Gestionar eficazmente tu correo

Cómo gestionar eficazmente tu correo electrónico desde hoy mismo


2,5 horas cada día de tiempo desperdiciado por no gestionar eficazmente tu correo electrónico según investigaciones como ésta. Yo me lo creo, solo hay que preguntar a los que trabajan contigo en la oficina. Algunos incluso les parece poco, incluso teniendo en cuenta que 2,5 horas equivalen a casi una tercera parte del tiempo de la jornada laboral.

El problema no es tanto la herramienta en sí, sino el mal uso que hacemos del correo electrónico. Una vez más, hemos aprendido cómo funciona la herramienta pero no a utilizarla eficazmente. Sabemos utilizar los botones y las opciones de Outlook o Gmail, pero no hemos aprendido a sintetizar, a ir al grano, a procesar rápidamente los correos importantes, a incluir solo a las personas adecuadas, a ser directos y diligentes, etc.

El uso de los smartphones no ha hecho más que agravar el problema. Ya no solo es el tiempo invertido, sino que lo distribuimos durante todo el día, incluso fuera del horario laboral, y lo convertimos en una auténtica adicción.

gestionar eficazmente tu correo electrónico

El mail es la droga del trabajador del conocimiento

Son las 9:08h de la mañana y llego a la oficina. Lo primero que hago es abrir el correo electrónico. Miro y no hay ninguno. ¡Qué raro!. Parece que hay conexión con el servidor. Entro a la versión Web a ver si es cosa de Outlook. Nada. Le pregunto al de al lado si le funciona el correo y me dice que sí, que él ya ha recibido un montón y que ya está trabajando en ellos. ¡Qué raro!. Entro a Gmail y me envío un correo a mí mismo. Llega sin problemas. En cuestión de unos minutos comienzan a llegar sin problemas, y es entonces cuando parece que ya me puedo poner en marcha, es hora de trabajar.

Esta situación es algo habitual en las oficinas, parece que el correo electrónico es sinónimo de trabajo, independientemente de lo que nos dediquemos. Si no tenemos esos correos nos sentimos desamparados y no paramos de comprobar si llegan nuevos correos hasta que llega alguno para poder ocuparnos de él. Algunos le ponen nombre como Berto Pena y su síndrome del chequeo constante, para mí es el síndrome de abstinencia aplicado al trabajo.

Necesitamos nuestra dosis de correo porque llevamos muchos minutos sin interactuar con él. Es fácil sorprendernos acabar una tarea y acto seguido ir al mail a ver si hay algo nuevo. En medio de una tarea en la que estamos consultando información en una web, si ésta tarda mucho en cargar aprovechamos para ir a la bandeja de entrada a ver si ha llegado algo nuevo.

Incluso fuera del trabajo sentimos esa necesidad. Con nuestro smartphone es fácil estar conectado, por lo que tenemos el chute al alcance de la mano. Es fácil estar conversando con un amigo y verle desviar momentáneamente su mirada a la pantalla de su móvil para comprobar si hay algo nuevo. En cuanto se escucha la notificación de nuevo correo no puede evitar el reflejo, saca el móvil del bolsillo y lo revisa, aunque en ese momento sea él el que está hablando. Es probable que la cosa acabe en una interrupción para responder el correo o con una llamada de urgencia.

Miramos demasiado el correo en el móvil

Fuente: Lookout

Las consecuencias tardan en llegar pero son demoledoras

Como cualquier droga, esta necesidad responde a un refuerzo positivo. Aunque lo neguemos, nos gusta que nos envíen correos, parece que se nos tiene en cuenta, nos necesitan, y cuando respondemos a los correos estamos satisfechos del trabajo que acabamos de hacer. Es algo momentáneo aunque constante por el volumen de correos que recibimos la mayoría.

Como cualquier droga, los efectos negativos son a largo plazo: estrés, ansiedad, sobrecarga de trabajo y falta de tiempo son consecuencias comunes. Para cuando nos damos cuenta somos adictos, tenemos el reflejo tan dentro de nosotros que no solo somos incapaces de dejar este comportamiento sino que nos auto-convencemos de que es la única opción de estar al día y de ser buenos en nuestro trabajo.

Para colmo la situación lejos de mejorar va a peor inevitablemente. Cada vez trabajamos en más proyectos, cada vez asumimos más responsabilidad, cada vez tenemos más contactos, cada vez estamos suscritos a más sistemas, cada vez existe más información a tener en cuenta.

Utiliza el correo electrónico como lo que es, un canal de comunicación

Cuando la mayor parte de tu tiempo productivo estás gestionando correo electrónico estás convirtiendo un medio en un fin. El correo electrónico no puede ser nunca un fin. Es un canal de comunicación más, como el skype, whatsapp, las conversaciones cara a cara o las señales de humo: si no estás aportando valor a la compañía, gestionar el correo no es trabajar, es mantenerse ocupado.

