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GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (7 de 7)


En el último post me gustaría recopilar una serie de consejos extra que pueden complementar a toda la teoría expuesta durante la serie. De nuevo, lo siguiente son cosas que a mí me funcionan, pero que cada uno evalúe cada elemento y decida si le interesa o no.

Consejos extra en general

  • Cuando algo de lo que hagas te dé la sensación de que es demasiado complicado o te lleva demasiado tiempo piensa:
    • Si el tiempo invertido compensa el beneficio
    • Si se puede simplificar
    • Si se puede automatizar
  • Revisa de vez en cuando todo el método para buscar fallos y posibles optimizaciones, esto es siempre un aprendizaje. Busca también nuevas herramientas que te puedan simplificar algunos subprocesos.
  • Si tienes la sensación de que se te va el tiempo irremediablemente y no sabes dónde, y trabajas todo el día con un ordenador, prueba a instalar ManicTime. Es un programa que registrará tu actividad en tu PC. Instálalo y déjalo corriendo en background durante unos días o semanas. Cuando hayas recopilado datos suficientes ábrelo y mira los indicadores y estadísticas que te da. Podrás identificar fácilmente si el tiempo se te va con el correo, escribiendo informes, con la Intranet, con facebook… Cuando tengas identificados los consumidores de tiempo piensa en si éstos se corresponden con tu trabajo y tus objetivos. También ves revisando estas estadísticas de vez en cuando para ver si mejoras o no.
  • No pierdas el foco de lo que estás haciendo y de lo que aporta valor con tanto procedimiento. Todo lo que hagas debe tener un porqué, hasta la aplicación de una metodología de gestión de tiempo.
  • No utilices estos métodos cuando necesites ser creativo ni cuando estés en tu tiempo libre.

Consejos extra en concreto

  • Utiliza OneNote no solo como gestor de tareas sino también como base de conocimiento. Captura todo lo que en un futuro puedas necesitar revisar. Si estás en una reunión y queda registrada información útil en una pizarra, hazle una foto con el móvil y pégala en Onenote. Si el contenido de una web crees que es muy importante pégalo directamente en Onenote para que pueda indexarlo el buscador, y asegúrate de pegar también el link a la página.
  • En Onenote también puedes hacer checklists de procedimientos que debas hacer en tu trabajo. Por ejemplo, procedimiento de creación de un proyecto o de subida a producción de un software. Otra funcionalidad interesante de Onenote son las plantillas, puedes guardar una página de Onenote como plantilla y usar esa plantilla para crear nuevas páginas en una sección. Puedes hacer plantillas por ejemplo para actas de reunión o para informes de seguimiento.
  • Dale una oportunidad a Trello, yo personalmente no lo utilizo para mi trabajo en el día a día pero para colaborar en proyectos con personas que están fuera de la organización o gestionar las tareas personales sí que lo utilizo.

Final shot

Te propongo dos ejercicios sencillos:

  • Agarra una hoja de papel (o un Onenote si ya lo tienes) y anota todas las tareas pendientes que tengas en mente. Durante la próxima semana trabaja con ella para intentar ir terminando y tachando éstas. Cuando termine la semana evalúa si el simple hecho de tener anotadas las tareas te ha servido para enfocarte en completarlas y si has aumentado tu productividad.
  • Piensa en un objetivo que tengas a corto-medio plazo, ya sea profesional o personal (puede ser tan simple como comenzar a hacer ejercicio). Ahora piensa en cual debería ser la siguiente acción que deberías hacer para acercarte a ese objetivo. Anótala en la lista de tareas del ejercicio anterior e intenta completarla en esa semana. Si lo haces anota el/los siguiente/s paso/s. Deberías notar que ese objetivo que estaba tan lejos es de pronto fácilmente conseguible.

Conclusión

A los que hayan aguantado hasta el final primero de todo gracias. Espero que os haya parecido una serie de artículos interesantes, y haya sido un tiempo bien invertido. Yo creo que para mí el hecho de escribirlos lo ha sido. A quién tenga dudas o comentarios, que los escriba que prometo que los responderé. Y a quién además quiera darme una alegría, que comparta este contenido en redes sociales para llegar a más gente.

Índice serie GTD
  1. Introducción a la gestión del tiempo
  2. Principios de gestión del tiempo
  3. Qué es y componentes de GTD
  4. Los 5 pasos de GTD
  5. Los 6 niveles de altura
  6. Aplicación práctica personal
  7. Consejos finales

 

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3 ideas sobre “GTD o como propulsar tu productividad personal en 5 pasos (7 de 7)

  • Pedro Rene Gonzalez

    Hola que tal, muy interesante todo sobre GTD, voy a ponerlo en practica y usare las herramientas que recomiendas… Pero primero inicio con lapiz y papel 😀 luego te comento como me fue… Saludos y espectacular post!!!

    • samuelcasanova Autor

      Genial Pedro, me alegro de que te guste. Sólo comentarte que si trabajas con un ordenador no te recomiendo el lápiz y papel, te cansarás en seguida de ir cambiando de digital a papel y viceversa. No olvides escribir para contarnos tu experiencia.

  • Jair G

    Excelente serie de artículos! Llego algo tarde pero empezaré a ponerlos en práctica… definitivamente en Outlook que es una herramienta imprescindible en mi trabajo.

    Muchas gracias!!!