GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (6 de 7)


Ya tenemos todos los conceptos teóricos de GTD claros (espero). Ahora llega el momento de ponerlos en práctica mediante nuestra propia implementación con herramientas GTD. Como dije en posts anteriores GTD es una metodología y como toda metodología se debe implementar y personalizar.

En realidad en este artículo de lo que voy a hablar es de las pocas herramientas que hacen falta para llevar a cabo GTD de forma efectiva. Durante los años en los que he practicado la gestión del tiempo en general y GTD en particular, he utilizado y probado (o intentado probar, que algunas no han pasado del intento) diversas herramientas específicas y más o menos técnicas, y al final he acabado con lo más simple. Realmente en este caso lo simple es lo que siempre me ha funcionado.

Las herramientas GTD

Personalmente uso estas 2 únicas herramientas de gestión personal del trabajo:

Mi trabajo consiste en llevar a cabo y gestionar proyectos. Mi lista de tareas es en realidad un árbol, donde cada rama principal es un proyecto y de él cuelgan diversas tareas. La rama final es una miscelánea (resto). En la misma lista de tareas lo que hago además de categorizar por proyecto es utilizar los tags de Onenote para marcar las tareas como completadas, como pendientes de procesamiento, como importantes o urgentes o como temas a comentar al equipo. Adjunto un ejemplo ficticio de la pinta que tiene mi lista.

herramientas GTD

Como se puede observar es perfectamente posible tener proyectos sin ninguna tarea. Esto no quiere decir que el proyecto esté acabado, simplemente que por el momento no requiere de ninguna tarea o acción específica identificada por mi parte. No elimino el proyecto hasta que no acaba ya que para un proyecto en curso normalmente no tardan en aparecer nuevas tareas.

Respecto a Outlook lo que hago es configurar todas las cuentas de correo que tengo en Outlook y así hago de él casi el único punto de entrada de nuevos elementos (aparte de mi cabeza). El calendario de Outlook además es mi gestor de tareas que tienen componente temporal, es decir, se deben llevar a cabo en un día y hora concretos. Todo lo que se deba hacer en un momento concreto lo anoto en el calendario, y eso me da la seguridad necesaria de que no me voy a olvidar de ello, ya que Outlook se encarga de recordártelo mediante alertas, ya sea en el PC o en el móvil. Ejemplos de cosas que tengo en mi calendario son:

  • Citas: Reuniones, eventos.
  • Recordatorios puntuales: Recordatorio para preparar con antelación una reunión importante o cosas como preparar la bolsa del gimnasio o visita con el médico.
  • Recordatorios recursivos: Actualizar un excel de seguimiento semanal, preparar informe para la reunión de los viernes.
  • Convocatorias: reuniones a las que me invitan o que convoco yo directamente.

Cómo funciona en la práctica

A continuación os comento cómo funciona mi flujo de trabajo:

  • Comienzo el día revisando el mail (Capturando) y dejando la bandeja limpia. Este proceso lo repito 4-5 veces al día. Por cada mail que requiera una acción lo convierto en una tarea. Si la tarea es muy corta (menos de 2 minutos) la hago directamente, y si es más larga va directa a la lista de tareas de Onenote o al calendario de Outlook, según tenga o no componente temporal. Recuerda que puedes literalmente arrastrar un mail al calendario de Outlook y convertirlo así en una cita de forma automática.
  • Si tengo un nuevo proyecto lo convierto en una categoría de la lista de tareas y procuro que al menos tenga 1 tarea pendiente (el siguiente paso). Evidentemente si hay más de una acción en paralelo para el proyecto las listo todas.
  • En el momento de anotar en la lista marco la tarea como importante o urgente si aplica.
  • Un par de veces al día repaso toda la lista para mantenerla ordenada. Si la lista es demasiado larga (no puedo ver la lista completa sin hacer scroll) elimino las tareas completadas para hacer sitio. Para ello es importante que las tareas sean atómicas y que si se marcan como completadas sean completadas de verdad (no a medias).
  • Al inicio del día reviso el calendario del día actual y el día siguiente y planifico los huecos que tendré durante el día para completar elementos de la lista de tareas. Intento siempre maximizar estos huecos pues normalmente son los espacios de tiempo productivo.
  • Cuando estoy en uno de estos espacios reviso la lista para elegir la mejor tarea según su grado de importancia, urgencia, energía y tiempo disponibles. Es importante tener una lista manejable y no demasiado grande para elegir rápidamente la mejor tarea a realizar en un momento concreto.
  • También realizo una planificación a nivel semanal, los lunes cuando llego a la oficina reviso la agenda de la semana para planificarla, y también la de la semana siguiente. Por ejemplo, si en la semana siguiente hay una reunión el lunes que debo preparar será conveniente reservar en el calendario un espacio el viernes de esta semana para prepararla debidamente.

Que quede claro que lo que acabo de comentar es lo que a mí me funciona, que no quiere decir que sea lo que funciona a todo el mundo ni la forma correcta de hacer las cosas ni mucho menos. El propósito del artículo no es más que escribir sobre lo que a mí me funciona por si a alguien le sirve de inspiración para crear su propio método.

Otros ejemplos

Me gustaría además para finalizar el artículo, apuntar algunas herramientas que he probado que no me han encajado en mi método, pero que a alguien sí que les puede servir:

  • Pomodairo, es un gestor de tareas que a la vez incorpora un temporizador para que puedas combinar tus tareas con el método Pomodoro de gestión del tiempo. Me funcionó una temporada mientras mi trabajo era más planificado, pero llegó un momento en el que dejó de ser productivo porque todas las tareas debías crearlas mediante su interfaz gráfica y no permitía categorizar. Diría que actualmente esta aplicación está descontinuada, pero seguro que hay más aplicaciones del estilo fáciles de encontrar por google.
  • Tareas de Outlook: El propio Outlook incorpora una lista de tareas. Es una opción a tener en cuenta ya que es fácil crear nuevas tareas a partir de correos (arrastrando el correo a la pestaña de tareas directamente) y permite categorizar mediante tags, y además la puedes integrar fácil en el móvil. A mí no me sirve porque debo mantener la lista de proyectos sincronizada con las categorías de Outlook para categorizar debidamente, y a la hora de procesar es complicado tener que ir cambiando de vista en Outlook de Bandeja de Entrada a Tareas.
  • Trello: Hice una prueba con las tareas personales y no es una mala herramienta, pero te obliga a trabajar con un Kanban y es complicado categorizar rápido y dividir en proyectos.
Índice serie GTD
  1. Introducción a la gestión del tiempo
  2. Principios de gestión del tiempo
  3. Qué es y componentes de GTD
  4. Los 5 pasos de GTD
  5. Los 6 niveles de altura
  6. Aplicación práctica personal
  7. Consejos finales

 

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2 ideas sobre “GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (6 de 7)

  • Nelson Trijullo

    Hola amigo, te escribo desde el 2019. Me gustaria saber si aun utilizas GTD y si, aun lo haces, mantienes el metodo de organizarte con outllok y onenote o haz descubierto alguna otra app que te permita guiarte mejor mediante soncronizacion de pc y movil. Muchas gracias y me gusta mucho tu blog

    • samuelcasanova Autor

      Hola Nelson.
      Efectivamente todavía sigo organizándome con GTD en Onenote, exceptuando las tareas de casa que las tengo en Wunderlist ya que me permite una mejor experiencia en móvil (en casa no uso PC) y sincronización con mi mujer. Hasta la fecha no he encontrado una manera mejor de hacerlo.