reuniones productivas

Reuniones productivas


Muchas veces la reunionitis o sobrecarga por tener muchas reuniones se asocia con la improductividad. Es lógico pensar que si te pasas el día de reunión en reunión al final del día no tendrás la sensación de haber avanzado en tus proyectos, pues normalmente en las reuniones no se realizan acciones físicas concretas con el objetivo de avanzar en los proyectos. Personalmente yo mismo tengo muchas veces esa sensación, el día que sé que voy a tener muchas reuniones sé que mi lista de acciones pendientes no va a avanzar demasiado, y por el contrario cuando tengo un día despejado de citas sé que voy a poder enfocarme en reducir la lista y sobre todo acometer aquellas tareas importantes y que me hagan avanzar al máximo en los proyectos en curso.

reuniones productivas

Para analizar esta complicada cuestión podríamos comenzar con plantear una solución radical y definitiva: eliminar las reuniones. ¿Podríamos eliminar las reuniones? ¿Te imaginas qué pasaría si eliminaras todas las reuniones del próximo mes? ¿Qué pasaría con aquellos proyectos en curso al cabo de un mes sin reunirte con nadie? Probablemente se encontrarían atascados o completamente descoordinados. La principal virtud de las reuniones es por tanto coordinarse y alinearse entre las personas que asisten a ellas y desatascar cuestiones que no dependen de nosotros mismos, que requieren de otras personas para avanzar. En definitiva, tomar decisiones conjuntas en beneficio del correcto avance de los proyectos, algo que no podemos hacer por nosotros mismos ya que normalmente los proyectos los completan más de una persona con perfiles y responsabilidades diferentes. En este caso, deberíamos salir contento de una reunión cuando se consiguen estos resultados: aclarar, coordinar, desatascar, decidir, comunicar… y siempre serán cosas que no puede hacer una persona sola.

Podemos identificar elementos comunes de aquellas reuniones que consideraremos productivas:

Tienen una agenda clara y se conoce con antelación

Todo el mundo sabe cuál es el/los objetivos de la reunión mucho antes de llegar a ella. Digo mucho antes porque debería dar tiempo a los asistentes de preparar con antelación lo que sea necesario para que se cumplan esos objetivos. De la misma forma que todas las acciones comienzan con un verbo, los objetivos de una reunión deberían empezar con los verbos que hemos dicho antes: Aclarar, coordinar, desatascar, decidir, comunicar…

Todo el mundo en la reunión está por la reunión

Si hay una sola persona que está por otra cosa probablemente no esté muy interesado en el tema o note que la reunión no avanza por el camino adecuado hacia el objetivo y por tanto pierda el interés en la misma. Esto es un síntoma de que o bien debe marchar de la reunión (seguramente no debió estar nunca convocada) o bien el hilo debe reconducirse.

Hay un líder claro

Normalmente el que convoca es el que debe preocuparse por adjuntar la agenda, convocar a las personas necesarias, preparar los temas necesarios o asegurarse de que se preparan, y guiar y facilitar la reunión para que se llegue a los objetivos.

Timeboxed

Puesto que tenemos claros los objetivos sabemos aproximadamente el tiempo que necesitaremos para conseguirlo. Como son varias personas las que están invirtiendo tiempo en la reunión, debemos dejar claro desde el principio qué tiempo creemos necesario para llegar al objetivo, o mejor dicho, que justifique el objetivo. El que convoca la reunión debe pensar en el valor de cumplir los objetivos de la reunión y compararlo con el coste de convocar durante ese tiempo a todos los asistentes. Convocar a 8 altos cargos durante 1 hora para decidir la marca de café para la máquina no tiene justificación alguna económicamente hablando. Tampoco lo es pasar media hora discutiendo la longitud de un campo o el color de un banner entre jefes de proyecto, product owners, líderes técnicos y otras personas y eso yo lo he visto con mis propios ojos, y no parecía importar a nadie.

Puntualidad al inicio y al final

Algo derivado de lo anterior, si queremos aprovechar el tiempo de la reunión todo el mundo debe ser puntual para comenzar a la hora establecida, y también cumplir con la hora de finalización para poder ser puntual a las siguientes reuniones que tengamos. También debemos respetar el horario laboral, para que la gente no llegue tarde o comience a pensar en otra cosa que no sea la reunión.

Al final de la reunión se envía un acta

En el acta se recogen las decisiones que se han tomado para que todo el mundo sea consciente, tanto de las conclusiones a las que se ha llegado como a las siguientes acciones necesarias para el avance del proyecto y su responsable.

Si tenemos claros estos principios y sobre todo los cumplimos y los hacemos cumplir será más complicado acabar el día pensando que ha sido un día perdido, y además avanzaremos más rápidamente en los proyectos. ¿A qué esperas para aplicarlos?

Un par de consejos más si tienes problemas con las reuniones:
– Prueba a hacer reuniones de 10 minutos
– Prueba a sustituir una reunión por un mail

Siéntete libre de dejar tus comentarios para opinar o comentar sobre el tema y por supuesto de compartir este contenido.

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