reuniones diarias Scrum

33 consejos para mejorar tus reuniones diarias Scrum


En Scrum cada día el equipo se reúne delante del tablero físico para la reunión diaria o daily meeting. Idealmente la reunión tiene lugar por la mañana, a la misma hora y el mismo lugar siempre y con todo el equipo Scrum (incluidos Scrum Master y Product Owner). El objetivo de las reuniones diarias Scrum es sincronizar el equipo y tomar decisiones para cumplir con el objetivo del Sprint.

En un post anterior ya hablé sobre cómo se debería preparar un reunión diaria. La preparación es fundamental, ya que debe ser una reunión muy enfocada y efectiva para que realmente ayude al equipo. Tradicionalmente también suele ser difícil de facilitar, sobre todo en equipos muy nuevos.

Hoy te traigo 33 consejos para mejorar el transcurso y la dinámica de las reuniones diarias Scrum, clasificados en los 5 valores de Scrum.

reuniones diarias scrum 33 consejos

FOCO en lo que aporta valor

  • Sobre todo se pone foco en ser concisos a la vez que informar. Como toda reunión debe aportar valor.
  • Debemos ir al grano, se respeta el timebox. Si surgen preguntas técnicas o temas a debatir se dejan para después del daily. El SM los anota y después se asegura de que se resuelven. En la siguiente daily el SM comunica al equipo las conclusiones de estas conversaciones si el resultado es interesante para el equipo.
  • En el daily se toman decisiones. Principalmente para identificar impedimentos y redistribuir a la gente del dev team en las tareas de más valor (ej: ayudar a un compañero con el testing antes de iniciar una nueva historia).
  • Poner énfasis en la colaboración y en acabar en lugar de empezar.
  • Si hay temas a comunicar al equipo aprovechar al final de la sesión. Es una cuestión de foco, ya que así no interrumpes en otro momento del día.
  • Reforzar que los límites WIP se cumplan. Poner foco en las historias de más valor.
  • El SM se hace cargo de todos los bloqueos externos al equipo. El objetivo es que los miembros del equipo pongan foco en terminar las historias comprometidas.

CORAJE, nos apoyamos unos a otros y eso nos hace más fuertes

  • El SM identifica desvíos en el momento y trata de que salgan los impedimentos que el equipo no ha sacado. Impedimento es cualquier cosa que haga peligrar el objetivo del sprint, por lo que cualquier desvío del plan inicial es potencialmente un impedimento.
  • Si se identifica un bloqueo en el daily, el SM recuerda que los bloqueos se deben informar de inmediato y no esperar al daily.
  • En el daily hay un facilitador que esté pendiente de hacer cumplir el timebox y que se cumplan los objetivos del daily. Normalmente será el SM pero si por lo que sea no va a estar, delega ese rol a otro miembro del equipo.
  • Si se ha terminado una US, el SM pregunta si el plan y la estimación fue correcta. En el caso de identificar puntos de mejora, inviatamos a la reflexión y anotamos para después llevarlo a la retro.
  • Si no vas a estar en el daily (vacaciones, imprevistos, etc.) avisas a un compañero y le cuentas qué querías transmitir al equipo para que lo comunique él por ti.

APERTURA, información al alcance de todos

  • A medida que vamos hablando se actualiza el tablero físico. Al finalizar se actualiza el burndown.
  • Si existen varios roles en el equipo (Dev, QA, UX, etc.) deberá haber comunicación y sincronización entre ellos, evitar caer en la gestión solo por mail o herramientas de gestión tipo JIRA, Rally, etc.
  • Apuntar al burndown para identificar riesgos de fechas. El equipo debe verlo como una herramienta de utilidad. De lo contrario no se mantendrá actualizado.
  • Si se identifica un bloqueo en el daily, el SM recuerda que los bloqueos se deben informar de inmediato y no esperar al daily.
  • El SM recuerda los eventos que sucederán durante el día (si hay reuniones, si se debe preparar una release, si empieza una UAT, etc.).
  • El SM recuerda que el tablero es una herramienta del equipo, y como tal es mejorable por cualquier miembro del equipo.

reuniones diarias scrum 33

COMPROMISO individual y del equipo

  • Cada miembro del equipo debe tener un compromiso, y debe hacerlo público en el daily. Como ejemplo: “espero tenerlo esta tarde y comenzar ya las pruebas”.
  • El SM toma nota en la daily del compromiso de cada uno. Al día siguiente comprueba que lo que se dijo se cumplió. El objetivo no es acusar ni castigar, sino aprender a anticiparse a los impedimentos, impedir la búsqueda del perfeccionismo, implementación de features fuera del alcance de la historia, etc.
  • El SM apunta al panel de retrospectiva y a los acuerdos de equipo para recordar compromisos que no están presentes en el tablero.
  • El SM recuerda que para que una US se dé por finalizada tiene que cumplir el DoD.
  • Cuando se completa una US el equipo evalúa si la estimación fue correcta o no. Si ha habido desvío el SM invita a la reflexión y a aprender para futuros refinamientos.

RESPETO mutuo, compartir éxitos y fracasos

  • Los miembros hablan hacia todo el equipo. No es un reporte al SM ni al PO.
  • Hablar en un tono para que todo el equipo escuche y a la vez sin molestar al resto de la sala.
  • Es recomendable que cuando un miembro hable al resto del equipo, se desplace al panel. Se fomenta el mantenerlo actualizado y que la gente sepa a quién atender en cada momento.
  • Si 2 miembros están trabajando en lo mismo (por ejemplo haciendo pair programming), no hace falta que el segundo repita lo mismo. Lo mejor sería que los 2 salieran a la vez al panel.
  • Lo que se habla tiene que aportar información al equipo. Evitar cosas como “hoy estoy con la 1542”, “y hoy haré lo mismo de ayer”, “estamos en ello”, “toda la tarde de reuniones” (¿qué reuniones?).
  • Debe ir el PO pero normalmente no hablará. Si lo hace debe ser un tema que interese a todo el equipo. Si no es así, se anota y se gestiona después.
  • Todo el equipo escucha al que habla, no hay conversaciones paralelas, no hay gente mirando el portátil ni el móvil.
  • Es recomendable que la gente lleve libreta al daily. Tanto para llevar escrito lo que quiere decir como para anotarse cosas que se hablan en ella.
  • El daily tiene una hora fija de comienzo. Debemos ser puntuales para que se convierta en un hábito.
  • El SM también responde las 3 preguntas como cualquier otro miembro del equipo.
  • El SM refuerza las cosas buenas y los logros, no solo se centra en impedimentos y conflictos.

Antes de concluir me gustaría compartir el mérito de este artículo con Andrés Mumenthaler, compañero de batallas en Agilar. Más de la mitad de los consejos que veis en el artículo son cosa suya.

Bien, con estos tips espero complementar tu arsenal de Scrum Master para tener reuniones diarias Scrum efectivas y que aporten valor a tu equipo. ¿Tienes algún consejo adicional que me haya dejado? No dudes en compartirlo y deja tu comentario.

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