“Si no estás aportando valor con el correo, estás manteniéndote ocupado, no trabajando.” Twitéalo

Además es un canal de comunicación asíncrono, lo que significa que cuando escribes un correo no esperas respuesta inmediata. El otro lo contestará cuando decida leerlo y contestar. Para comunicación síncrona o en tiempo real existen otros canales más eficientes como el teléfono o la conversación cara a cara.

Es el único canal de comunicación que se puede considerar directamente una bandeja de entrada GTD. Esto implica que el correo electrónico se debe procesar como una bandeja de entrada, es decir, tiene una frecuencia de revisión (cada X horas o N veces a la semana), y se vacía cada vez que se procesa, sacando los elementos de uno en uno en orden y tomando decisiones en el momento de procesarlo. Todas las acciones derivadas de los correos electrónicos deberían acabar en un sistema de gestión de tareas, donde se puedan priorizar al lado del resto de tareas que tienes. Si no lo que haces es priorizar las tareas que te vienen por correo por delante del resto de tus tareas. Esto tiene un efecto catastrófico, ya que lo que hay en el correo electrónico no lo controlas tú, lo controlan los demás, por lo que estás dejando en manos del resto de la compañía tu desempeño profesional. Ojo, esto es así para la mayoría de trabajadores del conocimiento, pero hay una minoría cuyo trabajo es responder rápido a los correos electrónicos, como por ejemplo un helpdesk o servicio a cliente.

Empezar el programa de desintoxicación

Como toda droga, intentar eliminar el hábito de la noche a la mañana es una mala idea. Lo primero que debes tener claro es el beneficio que conlleva no estar permanentemente conectado al mail, y para ello no hay mejor modo que experimentarlo.

Gestión eficaz

Prueba esto mañana: cuando llegues al trabajo no abras el mail, deja pasar media hora y después lo abres. Invierte esa media hora en alguna tarea que haya quedado pendiente del día anterior, o mejor, a planificar tu día. Revisa la agenda del día y la de los días siguientes. Revisa tu lista de tareas y mira si está completa y actualizada. Revisa los proyectos y temas abiertos y piensa cual sería la mejor manera de cerrarlos.

Después de esa media hora si quieres abre el correo y mira a ver qué ha pasado. Con toda probabilidad no habrá pasado nada, no se habrán hundido las acciones de la empresa, nadie se habrá quedado tirado, ningún proyecto se habrá visto afectado, ni tampoco tu bandeja de entrada se habrá convertido en inmanejable. En definitiva no has perdido nada y todo sigue en su sitio.

Cuando lo hayas probado un día, repite al día siguiente. Y uno más. Cuando estés convencido incrementa el tiempo, mantente alejado del correo durante 1 hora. Y repite tu evaluación. Probablemente tampoco haya pasado nada. El siguiente paso será repetir este ciclo de dejar pasar lapsos de desconexión durante el día. Comienza por las horas de menos actividad para asegurarte de que realmente no pasa nada. Así progresivamente puedes calcular cuál es tu tiempo óptimo de revisión del correo en cada momento del día y establecer cuando vas a procesar tu bandeja de entrada del correo electrónico sin temor a pasarte en ningún momento, siempre experimentando que las medidas son seguras.

Si has leído hasta aquí entiendo que te ha resultado interesante y que te lo estás pensando. No esperes más, empieza mañana mismo, te invito a que me hayas llegar tus conclusiones con un comentario para poder decirme si funciona o no. ¡Ánimos!

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4 ideas sobre “Cómo gestionar eficazmente tu correo electrónico desde hoy mismo

  • Angel Alvarez Carceller

    La verdad que el post me ha parecido muy interesante, y yo llevo un tiempo, no mucho intentando hacerlo, ¿pero que pasa cuando estas revisando tu mail y la persona que esta al otro lado esta todo el dia conectada y te responde al momento?
    Es decir, cuando no has acabado de vaciar tu bandeja de entrada y ya tienes nuevos mails.
    Muchas gracias.

    • samuelcasanova Autor

      Jejejeje, buena pregunta Ángel. El problema no es tanto que la otra persona responda muy rápido sino que espere también la respuesta al momento. Si lo que te ocurre es que procesando la bandeja de entrada respondes un correo (aplicando la regla de los 2 minutos) y antes de procesar el resto de correos esa persona ya te ha contestado con una nueva solicitud, queda a tu criterio si decides o no responder en ese momento. Yo personalmente lo hago, y así dejo la bandeja completamente vacía y no tengo ese correo, que ya sé que está ahí porque lo he visto con el rabillo del ojo, pendiente de procesar. Si la persona espera respuesta inmediata te encontrarás que te envía el correo y te llama, o te viene a ver. De nuevo queda a tu criterio el cómo enfrentarte, normalmente lo que yo hago es preguntar si es urgente o no, y si no es urgente y sabes que te ha enviado un correo le digo que le respondo en cuanto lo lea (así no tengo que mentir).