Ladrones del tiempo

GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (1 de 7)


Bajo petición de uno de mis lectores habituales (el único? :-P) sobre uno de los temas que más me apasiona y creo que poca gente conoce y sobre todo pone en práctica en su día a día, la gestión del tiempo y más concretamente la metodología GTD (Getting Things Done) de David Allen. Pero antes de entrar en el trapo un poco de introducción.

Un profesor de la Universidad de Harvard se pasó 20 años de su vida investigando la relación entre mentalidad y nivel de éxito en la vida, y descubrió que había 2 perfiles de personas:

  • Gente con una visión de futuro, que se preocupa por imaginar su situación ideal en el largo plazo, en visualizar un camino hacia esa imagen y trabajar por recorrer ese camino.
  • Gente con una visión de presente, que intenta vivir el momento con tranquilidad o con pasión, sin preocuparse demasiado por lo que vendrá.

Este profesor descubrió que uno de estos perfiles tenía éxito en la vida y ganaba más dinero que la media, mientras que el otro perfil tendía a estancarse en su vida profesional. ¿Imaginas qué perfil corresponde al éxito? Parece importante pues tener claros unos objetivos y los pasos necesarios para conseguirlos si lo que queremos es prosperar y aportar en nuestro trabajo.

Para conseguir todos estos objetivos en cualquier trabajo contamos con un recurso limitado, el tiempo. La gestión del tiempo en sí es una contradicción, todos tenemos el tiempo limitado y no podemos comprar más si nos quedamos sin. No tenemos control sobre el tiempo, pero si en como lo invertimos. Es como la bolsa, tenemos una serie de acciones (o tareas) que nos van a dar un retorno, y tenemos unos recursos limitados a invertir (tiempo), pues se trata de invertirlo de la mejor manera posible para obtener el máximo retorno. Aquí entra en juego la regla de Pareto del 80/20, más o menos el 20% de tus tareas te ayudan a conseguir el 80% de tus objetivos. Visto de otra forma debemos aprender a desechar lo que no tenga un gran impacto en nuestros objetivos, desecharemos automáticamente aquellas acciones que no nos reportan ningún beneficio y nos concentraremos en aquellas de gran valor.

Otro recurso limitado es nuestra cabeza, podemos tener rondando en nuestra mente quizás 5-8 cosas a la vez. Muchas de estas cosas nos aportarán y otras no, y generalmente lo que nos aportará será lo relacionado con lo inmediato, pues funcionamos parecido a un computador. Piensa en tu mente como el procesador y tu memoria como la RAM. Asumo que no tenemos disco duro, pues las cosas que no “usamos” se nos suelen olvidar. Por esta razón es muy importante vaciar continuamente nuestra cabeza para poder funcionar a pleno rendimiento y tener métodos eficaces de gestionar el trabajo en curso y el trabajo pendiente sin que nos ocupe espacio en memoria ni tiempo de procesador. Esto ya lo comenté en el post de El poder de las listas.

La gestión del tiempo, o mejor dicho, la optimización de las tareas a realizar en el tiempo disponible, es el arte de maximizar el resultado con el tiempo disponible. Estamos hablando de conseguir realizar más y mejor trabajo y en menos tiempo.

Aviso a navegantes: Es una bala de plata, pero no es fácil de disparar. Para conseguir resultados hay que cambiar la mentalidad y la actitud respecto a cómo afrontamos la jornada laboral. Estamos hablando de necesitar predisposición, crear un hábito, y además es algo que se tiene que personalizar mucho. Eso sí, el retorno de la inversión lo merece.

 

Índice serie GTD
  1. Introducción a la gestión del tiempo
  2. Principios de gestión del tiempo
  3. Qué es y componentes de GTD
  4. Los 5 pasos de GTD
  5. Los 6 niveles de altura
  6. Aplicación práctica personal
  7. Consejos finales

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