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GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (4 de 7)


En el post anterior introduje la metodología de gestión del tiempo GTD donde hablaba de un método en 5 pasos que permite a cualquiera saber en todo momento qué acciones tomar para maximizar el valor de su tiempo. La idea es tener controlado en todo momento las cosas que deben hacerse y priorizarlas convenientemente para conseguir los objetivos. Si conseguimos que este sistema tenga toda la información necesaria será fácil después con la foto de la situación decidir qué es lo próximo que tengo que hacer sin temor a dejarnos nada importante o de hacer algo que no toca.

David Allen propone 5 pasos en GTD para mantener este sistema y decidir qué es lo próximo que debes hacer. Son los siguientes:

Paso 1: Recopilar

En primer lugar deberemos identificar todas las fuentes de elementos en nuestro día a día por las que nos llegan las peticiones de cosas por hacer. Las típicas son el mail, el teléfono, la agenda, las peticiones verbales, quizás whatsapp. Todos estos elementos se consideran cubos de información que no conviene dejar llenarse hasta el borde pero que tampoco conviene atender constantemente. Por ejemplo, piensa en cuántos mails realmente importantes y que suponen una tarea para ti recibes al día. Si son pocos entonces no tendrá sentido revisar el mail más de 2-3 veces al día. Lo mismo aplica al resto, la idea es tenerlos identificados, mantenerlos en niveles razonables de elementos, y encontrar la frecuencia necesaria para revisarlos.

Aquí también es importante tener claro que éstos son los canales oficiales y son los que tarde o temprano procesaremos, ya que seguramente necesitaremos canalizar alguna petición extra y debemos estar seguros de que usamos el canal adecuado. Me explico. Si por ejemplo mi canal principal para recopilar es el mail, y voy por la calle y se me ocurre alguna idea o me acuerdo de algo que tengo que hacer, una solución eficiente puede ser enviarme un mail a mí mismo con la idea en el asunto. De esta forma sé que cuando revise el mail tendré ese elemento ahí y no se me escapará-olvidará.

Paso 2: Procesar

Los diferentes cubos de información se deben revisar constantemente. A la hora de revisar el contenido de cada uno, debemos preguntarnos para cada elemento:

  1. ¿Requiere alguna acción por mi parte? Si es que no, si es algo interesante archívalo si es información interesante y puedes requerirla en el futuro, y si no es una tarea para ti delégala convenientemente.
  2. ¿Puedo hacerlo en menos de 2 minutos? Si es que sí hazlo directamente, si no anótalo en tu sistema de lista de tareas pendientes.

Eso es todo. Lo que nunca se debe hacer es dejar elementos en los cubos, siempre que procesemos debemos dejarlos vacíos (sí, implica tener la bandeja de entrada de Outlook vacía).

Paso 3: Organizar

Es la tarea que va justo después de procesar, y tiene sentido hacerla al mismo tiempo, es decir, al mismo tiempo que vas vaciando los cubos vas organizando o clasificando cada elemento. Allen propone que usemos un sistema de listas. Inicialmente él propone 4 listas: “Acciones próximas”, “proyectos”, “en espera” y “algún día”. Yo directamente te propongo que personalices y que a poder ser empieces con algo simple, como una única lista de cosas por hacer. Si tienes que anotar algo como un proyecto utiliza el título del proyecto para poner subtareas anidadas. Las tareas en espera puedes marcarlas con algún icono o color diferente. De esta forma de un vistazo lo tienes todo controlado.

También aquí hay 2 preguntas a contestar:

  1. ¿Es importante? Si no es importante, esto es, si no la haces tampoco va a pasar nada grave, simplemente no la hagas. No la postergues o la anotes para luego, recuerda, solo hacemos cosas importantes para maximizar el valor de nuestro tiempo. Si realmente no puedes dejar de hacer una tarea poco importante, prueba a delegarla si te lo puedes permitir.
  2. ¿Es urgente? Si es urgente y tardamos menos de 2 minutos lo hacemos, pero si no lo anotamos en la lista de tareas pendientes. Para diferenciar las urgentes de las que no lo son puedes usar también un color diferente para identificarlas rápido de un vistazo.

A la hora de organizar es vital tener un sistema de calendario potente que te avise de las tareas que deben hacerse en un determinado momento. Es un sistema paralelo a la lista de tareas pendientes con la particularidad de que los elementos tienen carácter temporal, y que nos permitirá también clasificar tanto tareas recurrentes (e.g. cada jueves por la tarde revisar el informe de facturación semanal) como puntuales (cita con el dentista el jueves 16 a las 19h).

