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Historias GTD: el proyecto autogestionado


Estamos terminando la última reunión del día, un status general del avance de cada iniciativa que tenemos abierta en el departamento. El último punto es el más rápido, se va a crear una nueva iniciativa propuesta por marketing y es necesario preparar una sesión de kickoff para alinear a los diferentes involucrados y compartir el plan. Tiene sentido que la convoque yo ya que seguramente me encargue de hacer después el seguimiento así que me ofrezco voluntario a convocar la sesión. Sé que quién convocó la reunión actual no suele enviar acta así que capturo en ese momento el asunto en mi Onenote mediante el móvil que es lo que tengo a mano.

gtd proyecto autogestionado mobile

A la mañana siguiente, después de hacer algunas tareas clave, proceso todas las capturas, entre ellas la de convocar el kickoff. Al leer la nota pienso en los pasos a dar, que son más o menos los siguientes:

  1. Preguntar a marketing quienes son los involucrados en la iniciativa
  2. Preguntar a infraestructura quién de ellos asistirá al kickoff
  3. Pedir la documentación de planificación a quién la ha preparado y colgarla en la wiki corporativa
  4. Cuadrar agendas y buscar una sala en la que quepamos todos
  5. Enviar la convocatoria

Parecen muchos pasos pero es algo que he hecho tantas veces que no me hace falta planificar demasiado. Sin embargo no es algo que se pueda hacer de una sentada, dependo de más personas y hay pasos que se pueden bloquear, por ejemplo si falta algún documento por terminar o si no hay salas disponibles. Se trata pues de un proyecto autogestionado, es decir, no es una acción que se pueda completar del tirón, pero tampoco se trata de un proyecto complejo que requiera de un proceso de planificación natural ni una documentación de apoyo.

Lo primero es incluirlo en la lista de proyectos en curso. El lenguaje es importante, y los proyectos se enuncian siempre como un resultado final. El proyecto queda pues como “Sesión de kickoff preparada y convocatoria enviada a los asistentes”.

gtd proyecto autogestionado lista de proyectos

También introduzco las primeras acciones que ya puedo realizar en la lista de próximas acciones.

gtd proyecto autogestionado próximas acciones

Eso es todo. Para completar el resto de acciones necesito conocer quién vendrá y tener los documentos. El proyecto ya está bajo control por lo que continúo procesando capturas.

El día está siendo tranquilo y no tengo muchas distracciones, así que he podido avanzar bastante con algunas tareas clave adicionales, pero ahora estoy algo cansado y queda poco para la hora de comer. Mejor me pongo con algunas tareas rápidas como enviar correos.

En el rato que he tenido he enviado los 3 mails del proyecto, así que tacho las tareas de enviar los mails y pongo las correspondientes líneas en la lista de acciones delegadas “En espera”.

gtd proyecto autogestionado acciones delegadas

Al día siguiente mientras proceso la bandeja de entrada del mail, veo que me han respondido a los correos Nacho de marketing con las 3 personas que estarán en la iniciativa, y Sandra de infraestructura que será ella misma quién irá a la sesión. Tacho las 2 acciones delegadas y veo que falta todavía que me conteste Pedro. Sé que no toca, pero me lo quiero quitar de encima, así que como veo que está en su sitio mirando el móvil voy a por él. Le pregunto y me comenta que todavía le falta completar un aspecto del documento de planificación que tiene que validar con un proveedor, pero que lo tendrá hoy. Inmediatamente me dice que tampoco es demasiado importante para el kickoff así que en ese mismo momento me envía el link del documento que tiene preparado. Ya lo ha colgado en la wiki así que me ahorraré ese paso.

Tras darle las gracias, vuelvo a mi sitio, tacho la acción delegada e incorporo la tarea de cuadrar agendas de los asistentes con las salas disponibles. Parece algo sencillo pero siempre hay conflictos con las agendas y toca hablar con los conflictivos para que cambien alguna reunión y poder coincidir todos. A continuación sigo procesando correos.

En la mitad de la mañana tengo un hueco de 10 minutos en el que puedo hacer tareas, así que me propongo enviar la convocatoria en esos 10 minutos. Comienzo abriendo el Outlook Web Access, creando una nueva reunión, y añadiendo a los asistentes y las salas. Ni un hueco libre en los próximos 5 días, como siempre. Empiezo a buscar posibles alternativas y veo que hay un hueco de 2 horas en el que el único que no puede asistir es ¡Pedro!. Nuevamente levanto la vista y me lo veo jugueteando con el móvil, a por él. Le pido que revise su agenda a ver si puede mover su reunión. Me dice que sin problemas, que es una reunión sin importancia que puede hacer en cualquier otro momento. Tras darle las gracias nuevamente, voy a mi sitio y selecciono el hueco que ahora sí está disponible. Antes de enviar a saco escribo brevemente los puntos que tendrá la sesión y sus objetivos, hay que dar ejemplo. Finalmente acepto y le doy a enviar. ¡Convocatoria enviada!

El proyecto está completado, elimino la acción de enviar la convocatoria de la lista de próximas acciones y muevo el proyecto a la sección de proyectos completados. Ha sido más fácil de lo que me pensaba, en 5 minutos me lo he quitado de encima, así que tengo 5 minutos de descanso hasta meterme en la siguiente reunión. De ella seguramente saldré con más proyectos así que mejor ir preparado y llevarse algo para capturarlos.

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