GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (5 de 7)


GTD es conocido por ser un método muy eficiente y efectivo de gestión personal de tareas. Una crítica que normalmente se le asocia es que es un método eminentemente cortoplacista. Puedes cumplir estrictamente las directivas y consejos que dicta GTD y perderte fácilmente en las tareas del día a día, perdiendo la visión y objetivos a largo plazo.

En realidad GTD se divide en 2 partes fundamentales. Por un lado tenemos el modelo horizontal que es muy prescriptivo con los proyectos y las tareas inmediatas, que consiste básicamente en el workflow en 5 pasos que vimos en el capítulo anterior. Pero además tiene un modelo vertical, menos conocido, que permite no perder estos horizontes temporales más alejados del “hoy”. Un modelo que propone diferentes perspectivas que nos ayudarán a no perder de vista el mañana. Allen propone una analogía con un avión comercial y las diferentes alturas que alcanza durante el vuelo, para así tener hasta 6 niveles que en diferentes frecuencias de actualización no debemos perder de vista:

50.000 pies – Propósito y objetivos de vida

En este nivel debemos valorar los objetivos de mayor nivel, son más una declaración de principios y valores. Deberías responder a preguntas tipo “¿Qué clase de legado voy a dejar en este mundo?” y “¿Qué valores y principios van a dirigir mis acciones en mi vida?”. Sería el equivalente al Mission Statement de una empresa aplicado a la persona para definir un estilo de vida acorde a ti.

40.000 pies – Visión a 3-5 años

Deberías responder a la típica pregunta que te hacen en toda entrevista de trabajo: “¿Cómo te ves en 5 años?”. Debes responder teniendo en cuenta todos los aspectos: de trabajo, económicamente, a nivel familiar, amistades, logros personales, etc.

30.000 pies – Metas y objetivos a 1-2 años

Vamos bajando de altura y cada vez deberíamos marcar objetivos de más bajo nivel y más tangibles y cercanos. En este nivel deberíamos tener objetivos y proyectos más SMART. Deberían ser coherentes con los niveles superiores, de modo que por ejemplo un elemento del nivel de 40.000 pies comprende 2-3 elementos de este nivel. Aquí por ejemplo pondríamos cosas como “conseguir un nuevo trabajo”, “ponerme en forma”, “escribir un blog”, cosas en las que ya puedas hacer mediciones de progreso real.

20.000 pies – Áreas de responsabilidad

Éste nivel es el más raro de todos. Sobre todo por la altura en la que se encuentra. Allen sitúa a 20.000 pies las diferentes responsabilidades que tenemos en los diferentes aspectos de nuestra vida. Tenemos responsabilidades como padres, como jefes, como colaboradores, como miembros de una sociedad, como ciudadanos del mundo, etc. Cada uno le da importancias diferentes a cada rol, y seremos nosotros los que propongamos qué áreas de responsabilidad vamos a priorizar. Deberíamos tener entre 5 y 10 áreas de responsabilidad que difícilmente cambiarán a lo largo del tiempo, y tenerlas identificadas. ¿Para qué sirven estas áreas de responsabilidad y por qué a este nivel? R: Debemos asegurarnos de que cualquier proyecto, acción o tarea que hagamos se pueda clasificar en un área de responsabilidad, y si no podemos entonces muy probablemente no debamos hacerlo. Esto último no es una regla estricta infranqueable, pero si continuamente tenemos conflictos entre nuestras áreas de responsabilidad y nuestras tareas, seguramente tengamos que revisar ambas para conseguir alinearlas.

10.000 pies – Próximos proyectos y tareas

Simplemente son las tareas, acciones y proyectos inmediatos que tenemos encima. Deberían responder de alguna forma a las metas y objetivos que hemos definido en la altura de los 30.000 pies y colgar de ellos, y a la vez, como se ha dicho, estar alineados a las áreas de responsabilidad. En este nivel es donde se aplica el workflow de 5 pasos.

Práctica

En la práctica lo que deberemos hacer es elegir una frecuencia adecuada de actualización de cada nivel. No nos volvamos locos con las revisiones, simplemente podemos establecer unos tiempos sencillos como por ejemplo:

  • Una vez al día al menos revisar las siguientes tareas
  • Una vez al mes o cada 2 meses repasar las áreas de responsabilidad, un repaso general a las tareas para ver que están alineadas y un repaso a los objetivos del año.
  • Una vez al año, en las vacaciones de Navidad o en verano por ejemplo, revisar los objetivos a 3-5 años y los objetivos de vida.

Repito, esto es solo un ejemplo, cada uno tiene que decidir qué frecuente es adecuada para él y qué le funciona. Con esto nos aseguraremos que no perdemos el norte en las tareas del día a día que normalmente nos consumen y no nos dejan ver el horizonte y plantearnos objetivos a largo plazo, que al final son los que más satisfacción y resultados nos dan.

Índice serie GTD
  1. Introducción a la gestión del tiempo
  2. Principios de gestión del tiempo
  3. Qué es y componentes de GTD
  4. Los 5 pasos de GTD
  5. Los 6 niveles de altura
  6. Aplicación práctica personal
  7. Consejos finales

 

También te puede interesar...

GTD o como propulsar tu productividad personal en ... Después de introducir la gestión del tiempo en el post 1 y de enumerar los principios de ésta en el post 2, escribiré sobre la metodología de gestión ...
Reuniones efectivas y divertidas con Goal To Meeti... En una entrada anterior ya estuve hablando brevemente sobre las reuniones efectivas y productivas. Ya no hay duda, las reuniones son uno de los grande...
Mis contextos GTD, ¿quieres saber más? (II) En el anterior artículo "Mis contextos GTD" te expliqué que es un contexto GTD, para qué sirven y cuándo usarlos. También mencioné que tenía 2 grupos ...

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Una idea sobre “GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (5 de 7)