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No más reuniones improductivas: el botón rechazar es tu amigo


Las reuniones improductivas se están convirtiendo en uno de los principales impedimentos de los equipos. Ya no solo es el tiempo que se pierde en ellas sino las constantes interrupciones que suponen durante el día.

Está en nuestra mano hacer algo para controlar el tiempo que dedicamos a esta herramienta necesaria pero peligrosa. Aunque existen multitud de situaciones en las que una reunión es útil, también las hay que son una completa pérdida de tiempo. Para intentar evitar éstas últimas lo más conveniente es detectarlas a tiempo y evitarlas. Para ello nos podemos ayudar del siguiente diagrama en el que podemos decidir rápidamente qué hacer según el tipo de reunión que se nos presente:

Reuniones de seguimiento

Este tipo de reuniones son habituales en entornos no ágiles. Cuando los responsables de equipos o producto están alejados del trabajo de los equipos lo más rápido para estar al tanto de qué se cuece es una reunión de seguimiento. Es lo más eficaz para el responsable, pero no para el equipo.

La dinámica es sencilla: el responsable irá preguntando uno por uno cómo lleva el trabajo asignado, y de esta forma cada uno explica lo que está haciendo y cómo lo lleva, si tiene retrasos, depende de otros, etc. Si no se realiza demasiado trabajo en equipo lo que pasará probablemente es que cuando hable uno todos los demás desconecten y se dediquen a otras cosas más fructíferas como mirar el móvil o hablar con el de al lado.

Lo mejor que podemos hacer en estas situaciones, aunque no es fácil, es pedir el esfuerzo del responsable para que pida la información con antelación a los participantes, se la lea, y convoque después si es necesario tomar alguna decisión por parte de los involucrados (que no siempre serán todos los del equipo). De esta forma el responsable invierte más tiempo pero es tiempo productivo que no pierden todas las personas del equipo.

Reuniones de toma de decisiones

Son las reuniones que bien encaradas son las más productivas. Si contamos con una agenda clara de los puntos a atacar, y asisten las personas necesarias para tomar la decisión las reuniones serán rápidas y efectivas. Normalmente son reuniones adhoc en las que ante uno o varios impedimentos se reúnen los involucrados para tomar una decisión y tratar de desatascarlo.

Ante este tipo de reuniones lo fundamental es dejar clara la agenda por anticipado y hacer el esfuerzo de identificar quién debe asistir para que la decisión se pueda tomar. Esto es, que la gente que asiste debe tener la potestad para decidir y que no puede faltar nadie que sea necesario para tomar la decisión. Si se necesita información para tomar la decisión también se debe identificar y comunicar a los que tendrán que traerla preparada.

Si te han convocado a esta reunión pero solo eres un interesado en qué se decide, lo que puedes hacer es pedir al que convoca la reunión que te informe del resultado mediante el acta o resumen de la misma.

Reuniones informativas, de formación, comunidades de práctica, u otras similares

Este tipo de reuniones se caracterizan por girar en torno a un tema muy concreto que se desarrolla en la sesión.

Aquí lo que cabe preguntarse es si ese tema está relacionado con mi trabajo o no para ver si lo adquirido en la sesión lo puedo aplicar de manera inmediata. Si intuyes que no lo vas a poder aplicar de manera más o menos inmediata en tu día a día es mejor que te lo pienses antes de asistir. Y es que tenemos una capacidad de retención muy pequeña, por lo que si no lo aplicamos de inmediato y tardamos un tiempo lo más probable es que se nos olvide y tengamos que repasar nuevamente los contenidos de la sesión para poder aplicarlos.

Ante este panorama es mejor rechazar la sesión y pedir que nos envíen el material para echarle una ojeada y que esté en nuestro “radar”. Si más adelante surge la necesidad de aplicarlo tendremos la referencia y podremos recuperarlo entonces. Si los contenidos son de carácter generalista, además seguro que no tardaremos en encontrar un buen tutorial rápido de cómo aplicarlo en youtube, slideshare o similar.

Reuniones de asistencia obligatoria

Como su propio nombre indica, si son de asistencia obligatoria no hay mucho que decir. En el mejor de los casos si son obligatorias es que se ha meditado bien que lo mejor para el objetivo colectivo es que asista todo el equipo.

Un ejemplo claro es una sesión de refinamiento. Aunque estrictamente no es necesario que todo el equipo asista para refinar una historia de usuario, es mucho más perjudicial que falte gente pues después se perdería información y tiempo cuando tuvieran que explicarle a los ausentes de qué iba la historia. Lo mismo con las retrospectivas, donde es mucho mejor contar con el punto de vista y el compromiso de todo el equipo. También podrían caer en esta categoría las reuniones all hands o las formaciones obligatorias.

Otras reuniones

Si la reunión que tienes delante no la puedes categorizar en ninguna de estas categorías sospecha. Especialmente si te han enviado una convocatoria que para nada deja claro qué se va a ver en la sesión. Si no se han parado a pensar y clarificar qué se va a hacer en esa reunión, probablemente tampoco se hayan pensado demasiado la lista de asistentes y hayan convocado a un buen puñado de personas por si acaso.

Ante esta situación lo mejor es rechazar. Si no te fías o no quieres rechazar directamente (por ejemplo porque es tu jefe el que convoca y no quieres que te despida), prueba a pedir más información. Pídele que te explique claramente qué objetivos se persiguen en la reunión para asegurarte de que y tienes la información necesaria y nadie perderá tiempo. Este gesto, lejos de perjudicarte, debería posicionarte como alguien preocupado por su trabajo y los resultados de la empresa, y además debería hacer reflexionar al que convoca sobre si esta reunión está alineada o no con esos resultados.

Ante todo, responsabilidad y sentido común

Antes de poner en práctica la técnica de decir no a las reuniones improductivas debes tener clara una cosa. Que una reunión sea productiva o no depende 100% de los asistentes, entre ellos tú. Tú eres el único responsable de que se consigan los resultados esperados de una reunión o no. Como convocante de una reunión eres responsable de definir claramente un objetivo para la sesión y de identificar y buscar la asistencia de las personas adecuadas para conseguir dicho objetivo. Como asistente a una reunión, eres responsable de aportar tu conocimiento y tu poder de decisión. También es tu responsabilidad dar feedback en cualquier reunión para dejar claro tu punto de vista si una reunión no está consiguiendo el objetivo marcado. Incluso de levantarte y marchar si sientes que la reunión no te está aportando nada ni tú estás aportando nada.

Si no lo haces estarás siendo cómplice de una reunión improductiva más en la que se malgasta el recurso más escaso y preciado de las empresas hoy en día, el tiempo.

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