Estimated vs Real en Microsoft Project

Taller de Kanban

Quién haya usado Microsoft Project seguramente se habrá encontrado en la situación de no saber si va bien o mal según la actual planificación. En Project puedes planificar y ver fácilmente en qué fechas deberías completar cada tarea en función de los recursos asignados y el trabajo a realizar, incluso puedes establecer baselines para poder comparar entre la planificación inicial y la actual. Hay un intento de Burndown Chart que te compara esta baseline con la planificación actual y te muestra un falso gráfico donde por ejemplo no tienes la línea recta que te marca la fecha de finalización.

En definitiva puedes comparar fácilmente entre la planificación inicial, pero no tienes la opción de comparar entre el trabajo realizado (el que informas mediante el % o el trabajo completado) y el trabajo que deberías llevar a día de hoy según la planificación actual.

Por ejemplo si has planificado una tarea para esta semana de 40 horas y estás a miércoles, deberías llevar un 40% del trabajo realizado para ir sobre planificación. Este 40% no te lo da Project, ni a nivel de tarea ni a nivel de proyecto.

Para solucionar este problema, tras mucha investigación y preguntar a expertos, he llegado a la conclusión de que lo único que quedaba era hacer yo mismo el cálculo mediante columnas personalizadas, y es lo que finalmente he hecho. El resultado son, aparte de 5 columnas intermedias que no utilizo, 2 columnas que me indican el porcentaje de trabajo teórico y el número de horas que debería llevar completadas. A continuación os adjunto las fórmulas y características de cada columna personalizada:

[Number1] StatusDurationInDays
DateDiff("d";[Start];[Status Date])
[Number2] PlannedDurationInDays
IIf(DateDiff("d";[Start];[Finish])<1;[Work]/60/8;DateDiff("d";[Start];[Finish]))
[Number3] AbsStatusDurationInDays
Iif([StatusDurationInDays]<0;0;Iif([StatusDurationInDays]>[PlannedDurationInDays];[PlannedDurationInDays];[StatusDurationInDays]))
[Number4] %PlannedCumulativeWorkPercentageNumber
Iif([PlannedDurationInDays]=0;0;[AbsStatusDurationInDays]/[PlannedDurationInDays])
[Number5] PlannedCumulativeWork (Rollup: Sum)
[%PlannedCumulativeWorkPercentageNumber]*([Work]/60)
[Text1] Planned Cumulative Work (Rollup: Formula)
Format([PlannedCumulativeWork];"0 hrs")
[Number6] Abs%PlannedCumulativeWorkPercentageNumber (Rollup: Formula)
[PlannedCumulativeWork]/Iif([Work]=0;1;([Work]/60))
[Text2] % Planned Cumulative Work (Rollup: Formula)
Format([Abs%PlannedCumulativeWorkPercentageNumber];"0%")

La fórmula compara la fecha de estado de proyecto con la fecha de inicio y de fin de la tarea y calcula el número de horas que deberías llevar y el porcentaje de completitud. Para que la fórmula funcione se debe informar la Status Date del proyecto. Si prefieres utilizar la fecha actual en lugar de ésta sólo tienes que reemplazarla en la fórmula de la primera columna personalizada.

Microsoft Project Status Date

El resultado se puede ver en la siguiente captura de pantalla de un proyecto real mostrando estas columnas calculadas vs las columnas de trabajo y % con las que se debería comparar.

Planned Vs Real Microsoft Project 2013

También te puede interesar...

Sprint Planning GTD para los objetivos del 2015 En la metodología ágil de desarrollo de software Scrum existe una ceremonia llamada Sprint Planning, en la que los miembros del equipo Scrum eligen me...
GTD en las empresas, ¿por qué es necesario? Últimamente estoy viendo muchas referencias al fenómeno de la sobrecarga de información o infoxicación. En realidad la abundancia de información nunca...
Tablero Kanban (Kanban Board) Kanban es una metodología que nos ayuda a mejorar los flujos de trabajo en cualquier proceso productivo, incluido el desarrollo de software. Se compon...

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

6 ideas sobre “Estimated vs Real en Microsoft Project

  • John Rodriguez

    Hola Samuel,
    Estoy tratando de calcular el porcentaje planeado usando las formulas que aqui propones, pero la verdad no lo he conseguido. De pronto cuentas con una plantilla que puedas compartir?

    Esto sería de gran ayuda. Muchas gracias.

  • Juan David Mercado

    Buenas tardes, tengo una inquietud porque divides entre 60 y 8 en la formula IIf(DateDiff(“d”;[Start];[Finish])<1;[Work]/60/8;DateDiff("d";[Start];[Finish])). 60 es el numero de días de duración del proyecto? y 8 el numero de horas diarias según el calendario laboral?.

    Gracias

    • samuelcasanova Autor

      Hola Juan David.
      La verdad es que hace mucho tiempo que no utilizo esta plantilla, ya ni tengo project instalado (por suerte).
      Sin embargo, estas fórmulas recuerdo que las utilizaba sin modificar en todos los proyectos, así que ese 60 debe ser una constante que a su vez es una multiplicación de varias constantes, y por tanto que no tiene nada que ver con la duración del proyecto. Te aconsejo que te descargues la plantilla y que hagas algunas pruebas con varios proyectos para comprobarlo e intentar adivinar qué significado tiene ese 60. Si lo consigues no dudes en publicar tus conclusiones por si a alguien más le interesa.
      Gracias.