7 trucos para acordarse de las cosas (II)


Seguimos explicando más trucos para acordarnos de las cosas, siguiendo los consejos explicados en el post anterior.

El calendario semanal

En muchas ocasiones tenemos tareas más o menos recurrentes que solemos olvidar porque nos encontramos haciendo otras cosas en el momento o, vamos a aceptarlo de una vez, nuestra memoria es limitada y simplemente no nos acordamos.

Por ejemplo, se te olvida preparar la ropa del día siguiente o sacar algo del congelador para la cena cuando llegas tarde a casa, o el fin de semana se te olvida abrir las ventanas para que al menos una vez por semana se ventile.

La solución consiste en tener un calendario semanal colgado de la nevera en el que anotar todos estos asuntos en el día o frecuencia que corresponda, de forma que cuando entres a la cocina en cualquier momento puedas comprobar qué debes hacer ese día antes de irte a la cama.

trucos para acordarse de las cosas¿Cuántas veces haces backup de tu disco duro?¿Inconscientemente se te olvida llevarte la bolsa del gimnasio para ir después del trabajo? Con este truco se te acabaron las excusas. En el calendario podrás anotar tanto los asuntos que no debes olvidar ciertos días de la semana, todos los días, todas las semanas o incluso todos los meses. Puedes encontrar una plantilla de este calendario en el siguiente enlace.

Haz buen uso de tu calendario o alarmas

Normalmente nuestro calendario, ya sea el de Outlook o el de Google, lo utilizamos para nuestras citas. Pues es posible utilizarlo para acordarnos de cosas en situaciones o momentos concretos. La mayoría de calendario permiten sincronizar con el móvil, y el móvil lo llevamos siempre encima, por lo que cualquier asunto que debamos recordar en algún momento o situación lo podemos solventar con nuestro calendario.

Por ejemplo, si quiero recordar hacer una llamada en la hora de la comida, puedo ponerme un aviso a las 13:30h para que el calendario del móvil me avise mientras como del asunto. Si quiero recordar el domingo que debo poner en orden el trastero y estoy en la oficina, me pondré una cita para el domingo de modo que aunque no esté delante del ordenador mi móvil me avise. Lo mismo si quiero por ejemplo comprar algo en el súper, puedo calcular fácilmente cuándo estaré por casa y programarme un aviso para esa hora. Cuando vea el aviso anotaré el producto en la lista de la compra y me podré despreocupar de ello.

Una alternativa al calendario son las alarmas. Cualquier smartphone te permite programar varias alarmas que suenen en días y horas concretas.

Utiliza un gestor de contraseñas

Finalmente un último truco. Probablemente trabajes en una oficina con un ordenador como yo, es muy posible que tengas diversas contraseñas para diversos servicios.

En el trabajo, es seguro que tendrás varios sitios en los que entrar, cada uno potencialmente con una contraseña. El portátil, la Intranet de la empresa, el sistema de incidencias, el de nóminas, el CRM, el ERP, etc. En el mejor de los casos en tu empresa utilizarán un sistema de Single Sign-On y tendrás una misma contraseña para todos los sistemas, pero si colaboras con clientes y proveedores es muy posible que tengas passwords diferentes para sus distintas extranets.

Adicionalmente tendremos los servicios en Internet que utilizamos en nuestra vida personal y profesional. Facebook, Twitter, Linkedin, Gmail, Windows Live, Amazon, Groupon, DropBox, Ebay, Paypal, Skype, Feedly, Pocket, Delicious o la web del banco. Es cierto que muchos están optando por autenticar a los usuarios con OAuth a través de Facebook y Twitter principalmente, pero seguro que encontrarás fácilmente una decena de servicios que tienen su propia contraseña.

Un gestor de contraseñas te ayudará no solo a que no se te pierda ninguna, sino que también aumentará tu eficiencia tecleando los passwords por ti con una combinación de teclado. Yo por ejemplo utilizo KeePass PasswordSafe y tiene incluso aplicación móvil para acceder a los passwords desde mi Android.

Conclusión

Todos somos humanos y es imposible recordar absolutamente todo lo que desearíamos sobre el mundo que nos rodea y que cada vez nos exige más. Por ello debemos asegurarnos de tener el mayor número de mecanismos posibles y lo más automatizados posible de modo que lleguemos a estar lo más cerca posible de ser infalibles.

De este modo no solo ganaremos en poder hacer más cosas y de un modo más efectivo, sino que ganaremos también al despreocuparnos por esos pequeños asuntos que nos roban tiempo y energía sin darnos cuenta y aumentan nuestro estrés. Podemos fácilmente delegar esa responsabilidad con estos pequeños trucos y sin grandes complicaciones y sofisticaciones. ¿Por qué no pruebas alguno y me dices qué tal te funciona?

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3 ideas sobre “7 trucos para acordarse de las cosas (II)

  • Maria Rosa

    el gestor de contraseñas fundamental hoy en día, para mi.
    Y el uso del calendario para recordatorios lo exploto hasta la saciedad. Demasiado 🙁
    Pero es infalible

  • Josan Garcia

    Como reviso muy a menudo mi GTD, la verdad es que alarmas no me hacen falta. Sí que me las pongo, para citas concretas en el calendario. Por si las moscas nada más. Pero sobre todo lo que hago es revisar.

    Por si sirve, en mi GTD, aparte de las listas que trae por defecto (Inbox, Siguiente, A la espera…), tengo estas:
    – Hoy
    – Cada día
    – Cada semana
    – Cada mes
    – Cada 6 meses (junio y diciembre)
    – Cada año

    A pesar de sus nombres, los reviso a menudo igualmente. Por si acaso. Las dos últimas son nuevas, no se aún cómo me van a funcionar o si necesitan un ajuste. Pero las 4 primeras sí que me van genial!

    Y desde luego, el gestor de contraseñas ha supuesto para mí un antes y un después 😀 Yo uso LastPass.