contextos GTD

Mis contextos GTD, ¿quieres saber más? (II)


En el anterior artículo “Mis contextos GTD” te expliqué que es un contexto GTD, para qué sirven y cuándo usarlos. También mencioné que tenía 2 grupos de contextos, los profesionales y personales.

Mis contextos GTD

La separación entre contextos profesionales y contextos personales se debe más a la diferente ubicación y disponibilidad de las herramientas que no a si la tarea es del trabajo o personal. Es decir, clasificaré una tarea en un contexto profesional cuando tenga sentido hacerla “cuando estoy por el trabajo” y no “cuando estoy por casa”.

Un ejemplo, hacer una llamada para una reclamación a la compañía de la luz. Es cierto que es personal, pero como tengo que llamar en horario de oficina lo pondré en el contexto profesional “comunicaciones, móvil o en persona”. Si lo pusiera en mis llamadas pendientes personales, lo vería siempre por la tarde al llegar a casa, cuando ya estoy fuera del horario de atención al cliente.

Bien, me dejaré de rollos. Paso a contarte de una vez cuáles son mis contextos y para qué es cada uno:

onenote

Contextos profesionales (Onenote)

  • En la oficina, portátil online: Son las tareas cotidianas de la oficina, como por ejemplo “convocar una reunión con el equipo”, “leer el documento de RRHH” o “revisión de las historias de usuario del siguiente sprint”. Este es el contexto más poblado normalmente.
  • En la oficina, portátil offline: A diferencia del anterior, en este contexto solo apunto las tareas que requieran una máxima concentración. De esta forma cuando voy a hacer una tarea de este contexto sé que tengo que ponerme en modo “offline”. Ejemplos pueden ser “Preparar una retrospectiva con el equipo” o “Rediseñar la forma en la que hacemos los casos de test”.
  • Comunicación, mail o mensajería instantánea: En este contexto tengo las tareas de comunicación más virtual con la gente. Normalmente son notificaciones o comunicaciones muy triviales. Si el mail requiere algo muy elaborado iría en el modo portátil offline.  Este contexto se podría juntar con el primero (portátil online), pero por el volumen de tareas elevado prefiero mantenerlos separados.
  • Comunicación, por teléfono o en persona: Tareas de comunicación que requieren que me levante de la silla. Con este contexto puedo aprovechar cuando me levanto de la silla para hacer todas las comunicaciones de tú a tú en serie. Me levanto y voy uno a uno hasta finalizar la ronda, y después si tengo llamadas pendientes las hago también.
  • En casa solo con el portátil: Este contexto está reservado a aquellas actividades que sigo considerando del ámbito profesional pero que por motivos obvios las hago en casa y no en la oficina (normalmente a primera hora de la mañana antes de ir a la oficina). Aquí hago tareas como “escribir un artículo para el blog”, “leer un artículo técnico sobre TDD”, “revisión de las redes sociales” o “comprar el libro Agile Estimation & Planning en Amazon”.

Contextos personales (Wunderlist)

  • En casa: Cualquier tarea doméstica que no sea rutinaria iría en este contexto. Por ejemplo “tirar las cajas vacías del trastero”, “limpieza del filtro de la lavadora y secadora”, “convocar una junta de escalera” o “reparar la cerradura del baño”.
  • Llamadas pendientes: En este contexto pongo cualquier llamada personal pendiente. Ejemplos podrían ser “llamar a Pedro para quedar a cenar”, “pedir hora para el dentista, revisión anual” o “llamar a la compañía de la luz para el cambio de nombre del recibo”.
  • Recados/compras: Cualquier compra que tenga que hacer o sitio al que tenga que ir va en esta lista. Las tengo separadas en 3 por proximidad y frecuencia.
    • Compra semanal: Los ejemplos más típicos los podéis imaginar: “Tomates”, “pasta de dientes”, “postits”, “salmón” o “detergente”. Cualquier cosa que se encuentre en el supermercado al que voy todas las semanas. Además aprovecho la lista para apuntar cosas que puedo y debo comprar cuando hago la compra semanal. Por ejemplo cosas de la farmacia o “los chinos”, pues están de paso hacia el súper.
    • Andando desde casa: Los integrantes de esta lista son tareas o cosas que comprar tan cerca de casa que puedo ir andando. Ejemplos son “Recoger los calendarios en fotoprix”, “comprar pañales en el Lidl”, “llevar a reparar la tablet a PCGold” o “recoger la correa del reloj en la relojería”.
    • Lejos (con coche): Finalmente aquí va todo lo que no está cerca de casa. Por ejemplo “comprar las bombillas LED en Leroy Merlín”, “Cortinas en IKEA” o “comprar cartucho de tinta en Fnac”.

wunderlist

Contextos y herramientas

Como has podido suponer por los títulos, tengo 2 herramientas, una para cada grupo de contextos.

En el contexto profesional, también llamado “cuando estoy por la oficina” utilizo la herramienta Microsoft Onenote. Normalmente estoy delante de mi portátil, con una pantalla grande, un ratón y un teclado. Es cierto que Onenote no está pensado como gestor de listas tareas. Sin embargo, me permite una flexibilidad y personalización que valoro por encima de sus carencias.

En el contexto personal, o “cuando estoy por casa”, normalmente utilizo un dispositivo móvil, así que utilizo la herramienta Wunderlist, que es un gestor de listas puro. Es más sencilla de utilizar con un móvil y además me permite sincronizar fácilmente con mi mujer listas típicamente compartidas como la lista de la compra o los recados pendientes.

Sé que es posible unificar en cualquiera de las 2 herramientas todos los contextos, pero para mí es más productivo tenerlos separados y por el momento no he encontrado una herramientas que me convenza a cambiar (y ya llevo unos 2 años poniéndolo a prueba cada día).

Recomendaciones para establecer tus contextos

Vale, ya has visto de qué va esto de los contextos, como usarlos y qué pinta tienen los míos. Puede que estés dispuesto a ponerlo en práctica cuanto antes en tu sistema GTD. Antes de planificar una sesión para diseñar tu superestructura de contextos, déjame darte un consejo. No lo hagas. En lugar de pensar durante 1 hora todos los posibles contextos que podrías necesitar, deja que surjan de forma natural. Prueba en tus reuniones de revisión semanal a ver qué aspecto tienen tus contextos actuales. Ves eliminando aquellos que no utilices nunca e identifica aquellos que tengan demasiadas tareas y se puedan separar.

Seguir la dieta de Michael Phelps no te hará ganar ninguna medalla olímpica (digo yo, no lo he probado). Tampoco te serviría de nada copiar y pegar mis contextos. No somos iguales, no pensamos igual, no tenemos el mismo trabajo, ni las mismas movidas en casa, ni las mismas herramientas, ni los mismos colaboradores. Mejor sigue como hasta ahora y deja que vayan saliendo solos con el tiempo.

Quiero más información

Si todavía quieres ampliar información sobre los contextos GTD aquí tienes unas buenas referencias:

  • Jero Sánchez nos explica en este artículo qué es un contexto GTD. Incluye ejemplos concretos y cuáles son las confusiones más típicas entre los principiantes de esta metodología con este concepto.
  • José Miguel Bolívar habla en este artículo sobre lo desafortunado que estuvo Allen cuando definió los contextos GTD en su libro. El artículo ayuda realmente a entender lo que supuestamente querría decir.
  • En este artículo David Torné nos explica cuáles son sus contextos.
  • Jesús Serrano nos explica en este artículo qué son los contextos y cómo desempatar si 2 contextos aplican a una misma tarea.

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