Retrospectiva Sandwich

La Retrospectiva Sandwich


Las Retros

Una de las reuniones más importantes de Scrum es sin duda la retrospectiva. El equipo debe encontrar un espacio temporal, físico y mental de tranquilidad y reflexión sobre su propio proceso para proponer y adoptar las medidas necesarias para mejorar.

Retrospectiva Sandwich

La última retro que hemos hecho en el equipo ha sido un juego ágil llamado la Retrospectiva Sandwich. Se trata de usar gamification en una dinámica enfocada a obtener un número grande de ideas y soluciones a uno o varios problemas. Mi objetivo es usar este juego para resolver una situación concreta, dividiendo en 3 equipos con 3 iteraciones para completar los 3 “ingredientes” del sandwitch:

  • Los problemas identificados (issues) → el hambre
  • Las soluciones potenciales → la comida
  • El contexto → los toppings o salsas o el pan (situaciones) que pueden afectar el sabor (aplicabilidad) de la comida (la solución)

El tiempo estimado de esta actividad era de 1 hora aproximadamente con un equipo medio (6 personas y 1 Scrum Master). Visto ahora quizás hubiera sido mejor dejar algo más de tiempo del estimado, tal y como se indica en el link original del juego.

Los materiales son sencillos de conseguir en cualquier oficina, con un boli y 3 hojas de papel para cada equipo será suficiente.

Para no liar demasiado el proceso es mejor que el moderador vaya registrando las puntuaciones de cada equipo a medida que transcurre el juego.

Dinámica

A continuación se describe la dinámica de la actividad en las 5 fases habituales de las retrospectivas:

I. Preparación (5 min)

Separar a los participantes en 3 equipos, y a cada equipo repartirle 3 hojas. Que cada equipo decida rápidamente un nombre de equipo y lo escriban en la parte superior de la primera hoja.

II. Recolectar problemas (15 min)

Pedir a los equipos que identifiquen (10 min) los problemas que tenemos que provocan una situación descrita (también se podría plantear que describan problemas en general pero será menos efectivo). Numerar los problemas y dejar un espacio en blanco entre paréntesis o corchete al principio de cada problema. Un ejemplo sería el siguiente:
( ) 1. Título y descripción del problema

Cuando terminemos de escribir los problemas cada equipo dirá el número de problemas encontrados. Debemos dar +10 puntos al equipo con más problemas identificados, +5 al 2º, y 0 al 3º. Anotar la puntuación en cada hoja. A continuación deberemos nivelas las 3 hojas con el mismo nº de problemas. Generalmente pasar algunos problemas del equipo ganador al equipo perdedor (que los ganadores elijan) para dejar las 3 hojas aproximadamente con el mismo número de problemas identificados. A continuación que cada equipo evalúe y puntúe la importancia de cada problema que tenga en su hoja, por ejemplo con este criterio: (0) Nada importante → (5) Súper importante.

III. Generar conocimiento (20 min)

Seguidamente cada equipo deberá pasar su papel al equipo de la derecha. Cada equipo cogerá la segunda hoja y propondrá soluciones (10 min) a los problemas que tengan en la primera hoja (la recibida del otro equipo). Es importante indicar qué problema soluciona cada propuesta, para ello lo mejor es numerarlos de esta manera: 1.2 (2º solución para el problema 1). Es necesario también dejar igualmente un espacio en blanco al inicio de cada solución para la puntuación. Como ejemplo una solución sería:
( ) 1.2 Título y descripción de la solución para el problema 1
No se puntuarán por ahora las soluciones, se hará al final del juego.

A continuación se producirá un nuevo cambio, se pasarán los 2 papeles hacia el equipo de la derecha. Repetiremos el proceso (10 min) para proponer contextos en los que aplicar la solución (deben matizar, contextualizar y situar la solución de forma concreta). Será necesario numerar los contextos de la misma forma con un nivel más pero sin dejar espacio en blanco. Éste es un ejemplo:
1.2.3 Título y descripción de la contextualización para la solución 2 del problema 1.
Por cada contextualización el equipo recibirá automáticamente +1 punto.

IV. Evaluar (10 min)

Nuevo cambio y de esta forma vuelven los papeles a los equipos iniciales. Ahora puntuaremos cada solución propuesta a los problemas que hemos identificado al inicio: (0) Inaplicable → (5) Súper aplicable en función también de los contextos que nos han indicado.

Volvemos a hacer cambio (de los 3 papeles) hacia la derecha, para que cada equipo evalúe la calidad de sus soluciones (que será la multiplicación de la puntuación de la solución por la importancia del problema). La suma total de puntos se le sumará a cada equipo.

V. Cierre (10 min)

Sumar la puntuación y anunciar al equipo ganador. A continuación leer las soluciones propuestas que más puntuación han sacado de cada equipo, en voz alta para que todos puedan escucharlas.

Como premio se puede proponer que el equipo ganador será el que decidirá cuál de las soluciones propuestas (de cualquier equipo) se implementará para el siguiente Sprint.

Conclusiones

En general la retrospectiva fue muy bien, y sobre todo muy divertida. Los tiempos tan cortos provocaron que hubiera un gran número de soluciones ingeniosas y jocosas, lo que generó un gran ambiente de competitividad sana y de buen rollo.

Personalmente creo que el formato de “juego ágil” utilizado de vez en cuando en las retros es un buen aliciente para que los miembros del equipo asistan con ilusión y ganas de aportar valor y proponer cosas nuevas que ayuden en el proceso de mejora continua, que al final es de lo que se trata.

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