Listas GTD

El poder de las listas


Lo admito, soy un gran fan de las listas. Estoy hablando del concepto de lista como algo esencial, y lo aplico a cualquier aspecto de mi vida, desde la lista de la compra hasta una lista de objetivos profesionales. Para mí son una receta mágica, y por eso me voy a permitir, en estos días de poco estrés, escribir sobre las listas y cómo las aplico como parte de mi método de productividad personal y gestión de tiempo.

Soy una persona con poca memoria, muy poca memoria, o más bien memoria selectiva, me acuerdo de cualquier comando SQL, instrucción C#, contraseñas, direcciones de mail de contactos, etc… pero olvido fácilmente cumpleaños, encargos, nombres de personas y demás cosas igualmente importantes que simplemente desaparecen de mi cabeza en cuestión de minutos.  Si le pusiera el empeño suficiente para memorizarlas estoy seguro de que me acordaría con facilidad, pero es que no quiero, me niego en redondo ya que retener en la cabeza estas cosas no me aporta gran valor. ¿Por qué debería recordar los cumpleaños si están todos el facebook?¿Por qué debo recordar un encargo o una reunión si me la puedo anotar en la agenda?¿Por qué debo memorizar nombres de personas si tengo una lista de contactos?

No solo me ayuda a trabajar mejor, sino también a dormir mejor. No hay nada peor que tumbarte con la intención de dormir, comenzar a recordad tareas que debes hacer al día siguiente, algo de lo que no te puedes olvidar, aunque sea no olvidarte de coger algo antes de salir de casa, y no conciliar el sueño hasta tarde, si es que acabas durmiendo. Siempre es bueno tener todo anotado antes de ir a dormir para que no nos atormente, y algo donde escribir en la mesita por si acaso, aunque sea el móvil. También lo que hago si debo acordarme de llevarme algo es dejarlo en el picaporte de la puerta de casa para toparme con ello literalmente al salir de casa. Si no lo puedes dejar colgado del picaporte, pon cualquier estupidez en su lugar, algo que te recuerde que debes coger ese “algo”.

Para mí es fácil entenderlo si comparo mi cabeza con un ordenador. Tengo los recursos limitados, tanto la memoria como el disco duro, por lo que en mi cabeza intento dejar la información necesaria para realizar mi trabajo efectivamente, y el resto lo guardo todo en listas, una lista de contactos, un calendario, lista de objetivos, lista de tareas pendientes, lista de la compra, lista de instrucciones para llevar a cabo un determinado proyecto, etc… de una manera literal, vacío el contenido que me sobra en un soporte físico de forma que me aseguro que no se me olvidará jamás un solo paso o elemento de la lista.

Viajo con mi lista a todas partes y en cualquier sitio puedo anotar cualquier cosa (tarea, idea, recordatorio, evento, etc…) ya que aprovecho la tecnología que tengo disponible, esto es, mi móvil y mi PC. En mi trabajo estoy siempre con el PC delante, y fuera de él tengo el móvil siempre conmigo, por lo que siempre tengo algo donde escribir. ¿Voy por la calle y me acuerdo repentinamente de algo que debo hacer?¿Tengo alguna idea mientras estoy en la cola del súper? No hay problema, saco el móvil y me envío un mail a mí mismo. Después ya lo procesaré cuando llegue al trabajo o a casa y lo anotaré debidamente, seguramente irá a para a alguna lista de las que tengo.

Finalmente decir que para mantener bajo control este compendio de listas utilizo algo simple pero efectivo. Utilizo para las listas Onenote y para los eventos el calendario de Outlook. Lo hago así para permitir que me lleguen los avisos tanto al PC como al móvil de aquello que es inminente (eventos) y para tener centralizado el resto (listas que no dependen del tiempo) en un solo sitio. Tengo una cuenta de skydrive que me permite tener sincronizadas estas listas en el PC, en la nube y en el móvil. Otra opción igualmente válida es Evernote.

En el futuro intentaré escribir algo más sobre productividad personal y gestión del tiempo, en definitiva sobre los conceptos que explico en el Workshop de Time Management que compartí en este mismo blog. Más información aquí.

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2 ideas sobre “El poder de las listas

  • Josan Garcia

    Me encanta 😀 A mí me pasa igual. Uso listas para todo: gtd, listas de la compra, para hacer la maleta, para brainstorming, para resumenes… para lo que se me ocurra! Funcionan genial. Vas a tiro hecho.

    Si te gustan tanto las listas… ¿conoces Workflowy? Es una app que sólo hace listas, nada más. Pero de manera brutal. Mi Workflowy echa chispas del uso que le doy. Te dejo una infografía que diseñé, explicando un poco sus bondades.

    Tal vez la conocías ya. Pero si no, si usas tanto las listas… echale un ojo. Yo estoy encantado!

    • samuelcasanova Autor

      Hola Josan.
      Me alegro que te haya gustado el artículo.
      Sí conozco workflowy y me encantó la aproximación tan simple del programa, hacer listas fácilmente, y ya está, sin aditivos. El tema es que tengo muy interiorizado y presente el uso de Onenote para el resto de aspectos de GTD y trabajo e incorporar una 2º aplicación solo para las listas me pareció complicar el asunto. No quita que no la recomiende y le pueda dar uso en el futuro para otros temas como por ejemplo para colaboración entre equipos.
      Gracias por escribir.