Listas GTD

Listas, un paso más allá


Anteriormente en este post ya introduje la importancia que tienen las listas a la hora de ser productivo y efectivo. Nos ayudan a vaciar nuestro espacio mental y a preservar nuestra mente para aquel trabajo para la que está diseñada, generar buenas ideas en lugar de almacenarlas. También nos ayudan a ser más efectivos en nuestro trabajo, descansar mejor y recordarnos los eventos importantes en el momento adecuado.

Es muy complicado que con una sola lista tengamos suficiente si queremos tener un método efectivo de hacer las cosas, ya que si tenemos solo unas pocas probablemente estemos mezclando conceptos y lo que tengamos sean simplemente contenedores o bandejas de entrada de “cosas” en lugar de una herramienta de organización y productividad personal.

Como referencia vamos a repasar las listas que recomienda la metodología GTD de David Allen:

  • Lista de “Próximas acciones”: En esta lista se apuntan aquellas acciones o tareas que pueden y se deben hacer inmediatamente. Un ejemplo sería “Escribir un correo a RRHH para pedir la asistencia a un curso de liderazgo”.
  • Lista de “A la espera”: Aquí irán aquellos asuntos que de alguna manera hemos delegado o dependen de la acción de un tercero, y que bloquean seguramente una acción o decisión siguiente por nuestra parte. Un ejemplo sería “Esperando la respuesta de RRHH para matricularme en el curso de liderazgo”.
  • Lista de “Calendario”: Es el lugar de las acciones, eventos o recordatorios que tienen una fecha e incluso una hora establecida. Un ejemplo sería “Llamar a RRHH para recordarles mi solicitud pendiente de matrícula en el curso de liderazgo” 2 días antes de que acabe el plazo de inscripción de ese curso.
  • Lista de “Algún día”: Aquí guardaríamos aquellos elementos que por el momento no son importantes pero que no queremos “tirar” todavía, que es posible que nos interesen en el futuro o que podamos utilizarlos como recursos cuando estamos aburridos. Un ejemplo sería “Ver página Web XXX que contiene una serie de videos interesantes sobre liderazgo”.
  • Lista de “Proyectos”: Se trata de una relación de todos los proyectos y frentes abiertos que tenemos actualmente en nuestro entorno y que de alguna manera debemos completar. Un proyecto podría ser “Matricularme en un curso de liderazgo”.

La forma en que debemos nutrir todas estas listas debe venir dada por nuestra forma de reaccionar ante las posibilidades y eventualidades que aparecen a nuestro alrededor en el día a día. En líneas generales si ese “algo” requiere de mí para avanzar necesitaré pensar en 2 cosas:

  • Qué resultado deseo/necesito sobre este asunto, una visión de foto final — Directo a la lista de “proyectos”
  • Cuál es la acción física siguiente que necesito realizar para que avance hacia esa foto final — Directa a la lista de “próximas acciones” si depende de mí y puedo hacerla inmediatamente, a la lista de “calendario” si necesito hacerla en un momento concreto, o a la lista de “a la espera” si delego esa acción en otra persona.

Y si ese “algo” no es muy importante pero no me interesa perderle la pista, va a la lista de “Algún día”.

¿Te parecen muchas listas? Según el propio Allen en sus 30 años de evolución del método no se pueden simplificar más que esto sin perder eficacia.

Yo personalmente he comprobado que no se puede sobrevivir con menos, es más, he aumentado en número de listas para tener otros aspectos en cuenta como el contexto en el que me encuentro (próximas acciones en casa, en la oficina, recados en la calle…) o el nivel de postergación (algún día no este mes, no este trimestre, no este año…). Otros tipos de lista que utilizo cada día aunque no pertenezcan a GTD son los procedimientos. Para mí, no es un problema tener muchas listas, si puedo mantenerlas actualizadas fácilmente y me aportan valor.

Prueba a ir más allá del TO-DO de toda la vida y comprueba por ti mismo las ventajas de tener bien organizado tu trabajo y actuar con eficacia.

Un último consejo, aparte de aplicar un método como GTD aplica también la inteligencia y el sentido común, siempre.

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4 ideas sobre “Listas, un paso más allá

    • samuelcasanova Autor

      Hola Juan.
      Excelente pregunta. La lista de proyectos contiene esencialmente proyectos, es decir, cualquier asunto que requiera más de una acción por mi parte (p.e. Asistir al curso de Marca Personal). En a la espera encontraremos las acciones que he delegado en otra persona (p.e. Esperando respuesta de RRHH si hay o no presupuesto de formación para asistir al curso). Es decir, pueden haber elementos muy relacionados, pero esencialmente diferentes. No se me ocurre ningún ejemplo de elemento que se pueda repetir entre 2 listas, ya que técnicamente son listas disjuntas, que no contener el mismo elemento. Como corolario, si dudas a la hora de colocar un elemento en tu sistema de listas, es muy posible que necesites revisar tu sistema ya que probablemente no lo tengas bien definido.
      Espero haber ayudado, si tienes más dudas no te cortes en seguir preguntando.

  • Ivan Entusiasmado

    Hola Samuel. Acabo de descubrir tu blog y me parece muy interesante. El tema de las listas es complicado de gestionar pero muy necesario.
    En mi experiencia la lista de algún día es un poco peligrosa. No conviene dejar entrar demasiadas cosas que corresponderían a “Referencia”.
    El sistema de GTD es complicado de aplicar como dices en algún otro post, pero incluso aplicándolo poco a poco aporta mucha tranquilidad. Enhorabuena por esta entrada.

    • samuelcasanova Autor

      Hola Iván, encantado de tenerte en el blog.
      Lo que es peligroso es mezclar conceptos en una misma lista, no creo que en sí la lista de “Algún día/quizás” sea peligrosa. Sí es peligroso que sea un cajón de sastre donde meta todo lo que no estoy seguro de a dónde guardar. La lista de algún día debería contener solo aquellos proyectos o acciones que no estoy comprometido en este momento de llevar a cabo pero que en un futuro no descarto comprometerme. Ninguna referencia debería entrar a esta lista, ya que las referencias por definición no requieren revisión y la lista de algún día se revisa. Si esta lista crece, algo normal, puedes dividirla por frecuencia de revisiones, por ejemplo dividirla en secciones “No esta semana”, “No este mes” y “No este año” de forma que semanalmente solo revises la primera, mensualmente solo la segunda y cada año la tercera.
      Como dices es complicado empezar desde cero, porque estamos muy acostumbrado a tener solo una lista To-Do donde metemos lo que nos parece sin hacernos preguntas.
      Un saludo y gracias por comentar.