GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (3 de 7)


Después de introducir la gestión del tiempo en el post 1 y de enumerar los principios de ésta en el post 2, escribiré sobre la metodología de gestión del tiempo más conocida y utilizada, GTD o Gettings Things Done, creada a partir del libro “Getting Things Done” de David Allen, traducido como “Organízate con eficacia”.

David Allen explica en su metodología que te ayuda a cumplir con algunos de los principios más importantes de la gestión del tiempo:

  • Keep it Simple (KISS)
  • Vacía la mente en listas
  • Captura eficazmente todo el conocimiento
  • Ten un sistema que te guíe en lo que tienes que hacer

El proceso que él propone consiste en 5 pasos:

  1. Recopilar: Tener identificados todos los orígenes de tareas, peticiones, proyectos, cualquier elemento que requiera una acción.
  2. Procesar: Recorrer todos estos orígenes y actuar en consecuencia con cada elemento.
  3. Organizar: Tener un repositorio organizado con todo el conocimiento sobre el “qué hacer”.
  4. Revisar: Este sistema requiere de alguna revisión frecuente para mantenerlo actualizado y correctamente priorizado.
  5. Hacer: La parte que debería llevar más tiempo, pues somos productivos cuando hacemos las cosas que debemos hacer.

Para priorizar correctamente Allen propone usar 6 diferentes perspectivas, usando una analogía con las diferentes alturas que mantiene un avión en su vuelo:

  • 50.000 pies: La mayor altura, la vida.
  • 40.000 pies: Visión a 3-5 años
  • 30.000 pies: Visión a 1 año
  • 20.000 pies: Áreas de responsabilidad
  • 10.000 pies: Proyectos y tareas actuales
  • Pista: Próximas acciones

La forma en que se procesan y se almacenan las tareas y acciones en GTD permiten a quién lo pone en práctica saber en todo momento qué es lo siguiente que debería hacer sin perder de vista tanto los objetivos inmediatos como los de mayor plazo. Intenta evitar los olvidos y los bloqueos con un sistema ligero y fácil de seguir.

Mientras que otras metodologías como Pomodoro se centran más en la microgestión de las tareas individuales, GTD te da un marco global que cubre todo el proceso y además es lo suficientemente flexible y abierto para que cada uno lo personalice y lo adapte a sus necesidades. A GTD quizás se le podría discutir es que se echa en falta una gestión de prioridades más marcada, pues apenas se hace referencia en el libro, pero es fácil personalizar GTD para aplicarlas eficazmente.

En el próximo post explicaré más en detalle tanto el proceso como la perspectiva que se propone en GTD.

Índice serie GTD
  1. Introducción a la gestión del tiempo
  2. Principios de gestión del tiempo
  3. Qué es y componentes de GTD
  4. Los 5 pasos de GTD
  5. Los 6 niveles de altura
  6. Aplicación práctica personal
  7. Consejos finales

 

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