GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (2 de 7)


En el desarrollo de software existen una serie de principios esenciales de buenas prácticas y diseño de la programación orientada a objetos que todo desarrollador debe seguir, conocidos por sus siglas como principios SOLID. Para considerarte un buen desarrollador debes conocerlos, comprenderlos y ponerlos en práctica a diario. Bien, asociados a la gestión del tiempo y la productividad personal existen también una serie de principios esenciales que todo trabajador del conocimiento debería conocer y practicar, y que en este post enumeraré como paso previo a introducir GTD. Por suerte son 4 así que nos libramos de la dichosa inyección de dependencias.

El primero de ellos es el concepto de ladrones del tiempo. Si pretendemos gestionar nuestro tiempo debemos comprender que el tiempo es un recurso muy limitado que no se puede ampliar ni recuperar. Para ser efectivos (no solo eficientes) debemos tener identificados aquellos elementos que consumen nuestro tiempo y no nos aportan un gran valor ni nos ayudan a conseguir nuestros objetivos. Puedes leer más sobre este tema en el post monotemático sobre ladrones del tiempo.

El segundo principio es el de las listas como medio para despejar nuestra cabeza. Los estudios apuntan a que podemos mantener una lista de 7 cosas (+-2) rondando en nuestra cabeza sin que se nos olvide ninguna. Mantener este registro consume energía y recursos, debemos continuamente refrescar esta memoria para comprobar que no se nos ha olvidado ninguna. Bien, pues para qué desperdiciar esos recursos en algo que podemos guardar perfectamente en un cuaderno o móvil (y con más fiabilidad por cierto). Sí, también tengo un post sobre las listas.

Otro principio es el de la procrastinación. Cuántas veces has terminado el día y has dicho, no me ha dado tiempo de hacer nada de provecho. Sin embargo tienes la sensación, has estado sin parar de reunión en reunión, respondiendo cientos de mails a la vez que intentando trabajar en tus tareas principales. Una de las causas principales de este mal es intentar trabajar en veinte cosas a la vez. Si estás intentando acometer más de una tarea a la vez, por nuestra naturaleza de vagos (perdón) siempre nos iremos a la tarea más rápida de terminar o a la más fácil, por aquello de quitárnosla de encima. Esto hace que no consigamos centrarnos en las tareas importantes, pues éstas son normalmente las más exigentes y difíciles de completar. Por otro lado si intentamos trabajar en más de una cosa a la vez, lo que haremos en realidad es trabajar en pequeños ciclos y cambiar de una tarea a otra continuamente, introduciendo entre ellas un pequeño overhead de tiempo necesario para que nuestra cabeza se olvide del contexto de la tarea anterior y se ponga en situación para afrontar la nueva. Se puede ver en la imagen siguiente.

Task Switching

También se puede ver fácilmente en la imagen que los tiempos totales para completar las tareas aumentan. En el primer caso la tarea A la tenemos enseguida completada y poco después la B. En el segundo hasta el final prácticamente no tenemos ninguna tarea completada.

Otra arma contra la procrastinación es tener unos objetivos claros. Y esto a su vez está ligado con el último de los principios. Aplicar una priorización clara a todo el conjunto. Si tenemos una lista de tareas y tenemos un tiempo limitado para completarla, es muy importante tener la lista priorizada para comenzar con las tareas más importantes al inicio y así garantizar que se maximiza el valor del tiempo invertido. Lo importante debería ir lo primero, normalmente por delante de lo urgente. Y la importancia nos la dará el impacto de esa tarea tiene sobre nuestros objetivos.

De la misma forma que los principios SOLID aplican a cualquier desarrollo de software sea cual sea la tecnología o lenguaje utilizado, estos principios sobre la gestión del tiempo y la productividad personal aplican siempre sea cual sea la metodología elegida. En el próximo post ya sí que explicaré qué es la metodología GTD, qué puede hacer por nosotros y como incorpora estos principios.

Índice serie GTD
  1. Introducción a la gestión del tiempo
  2. Principios de gestión del tiempo
  3. Qué es y componentes de GTD
  4. Los 5 pasos de GTD
  5. Los 6 niveles de altura
  6. Aplicación práctica personal
  7. Consejos finales

 

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