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Vaciar tu mente para ser más productivo


En el pasado número 4 de la revista Productive Magazine se publicó mi artículo “Vaciar tu mente para ser más productivo”. En este artículo me centro en el primer paso del flujo de trabajo de la metodología de productividad GTD, un hábito que cuesta muchísimo de cambiar, la captura.

Nuestra mente no es eficiente ni eficaz a la hora de recordar todos los compromisos y preocupaciones que en un determinado instante de tiempo nos invaden. Si quisiéramos ahora mismo echar un vistazo a todo lo que tenemos que hacer y lo hiciéramos de memoria, probablemente nos dejaríamos gran parte. En uno de los ejercicios que hago en mi taller de GTD en Vueling, les planteo a los asistentes que en 5 minutos recopilen todos los asuntos, ideas, preocupaciones, proyectos, tareas que tienen en ese momento en una hoja de papel. Evidentemente en 5 minutos apenas llegan a 10-15 elementos. A continuación les entrego la lista de incompletos del libro de GTD y se dan cuenta rápidamente que lo que han escrito es solo una pequeñísima parte de lo que en realidad deberían controlar. Solo recordamos aquello que es más reciente o lo que es más ruidoso, lo que no tiene por qué coincidir (no coincide nunca de hecho) con lo más importante y lo que mejores resultados nos da.

La solución pasa por tener siempre a mano algo donde podamos volcar todo aquello que nos asalta en cualquier momento del día y en cualquier lugar donde nos encontremos. Coger una libretita pequeña y meterla en el bolsillo o instalarte una aplicación tipo Evernote o Google Keep es bastante sencillo. Lo que no es sencillo es, en el momento en que nos asalta un tema ser conscientes de ello y capturar cualquiera de los siguientes ejemplos:

  • Un problema que no sabes cómo solucionar
  • Una tarea inesperada y no inmediata
  • Algo grande que debe completarse
  • Una posible idea que solucione un problema que tenemos
  • Algo que sería bonito hacer algún día
  • Una preocupación que nos quita el sueño
  • Algo que se puede convertir en un marrón si no hacemos nada
  • En general cualquier cosa que vaya más allá de un pensamiento, que sintamos que debemos o podemos hacer algo con ella

Lo difícil es en cualquiera de estas situaciones caer en la cuenta de que estás ante un asunto que debe ser capturado en tu dispositivo, antes de siquiera pensar en él y decidir qué hacer. Lo primero es anotarlo, despejar la mente, y despojar a tu cabeza de la responsabilidad de retener ese asunto a la par del resto de cosas pendientes que ya tenías.

La captura es sin duda el hábito más difícil de adquirir para que GTD funcione, pues el resto de pasos del flujo de trabajo, aunque son más complejos y tienen más profundidad, son fácilmente automatizables y no requieren de un cambio de chip tan brusco (puedo programarme alertas que me recuerden cuándo procesar o cuando hacer la revisión, pero no puedo programar alertas para capturar).

Sin más te dejo el artículo completo de la revista, espero que disfrutes tanto leyendo como lo hice yo en su momento escribiéndolo.

Productive! Magazine

Samuel Casanova – №4 Con José Miguel Bolivar Concentre el pensamiento en las tareas que tiene. Los rayos del sol queman sólo al concentrarlos” – Alexander Graham Bell. Reconozco que para una persona que no conozca la metodología de organización y productividad Getting Things Done o GTD, la barrera de entrada es muy grande.

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