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Historias GTD: el proyecto formal


De camino a mi sitio me llama el director de IT y me comenta que tiene algo que hablar conmigo. Vamos a una sala y me dice que el responsable de marketing online se marcha de la empresa de forma inminente y quieren que se encargue del equipo Laura. Conoce muy bien el dominio y a las personas, pero no tiene experiencia en dirigir equipos ni en gestión de proyectos, así que cuentan conmigo para que los primeros 2 meses le eche una mano. Me dan prácticamente carta blanca para proponer mejoras en la forma de trabajar del equipo así que acepto de inmediato.

De vuelta a mi sitio lo primero que hago es capturar el asunto en mi GTD. Es complicado que me olvide de un tema así pero tengo muy interiorizado el proceso de captura. Tras contestar unos correos sin importancia, reflexiono sobre el asunto y dado que tiene una duración determinada de 2 meses (8 semanas) y que espero conseguir resultados concretos aunque por ahora indeterminados decido tratarlo como un proyecto formal. Lo primero que hago es buscar un hueco para una sesión de planificación natural.

Por la tarde consigo ese hueco y me pongo con ello. Lo primero es establecer qué quiero conseguir y para qué. Hay varias cosas, quiero garantizar que el equipo sigue entregando artefactos a los equipos de desarrollo de IT, mejorar la calidad de los entregables, ayudar a definir un proceso que a día de hoy no es estándar y mejorar la comunicación y la colaboración entre los 2 departamentos, marketing e IT. Me veo como una especie de mentor de esta persona que finalmente debe hacerse cargo del equipo y como un lazo de unión entre los 2 departamentos. Si consigo todo esto me ayudará a posicionarme en mi  trabajo actual como una persona enfocada a resultados y quién sabe si en el futuro esto me abra nuevas puertas a colaboraciones similares con más equipos.

Es el turno de la lluvia de ideas, donde busco todo lo que podría hacer potencialmente para conseguir los resultados buscados sin importar cantidad ni calidad de las ideas. Tras unos 20 minutos tengo una lista de 45 cosas que podría hacer, de las cuales al organizar me quedo con la siguiente lista priorizada:

  • Implantar algunas prácticas de Agile/Scrum
  • Implantar un kanban de entregables con los distintos actores para visualizar el flujo y limitar el WIP
  • Encontrar foco en las reuniones
    • Reducir el tiempo de las reuniones a la mitad, y posiblemente eliminar alguna
    • Que de cada reunión se salga con un listado de decisiones y acciones
  • Utilizar checklists para evitar errores y compartirlas para tener el conocimiento distribuido

Mi lista de próximas acciones queda de la siguiente manera:

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En la primera semana ya he podido hablar con Laura y está de acuerdo en probar todas las medidas, sobre todo con las retrospectivas porque considera que el equipo tiene mucha iniciativa y ganas por mejorar. Las dailies se alargan demasiado pero poco a poco van cogiendo el ritmo y cumplen con el objetivo. En paralelo asisto a algunas reuniones departamentales como facilitador. A parte de lo clásico de puntualidad, foco y timeboxing les propongo utilizar postits en la pared para que vayan apuntando las conclusiones y siguientes acciones, de forma que al finalizar la reunión solo tienen que hacerle una foto a la pared y ya tienen acta. La medida es efectiva a la vez que evita retrabajo tras la reunión.

En la segunda semana me pongo con la propuesta de kanban físico para visualizar y optimizar el flujo de trabajo. Conozco su flujo así que para una primera propuesta no tengo que preguntar gran cosa. En 2 horas la tengo finalizada y sin perder tiempo se la muestro. A Laura le encanta y me da mucho feedback para mejorarla, acordamos presentarla al equipo el día siguiente en la reunión de seguimiento a la que igualmente iba a asistir para facilitarla.

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El viernes toca la primera retrospectiva. Salen un montón de medidas interesantes para aplicar pero lo importante es que el equipo siente que se le escucha y que tienen un espacio para mejorar como equipo. De la retro salimos con 2 medidas a aplicar las siguientes 2 semanas, en una de ellas echaré un cable a Jose, así que capturo guardarme un hueco para él la siguiente semana.

En las siguientes 2 semanas las dailies son cada vez más enfocadas y fructíferas, van casi rodadas. Es hora de pedirle a Laura que se vaya haciendo cargo ella. La idea es que en el segundo mes de la colaboración sea ella quién facilite las reuniones aunque yo siga asistiendo y le dé feedback. En una revisión semanal veo que se me ha pasado el tema de las checklists. Tengo la propuesta pero aún no he convocado para compartirla con el equipo. Lo comento con Laura y me plantea que sea un punto más de la reunión de seguimiento, pues ahora son tan enfocadas que no duran la hora entera. En la sesión la idea gusta bastante aunque no saben muy bien cómo empezar a crearlas. Les planteo que cuenten conmigo para la primera, que me convoquen durante lo que queda de semana. Como me interesa que me convoquen me lo apunto en mi lista de tareas delegadas.

Ya han pasado los 2 meses y en la revisión de la última semana de la colaboración únicamente queda revisar una checklist y presenciar la retrospectiva para darle un último feedback. Aunque hemos ido hablando todo este tiempo, estaría bien tener una última sesión con Laura para que me diga qué sensaciones y resultados tiene después de la colaboración, y quizás invitar a su responsable para que opine también. Me apunto comentarlo con ella en mi lista de próximas acciones. En la revisión semanal, tras revisión de la checklist y la reunión de cierre de la colaboración, doy por finalizado el proyecto y lo muevo a “COMPLETADO”.

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