contextos GTD

Mis contextos GTD, ¿quieres saber más?


Los contextos GTD es uno de los conceptos de GTD que más me costó entender y poner en práctica. Se trata de un concepto muy abstracto y subjetivo, pues cada persona tiene los suyos. A petición de Yolanda, en el siguiente artículo desgranaré qué son los contextos GTD y qué pinta tienen los míos.

Definición de contexto GTD

Un contexto GTD se puede definir como un lugar o una circunstancia necesaria para poder realizar una tarea. Como es algo complicado de explicar y entender, mejor pongamos ejemplos. Tengo una tarea “hacer la fotocopia del DNI”. Normalmente no tenemos fotocopiadora en casa, pero si tuviéramos podríamos ponerlo en el contexto “casa”. Si trabajo en una oficina y no me da cosa hacer fotocopias personales en el trabajo, lo podría poner en el contexto “oficina”. Si no tengo opción ni en casa ni en el trabajo, lo pondría en el contexto “fuera de casa” o “recados”.

Un contexto no tiene por qué ser un lugar concreto, por ejemplo alguien puede tener el contexto “portátil con Internet” para aquellas tareas que necesitan una conexión a Internet. Me da igual si estoy en casa, en la oficina o en un cibercafé. Una tarea como “buscar un hotel barato en Valencia para el puente” la puedo hacer con una conexión a Internet en cualquier lugar. También es frecuente tener contextos mapeados con herramientas, por ejemplo contextos “email”, “skype” o “móvil”.

contexto gtd

Uso de los contextos GTD

Más o menos espero haberme explicado a la hora de definir qué es un contexto, pero ¿para qué sirven?¿cómo se usan?

Fundamentalmente, para poner orden y ser más eficientes con nuestra lista de próximas acciones. Los contextos los usamos únicamente para aquellas acciones que tenemos claro que vamos a hacer, no para tareas que están calendarizadas (porque ya sabemos cuándo y dónde tenemos que hacerlas) ni para las postergadas (las de la lista “algún día/quizás”, no nos hemos comprometido a hacerlas así que ni me preocupo de buscarles contexto).

Los contextos los usamos en los pasos 3 y 5 del flujo de trabajo de GTD.

Cuando procesamos la tarea pensamos en qué contexto tendría sentido guardarla para hacerla de la forma más eficaz. Luego a la hora de hacer miraremos aquel contexto en el que estemos en este momento, que se supone que tendrá las tareas que mejor cuadran con la situación actual. Por ejemplo cuando proceso la tarea “comprar las entradas de cine para el fin de semana” pensaré qué necesito para comprarlas y en qué lugar físico haré la tarea. Puedo pensar en comprarla por Internet, y poner la tarea en el contexto “portátil con Internet”, pero imagina que necesito la tarjeta de claves de la tarjeta de crédito para hacer el pago, y la tengo en casa. En este caso el contexto adecuado donde ubicar esta tarea es “casa”.

Posteriormente, cuando esté en casa con tiempo y energía disponible para hacer tareas de mi lista, al seleccionar el contexto “casa” veré entre las otras tareas domésticas la de comprar las entradas.

contexto GTD

Cuándo usar varios contextos

Lo primero, si tenemos una lista de próximas acciones de menos de 10 elementos, ni te preocupes por los contextos. Seguramente tu problema sea otro. Si eres una persona medianamente ocupada en realidad estarás dejando un sinfín de proyectos y acciones fuera de tu sistema GTD, deambulando por tu cabeza. Deberías aprender a capturar y procesar todo en primer lugar. A medida que desarrolles tu hábito de capturar todo, tu lista crecerá irremediablemente. No porque GTD te dé más faena sino porque tendrás la misma que antes pero bajo el control de GTD. Retoma este artículo cuando tu lista de próximas acciones tenga más de 20 elementos.