Es importante también ser conscientes de que no debemos pasar mucho tiempo clasificando de la misma manera que no debemos hacerlo procesando. Son flujos con preguntas muy rápidas de contestar y que con la práctica nos deben permitir ir muy rápido. No hay ningún valor en clasificar perfectamente, el valor solo lo obtenemos cuando finalizamos tareas con éxito.

PASO 4: Revisar

Este sistema se debe revisar a alto nivel de vez en cuando. Ese de vez en cuando dependerá de nuestro propio orden a la hora de mantenerlo y del tipo de elementos que estemos revisando. Por ejemplo las tareas inmediatas es necesario revisarlas varias veces a lo largo de la semana, pero los objetivos a 5 años vista quizás no será necesario revisarlos más de una vez por trimestre. En la revisión lo que se busca es primero comprobar que está todo (si notamos que falta algo lo incluimos), que no sobra nada (de la misma forma lo que sobra lo eliminamos), que todo tiene la prioridad y temporalidad adecuada (por ejemplo si algo ha pasado a urgente quizás será necesario reservar un espacio en nuestro calendario para realizarlo antes de la fecha límite). También podemos aprovechar una revisión para convertir objetivos a largo plazo en objetivos a corto plazo, por ejemplo identificando la primera tarea para llegar al objetivo y situarla en la lista de tareas pendientes.

PASO 5: Hacer

El paso final es simplemente coger la lista de tareas y completar la primera, después la segunda, etc. Como tenemos 2 fuentes de tareas (la lista de tareas pendientes y el calendario) es conveniente hacer todos los días un ejercicio de planificación mínimo que consiste en repasar el calendario e identificar los huecos que vas a tener para realizar tareas productivas de la lista de pendientes. En cada hueco entonces teniendo en cuenta el tiempo disponible en el hueco y teniendo la lista delante priorizada, será fácil escoger que tarea o tareas son más importantes y caben en el hueco disponible.

Para acabar maximizando el valor de nuestro tiempo será necesario tener las 2 listas bajo control. Por un lado deberemos tener la lista de tareas actualizada y priorizada correctamente, y por otro el calendario deberemos tenerlo también ordenado y solo con aquellos eventos necesarios y que nos aporten (e.g. deberemos evitar las reuniones improductivas).

Otro factor a tener en cuenta es la energía disponible, si por ejemplo eres de los madrugadores y pasada la hora de comer te resulta más duro mantener la concentración, tiene sentido guardar las tareas más exigentes e importantes para esas horas productivas, y elegirás las tareas más repetitivas e irrelevantes para la tarde. Esto no significa que debamos evitar las tareas complicadas o largas (algo que solemos hacer inconscientemente), es preferible trocear una tarea larga e importante para que nos quepan mejor en los huecos que no postergarla indefinidamente.

Recordar también que cuando estemos “haciendo”, es cuando más debemos vigilar no caer en el multitasking y evitar las interrupciones y ladrones del tiempo.

También notarás una sensación inmensa de placer al tachar las tareas de la checklist a medida que las vayas completando, de conseguir los objetivos que te marcas, y de conseguir hacer más rápido el trabajo que antes tardabas más tiempo en completar.

Recopilando, si eres capaz de hacer estos 5 pasos y perfeccionar y personalizar esta técnica te aseguro que vas a ir más relajado al trabajo y en paralelo serás más productivo, algo que parece más que necesario en estos días.
Te propongo un ejercicio para que puedas poner a prueba todos estos principios:

  • En 2 minutos apuntar en una lista las tareas que tengamos para la semana que viene en la cabeza (personales y profesionales). Las que te vengan a la cabeza.
  • En 2 minutos, piensa en un objetivo a 2-3 meses vista, identifica un primer paso hacia ese objetivo y anótalo en la lista anterior.
  • Mantén la lista visible (en tu escritorio, en la puerta de la nevera, etc.) y ves repasando y tachando lo que vayas haciendo.
Índice serie GTD
  1. Introducción a la gestión del tiempo
  2. Principios de gestión del tiempo
  3. Qué es y componentes de GTD
  4. Los 5 pasos de GTD
  5. Los 6 niveles de altura
  6. Aplicación práctica personal
  7. Consejos finales

 

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