Listas GTD

Onenote Checklists y los procedimientos


Con las pilas recargadas tras las vacaciones me gustaría hablaros de una herramienta de productividad personal que personalmente uso a diario en mi trabajo. Se trata de las Onenote Checklists, utilizadas para modelar procedimientos o procesos.

Onenote Checklists y procedimientos

Un procedimiento o proceso no es más que una serie de tareas más o menos repetitivas y recurrentes, que se utilizan periódicamente en conjunto para conseguir completar un objetivo determinado.

A nadie le gustan las tareas repetitivas y recurrentes, pero es cierto que muchas de nuestras tareas forman parte de procesos y procedimientos que se pueden listar en una checklist. Es muy posible que estos procedimientos los tengamos tan interiorizados que ni siquiera pensemos en ellos como una checklist sino como un flujo natural.

Ejemplo

Para ilustrar un procedimiento podemos tomar las acciones que debe llevar a cabo el Scrum Master cuando un Sprint termina:

Onenote Checklists

Hay varias formas de utilizar estos procedimientos en Onenote:

  1. Creando una página en blanco y listar las tareas, y después donde necesite aplicar el procedimiento copiar y pegar las tareas desde esta página (recomendado cuando el procedimiento deba formas parte de otra página normalmente ya creada)
  2. Creando una página en blanco y listar las tareas, y después haciendo botón derecho sobre la página de plantilla y seleccionando la opción “Move or Copy” para copiar la página entera en otra sección (recomendado cuando el procedimiento lo vamos a mejorar de forma frecuente)
  3. Creando una página de plantilla de Onenote donde listar las tareas, y después creando una página a partir de esa plantilla donde lo necesite (recomendado con procedimientos que raramente vayan a cambiar)

Dependiendo de las necesidades, de nuestra manera de trabajar y del procedimiento utilizaremos una forma u otra. Yo por ejemplo, para el procedimiento de la finalización de Sprint anteriormente visto, tengo una sección de Onenote para las reuniones de planificación de Sprint donde tengo una página creada en la que tengo un espacio en blanco para las notas y al final de la página el listado de tareas del procedimiento. En cada reunión utilizo la opción 2 para copiar esta página en la misma sección y la utilizo durante y después de la reunión. Otra cosa que hago siempre es vincular el procedimiento a la lista maestra de tareas GTD que tengo en Onenote, mediante un hipervínculo (Control+K).

Ventajas de las Onenote Checklists

Hay ciertas ventajas en utilizar una herramienta como Onenote para plasmarlos “en papel”:

  • Despejamos nuestra mente de la responsabilidad de recordar cada paso
  • Tenemos una foto clara del tiempo necesario para completar el proceso completo
  • Si dejamos el procedimiento a medias sabremos exactamente dónde nos hemos quedado
  • No nos dejaremos nunca un paso por completar
  • Identificarás puntos de mejora más fácilmente
  • El día que tengas que delegar te ayudará enormemente en el traspaso de conocimientos

En definitiva, el tiempo que dediques a listar las acciones de un procedimiento será una inversión que mejorará la calidad de tu trabajo y el tiempo invertido. También te permitirá mejorar el procedimiento, reordenarlo, automatizarlo al máximo y refinar sus tareas continuamente.

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