Cuando tu lista de próximas acciones tiene demasiados elementos es complicado tomar decisiones. Notarás que hay acciones que constantemente dejas de lado, porque simplemente ahora mismo no puedes. Por ejemplo, estás en la oficina delante del ordenador y ves que tienes una tarea de “ir a la ferretería a comprar un martillo”. De la misma forma no te serviría de nada ver una tarea “enviar propuesta de renovación al cliente X” si estás en casa con los niños. Si te encuentras con estos casos es hora de separar tu lista de próximas acciones en varios contextos.

Repito, y aquí está la clave: separa en más de un contexto cuando:

  • Tengas muchas tareas en un mismo contexto
  • Continuamente dejas de lado tareas que simplemente no puedes hacer en ese momento o lugar

Mis contextos

En el siguiente artículo de la serie, para complementar los ejemplos de contexto GTD anteriores os explicaré mi propia lista de contextos.  Los tengo separados en 2 grupos, profesionales y personales, aunque no es lo que piensas. Si quieres saber de qué hablo, no te pierdas el siguiente artículo :-)

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2 ideas sobre “Mis contextos GTD, ¿quieres saber más?

  • Jerónimo Sánchez

    Impecable, Samuel. Reconozco que explicar el concepto de «contexto» de GTD no es sencillo, especialmente a alguien que ha venido utilizando la llamada gestión del tiempo durante años para intentar organizarse. Por si resulta útil, la definición de contexto que yo utilizo, y que suele entenderse a la primera, es «cualquier herramienta, persona o lugar que necesitas para poder hacer algo».

    Creo que es vital entender que el concepto de contexto no tiene nada que ver con las categorías que tradicionalmente vienen utilizando muchas personas para organizar las tareas, como «personal» o «trabajo». Saber que una tarea es de carácter personal o profesional no nos ayuda a tomar mejores decisiones a la hora de hacer. Cuando tenemos que elegir qué hacer en un momento dado, lo importante es hacer aquello que tiene más sentido hacer en ese momento, de acuerdo a las circunstancias y los medios que tenemos disponibles. Para eso sirven los contextos.

    Por ejemplo, si nos encontramos volando de Madrid a Londres, da igual lo importante que sea una llamada telefónica, o si se trata de una llamada personal o profesional. Si no podemos llamar por teléfono, y queremos aprovechar el tiempo haciendo alguna de las cosas que tenemos en nuestras listas, lo que nos ayuda a tomar una buena decisión sobre qué hacer es ver juntas solo aquellas cosas que podemos hacer sin necesidad de teléfono ni internet. Para ello puede ser útil tener un contexto «Ordenador sin conexión».

    Igualmente, si estamos en la calle para visitar a un cliente, ¿por qué no aprovechar y pasar por la ferretería a comprar los tornillos y tacos que necesitamos para colgar el mueble del salón, aunque sea algo personal? Eso sería lo más eficiente. Basta con tener una lista de «Recados» con todas las cosas que puedo hacer, si surge la oportunidad, cuando esté en la calle, independientemente de si se trata de algo personal o profesional.

    Organizar las tareas por contexto, en lugar de clasificarlas por criterios más o menos subjetivos, es un cambio de paradigma importante. Sin embargo, es un cambio necesario si de verdad queremos mejorar nuestra productividad. Los contextos son uno de los mecanismos que propone GTD para hacer un uso óptimo de nuestros recursos, creando sinergias a la hora de hacer.

    • samuelcasanova Autor

      Hola Jero.
      En la segunda parte del artículo explico con más ejemplos adicionales los contextos que yo utilizo, que aunque están agrupados por personal y profesional, en la práctica responden a lo que tú comentas de hacer en todo momento lo que tiene sentido hacer con lo que tienes y las circunstancias.
      Nuestras definiciones son casi equivalentes excepto por lo de las personas. Yo personalmente nunca he visto en la práctica a nadie con un contexto persona. Aunque entiendo que es posible que exista algún caso (por ejemplo un socio o un jefe), entiendo también que es más claro poner el lugar donde están estas personas que no a la persona en cuestión. Para algún caso muy excepcional que haya (un socio que siempre viaja), yo no lo metería en la definición de contexto porque lía más que otra cosa (opinión personal).
      Aunque has hecho un poquito de spoiler 😛 encantado de verte por aquí y de que comentes mis artículos :-)