lista de control GTD

La lista de control GTD


Probablemente el primer paso a la hora de mejorar en tu productividad y organización personal es hacerte con una lista de próximas acciones.

Es común en momentos de incendio y desesperación hacerte una lista temporal de “cosas por hacer”, que una vez se completan olvidamos hasta el siguiente incendio. Lo mejor para mantener a salvo una oficina es practicar la prevención de incendios y no solo comprar extintores.

La lista de control GTD

Paralelamente, GTD propone mantener una lista de próximas acciones potente para evitar al máximo los incendios, es decir, permitirte completar las tareas críticas y prioritarias antes de que éstas estallen en tu cara.

¿Alguna vez te has dado cuenta de que deberías haber preparado una cita o reunión cuando Outlook te avisa 15 minutos antes? ¿Algún proyecto largo que no ha avanzado nada en semanas? ¿Tienes alguna tarea que sistemáticamente dejas para más adelante? Si te suena familiar, básicamente lo que debes hacer es cuidar la calidad y la cantidad de nuestra/s lista/s de próximas acciones:

Calidad de la lista de control GTD

Las acciones anotadas en la lista deben ser precisamente eso, acciones, y no recordatorios o elementos. Probablemente si de aquí a un mes tienes un examen de certificación estés tentado de escribir en tu lista “examen de certificación”, pero eso en realidad es un elemento que ponemos para no olvidarnos de que tenemos que hacer algo, que tenemos que decidir algo todavía. Es un primer paso pero no es suficiente.

Deberíamos pararnos y pensar en qué es lo que realmente tengo que hacer a continuación para avanzar en la dirección del objetivo principal que es certificarme (en el flujo de GTD, el paso 2 – Procesar). La acción realmente sería “Preparar examen de certificación”, pero ni eso: Antes de prepararlo debemos mirar si tenemos la documentación necesaria para prepararlo, pero mucho antes de preocuparme de eso es posible que debamos pedir en nuestra empresa que nos aprueben el coste del examen, y por lo tanto debamos rellenar el formulario de petición de examen de mi empresa, pero antes de eso probablemente necesitemos tener claro el día y hora para que la secretaria pueda reservar plaza en la entidad certificadora donde haremos el examen, y antes seguramente deberemos buscar el hueco en nuestra agenda. Esa es realmente la siguiente acción física que tengo que apuntar en la lista de próximas acciones “buscar día y hora en la agenda para hacer el examen de certificación”.

Si no anoto esa acción física y atómica estaré dejando a medias el trabajo de procesar la tarea, y lo peor, como tengo una decisión pendiente cada vez que vea la tarea a medias me producirá rechazo porque sé que tengo que pensar todavía qué hacer con ella. Por otra parte si la tarea no está clara no seré capaz de desempeñarla con eficacia si tengo el tiempo y recursos a mi disposición (si lo que anotas es “examen de certificación” es una tarea que parece un mundo, si es “buscar hueco” es algo que puedo hacer con el calendario delante en no más de 5 minutos).

Cantidad de la lista de control GTD

La respuesta correcta a la pregunta cuál es el número de acciones siguientes que debería tener mi lista es TODAS. El propósito de tener una lista de próximas acciones es vaciar nuestra mente de la responsabilidad de mantener este inventario y dotarla de espacio mental para poder realizar tareas más importantes como generar ideas y completar tareas complejas. El nivel al que tenemos que bajar a la hora de anotar nuestras tareas es prácticamente el más bajo posible (sin llegar al absurdo de apuntar que tengo que arrancar el PC para comenzar a trabajar) por lo que la lista de tareas si normalmente tenemos entre 5 y 40 proyectos a la vez podría contener 25-300 acciones y no hay nada malo en ello.

Lo importante es tener todas las acciones disponibles delante de nuestras narices y bien categorizadas para poder tomar la mejor decisión posible en cada momento. La cantidad de acciones es tan importante como la cantidad de listas de próximas acciones, y a la pregunta de cuántas listas de próximas acciones debería tener, la respuesta es nuevamente TODAS LAS QUE NECESITES. Si necesitas tener listas separadas para las tareas personales y profesionales, pues 2 serán suficientes. Si necesitas separar por contextos o ubicaciones, probablemente necesites 4 o más (en la oficina, en casa, en el coche, en la calle…).

En general si tenemos muchas tareas será mejor separarlas de alguna manera para no sentirnos abrumados. Todo depende de tu trabajo y tus compromisos, y un poco tu forma de pensar y actuar.

Conclusión

Solo si logramos conseguir calidad y cantidad en nuestras listas de próximas acciones, tendremos control sobre lo que hacemos y estaremos seguros de elegir siempre la mejor opción. Ambas son pre-requisito para ser eficaces y eficientes en nuestro día a día.

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