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Historias GTD: Acción o tarea


Estoy conduciendo por el atasco de la ronda de todos los días. De repente caigo en que entramos en marzo, mes en el que toca renovación del seguro del coche. Nada excitante, debería ser un cargo más en la cuenta corriente del que preocuparse lo justo. El problema es que todos los años se pasan de listos y añaden coberturas adicionales para incrementar el precio, sin avisar y sin preguntar antes, por supuesto. Será mejor hacer algo para detectar si efectivamente me la intentan colar y poder hacer una reclamación a tiempo.

Este año no quiero que se me olvide comprobarlo y reclamar, y para evitarlo utilizaré mi sistema GTD, que para eso lo tengo. Lo primero que haré será capturar el problema, pues ahora estoy conduciendo y no puedo hacer gran cosa. Utilizo mi grupo de Whatsapp GTD para grabar una nota de voz. Entro al grupo, le doy al botón de grabación de audio y dicto: “acordarme de mirar a tiempo el cargo del seguro del coche y comprobar que el importe es correcto”. No es importante describir con detalle lo que necesitaré comprobar, en este caso solo estoy capturando y el objetivo es describirlo lo mínimo para que cuando lo escuche me acuerde de qué iba el asunto. Con esto me quedo tranquilo de que no se me olvidará.

captura gtd con whatsapp

Al llegar a la oficina me dedico a 2 tareas muy importantes que ayer dejé pendientes para hacer a primera hora de la mañana. Tras completarlas, tengo una hora más por delante antes de la primera reunión del día. Es un buen momento para procesar las bandejas de entrada. Tras revisar el correo electrónico llega el turno de revisar el grupo de Whatsapp. Entre otras cosas está el mensaje de audio sobre el seguro del coche. Tras escucharlo con los cascos y recordar el asunto, necesito decidir qué hago con esto. Es simple, los pasos lógicos para encargarme de este asunto serán:

  • A finales de marzo cuando me hayan cobrado el seguro de mi cuenta corriente, entrar a la web del banco para comprobar que el importe no supera los 400€.
  • Si los supera querrá decir que un año más me han activado coberturas que no he pedido, y tendré que llamar por teléfono para quejarme y que me devuelvan el importe.

Y eso es todo, son 2 acciones muy simples que hacer una detrás de otra, así que resuelvo no darle la envergadura de proyecto y dejarlo en una simple acción. Puesto que para esta acción necesito esperar a una fecha en concreto (finales de marzo) incorporaré un recordatorio de la acción en mi calendario.

Así, abro mi Outlook y en la fecha del 31 de marzo incorporo un recordatorio que dice “Entrar a la web del banco para comprobar que el importe de la cuota del seguro no supera los 400€. Si lo supera llamar a la compañía para abrir una reclamación”.

recordatorio en el calendario

De momento con esto es suficiente, no tengo que hacer nada más hasta la fecha, así que marco la captura de Whatsapp como leída y continúo procesando el resto de bandejas de entrada.

Es miércoles 30 y es última hora de la tarde, momento que aprovecho para hacer la revisión diaria de mi sistema GTD. Uno de los pasos del checklist es mirar las tareas programadas para el día siguiente e incorporarlas a la lista de próximas acciones. Cuando miro en el calendario veo el recordatorio de comprobar el seguro del coche, así que lo incorporo tal cual a mi lista de próximas acciones de GTD. Ya que entrar a la web del banco es una acción que puedo hacer en cualquier momento del día desde mi PC, lo incorporo al contexto de “oficina delante del pc online”, y continúo adelante con mi revisión.

historia gtd acción onenote

Al día siguiente, jueves, comienzo el día con mis tareas prioritarias e importantes, y después me meto en una mañana infernal de reuniones. Después de comer, y siendo jueves, siento el peso de los madrugones de toda la semana y de la digestión, así que es buen momento para lidiar con un par de tareas basura, entre ellas la de “revisión del cargo del seguro de coche en el extracto bancario…”. Entro a la web del banco, y efectivamente compruebo que el cargo es de 439€. ¡Malditos! Como sigo espeso y ahora cabreado, decido llamar por teléfono a la aseguradora en ese mismo momento. Tras la correspondiente amenaza de marcharme a la competencia de todos los años, se disculpan y me prometen que no solo me devolverán el importe, sino que configurarán la cuenta para que no se modifiquen las coberturas en revisiones sucesivas y que me harán un descuento por las molestias.

Suena bien y acepto. Genial, tarea finalizada, la borro de mi lista de próximas acciones de Onenote. Por otro lado, decido que es mejor prevenir nuevas sorpresas, así que incorporo 2 nuevos recordatorios a mi calendario: uno de aquí a una semana para comprobar que efectivamente me han devuelto el dinero reclamado, y otro de aquí a un año para verificar que efectivamente no me vuelven a intentar una nueva jugada para cobrarme de más.  En una semana veremos si no tengo que volver a enfadarme y llamar de nuevo, pero al menos sé que me puedo despreocupar del asunto durante esta semana pues está controlado en mi sistema GTD. Y como todavía continúo con la misma morriña vespertina, cojo la una  tarea basura más, que sea pequeñita y fácil, hasta la siguiente reunión…


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