comunidades de practica

Cómo iniciar tu primera comunidad de práctica (II)


En el artículo anterior definimos las comunidades de práctica como un espacio abierto en el que cualquiera puede aportar y participar. En un entorno con varios equipos transversales, la comunidad de práctica tiene el objetivo de construir y compartir conocimiento y experiencias.

Para iniciar una comunidad de práctica se necesita un impulsor, normalmente un interesado en que se celebre dicha comunidad o bien un agente del cambio (por ejemplo un Scrum Master). Esta persona se encargará tanto de enviar la convocatoria como de facilitar al menos las primeras sesiones.

Convocatoria de la primera sesión

Para la convocatoria es importante ir preguntando por los equipos quién podría estar interesado. Estaría bien que al menos uno de cada equipo fuera a la primera sesión.

Es importante dejar claro que cualquiera puede asistir a cualquier sesión de la comunidad de práctica. Invita a los convocados a que reenvíen la convocatoria a quienes crean oportunos.

En la convocatoria debes dejar claro cuál es la intención de la comunidad de práctica y cuál es la agenda de la primera sesión. A continuación te dejo un ejemplo que utilicé para una primera sesión de una comunidad de práctica de Software Craftmanship:

“Con el objetivo de construir y compartir conocimiento y experiencias respecto a diversos temas transversales a los equipos, estamos creando las primeras comunidades de práctica en [Nombre de Empresa].

Una comunidad de práctica o CoP es un espacio abierto para compartir conocimiento y experiencias alrededor de un tema común. Normalmente en las CoP suelen asistir tanto apasionados (sienten pasión por el tema tratado) como desesperados (se encuentran con problemas de este tema a menudo). Ambos asistentes son necesarios en las CoP.

En esta ocasión enviamos esta convocatoria para la primera sesión de la Comunidad de Práctica de Software Craftmanship. La agenda de esta sesión será:

  • Qué es una CoP y qué es Software Craftmanship
  • ¿Qué forma debería tener la CoP de SC en [Nombre de Empresa]?¿Qué se podría hacer en esta CoP?¿Quién debería formar parte de ella?
  • ¿Cómo empezar?

En una CoP cualquiera puede aportar y participar, por lo que te invito a reenviar esta convocatoria a quién tú creas oportuno.

Nos vemos en la sala [Nombre de la sala] el día [día] a las [hora].”
comunidades de práctica

Agenda y contenidos

Siempre empiezo la primera sesión de la comunidad de práctica explicando qué es una comunidad de práctica, y lo que suele ser común en las sesiones:

  • Se solucionan problemas
  • Se comparte conocimiento
  • Se comparten experiencias y resultados (positivos / negativos)
  • Se fomenta el trabajo colaborativo
  • Se fomenta el crecimiento evolutivo y sincronizado en el rol
  • Se llegan a acuerdos de trabajo

Precisamente el primer ejercicio es el de establecer los primeros acuerdos de trabajo. Cuánto deberían durar las sesiones, quién deberá facilitar la sesión, si permitimos el uso de portátiles y móviles en la sala, si hacemos algún descanso. En la primera sesión evidentemente no saldrán muchos puntos pero el ejercicio debe servir para establecer las normas más básicas. Es algo fundamental ya que los asistentes al estar en diferentes equipos no estarán acostumbrados a reunirse demasiado entre ellos.

Posteriormente dejo claro que esto es una comunidad y como tal somos todos parte de ella. Debemos construirla juntos de forma colaborativa. A continuación facilito un brainstorming para que cada uno escriba en varios postits los temas que más le preocupan en ese momento relacionados con la temática. Puede ser cualquier cosa, desde un problema al que no encuentra solución hasta una propuesta de solución que quiere compartir con el resto. Doy unos 5 minutos para el ejercicio y a continuación cada uno se pone de pie, pega los postits en una pizarra y explica cada punto. Al terminar el ejercicio tendremos un backlog más o menos grande de posibles iniciativas a trabajar.

Con todos los temas en la pizarra pido que también entre todos debemos poner un orden para ir tratando los temas de uno en uno. Si hay pocos postits o asistentes, se les puede pedir simplemente que los ordenen por prioridad. Si son muchos, podemos utilizar dot voting y posteriormente ordenar por número de votos.

A continuación explico que la idea es ir trabajando cada uno de los temas, comentarlos entre todos, y en el caso de que aplique ir encontrando soluciones y puntos de mejora. Existen varios enfoques para una comunidad de práctica, y esto se debe aclarar desde el inicio:

  • Enfoque decidimos y hacemos: Entre todos decidimos qué acciones se deben llevar a cabo y esas acciones las implementamos en la misma reunión. Por ejemplo si decidimos que hay que hacer una sesión para explicar un tema o para hacer un documento, se aprovecha el tiempo de la reunión de comunidad para hacer la explicación o el documento.
  • Enfoque decidimos y planificamos: Entre todos decidimos las acciones, pero en lugar de llevarlas a cabo en la sesión planificamos quién las hará y para cuándo.
  • Enfoque híbrido, dependiendo de la iniciativa se lleva a cabo en la reunión o se planifica. Esta es mi favorita.

Es importante que se aborde uno o dos temas el primer día, para que haya sensación de avance y utilidad de la sesión. Así en la segunda sesión ya comienzas rodado repasando lo que se hizo en esta primera sesión.

Al finalizar cualquier sesión, no solo la primera, es importante recoger el feedback de los participantes. Para ello utilizo siempre una Happiness Door. Es la forma de asegurarme que la comunidad está aportando valor a sus miembros. Además con happiness door si hay algún feedback negativo, el asistente nos dará pistas sobre lo que debo cambiar para mejorar.

Siguientes sesiones

Para poder continuar trabajando las iniciativas que se crean el primer día, es necesaria alguna herramienta que permita compartirlas con toda la comunidad. La que siempre utilizo es Trello. Me permite compartir un tablero de iniciativas, anotar las posibles acciones de cada iniciativa mediante las checklists, y marcarlas como completadas.

Trello también debe servir para ir anotando en cualquier momento temas nuevos que queramos tratar en la siguiente sesión. El brainstorm es un ejercicio inicial. La idea es que cualquier miembro de la comunidad debería proponer un nuevo tema en cualquier momento.

Al ser una comunidad no es conveniente que en la reunión sea una persona la que siempre hable y dirija. Sí que es recomendable que siempre haya alguien preocupado de enviar las convocatorias, reservar salas, llevar el material necesario, etc. Y si la comunidad de práctica la ha iniciado un agente del cambio, una de sus preocupaciones debería ser encontrar a algún miembro que se haga cargo de esas tareas lo antes posible y que la comunidad de práctica siga su curso impulsada por sus miembros.

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