción de la reunión como último recurso.

Si crees como yo, que la mayoría de grandes empresas no están tan preparadas como Google como para implementar tal política restrictiva, puedes probar con algo más ligero y divertido como lo que te presento a continuación.

Reuniones efectivas con Goal To Meeting

La propuesta consiste en usar Gamification en las reuniones, convertirlas en un juego definido y divertido para conseguir primero de todo participación activa de los asistentes en la reunión y después un marco de reglas claras y previamente conocidas que ayuden al facilitador a que se consiga el objetivo de la reunión.

La idea principal es convertir las reuniones corporativas en un partido de fútbol, así de simple. Aprovecharemos que el fútbol es un deporte de masas para conseguir que la gente se entusiasme y se motive en las reuniones de la empresa.

Material necesario

Para ello el facilitador de la reunión, que será el árbitro contará con una serie de material muy sencillo de conseguir, que le ayudará en la sesión (el partido):

  • Cronómetro (Se puede usar un dispositivo físico como Datexx, uno online como Chronme o una aplicación como Hourglass)
  • Tarjetas (Puedes imprimirlas en cualquier impresora)
  • Pelotas (Las puedes adquirir en bazares todo a 100 o algo más rudimentario, arrugar una hoja de papel hasta hacerla una bola)

Reglamento

El que convoca la reunión es el facilitador (árbitro) y el que controla la dinámica y el comportamiento de los asistentes con la ayuda del material.

Con el cronómetro controla el tiempo de cada parte de la reunión, incluidas las pausas (recomendables cada media hora, obligatorias cada hora).

Comienza leyendo la agenda y objetivos de la reunión para que todos sepamos para qué nos hemos reunido. Cada decisión tomada y cada siguiente acción representarán los goles. El objetivo es claro, cuantos más goles se marquen mejor, y quién marque más goles “ganará”.

Si hay más de 5 o 6 personas es obligatorio el uso de las pelotas para controlar el turno de palabra (más de 10 personas en una reunión debería estar prohibido o muy justificado). Lo ideal es limitarse a 2 pelotas para que exista una conversación fluida, si alguien quiere intervenir puede levantar la mano y deberá esperar a que alguno de los 2 conversadores le pase la pelota. En cualquier momento el facilitador/árbitro podrá pedir que le devuelvan las pelotas para pasar al siguiente tema.

Para sancionar los comportamientos inadecuados en la reunión el facilitador podrá hacer uso de las tarjetas:

  • La tarjeta amarilla es una amonestación por interpelar continuamente cuando no toca, consultar el portátil o el móvil en mitad de la reunión, por enrollarse demasiado en una explicación, por irse del tema principal de la reunión, comentar con el de al lado mientras el que tiene la palabra está hablando, por llegar tarde…
  • La tarjeta roja no acarreará expulsión física de la sala pero:
    • Si es por consultar móvil o portátil se le requisa de inmediato y se le devuelve al finalizar la sesión
    • Si es por interrumpir y saltarse el turno de palabra quedará callado por 5 minutos

El facilitador/árbitro es el responsable de tomar nota del acta del partido/reunión, en la que anotará decisiones tomadas o próximas acciones (los goles) y los responsables de la decisión o de llevar a cabo las próximas acciones (los autores).

Concluyendo

Como ves esta propuesta no ataca absolutamente todos los problemas de las reuniones, pero sí que puede ayudar a dinamizar y mejorar sustancialmente el resultado de la mayoría de ellas. A la hora de probarlo, te aconsejo buscar primero un espacio lo más seguro posible, es decir, buscar una primera reunión de prueba, con asistentes de confianza y que les motiven este tipo de juegos. Una vez comprobada la mejora de los resultados es el momento de establecer nuevas metas extendiendo la dinámica a más reuniones.

¿Te animas a probarlo y me cuentas qué tal la experiencia?

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