Revisión mensual GTD

Revisión mensual GTD: Ir más allá del día a día


En una entrada anterior apuntaba que de cara a una mayor consecución de los objetivos para 2015 veía necesario un seguimiento en forma de reunión conmigo mismo cada 4 semanas para ver qué tal iba con el plan. Utilicé un paralelismo con Scrum incorporando en una misma reunión el Sprint Planning y el Sprint Review. Bien, después de celebrar esta primera reunión conmigo mismo para repasar el mes de enero me decanto por llamar las cosas por su nombre, y admitir que GTD y Scrum son 2 cosas distintas y que este ejercicio se parece más a una revisión semanal de GTD a otro nivel, es decir, que el objetivo de esta revisión no es otro que comprobar que la información que existe en el sistema GTD es coherente y que estoy correctamente comprometido y alineado con cada uno de los hitos y objetivos con el fin de cumplirlos. Esta ceremonia o evento la llamaré en adelante simplemente revisión mensual GTD.

La revisión mensual GTD

Con el tema de las reuniones estoy muy exigente últimamente y siempre que asisto a una reunión (aunque sea conmigo mismo) necesito saber cuál es el objetivo de la reunión para determinar si es necesario hacerla. Esta sesión responde a una necesidad muy clara: durante nuestro día a día es muy fácil perder el norte y verse envuelto en una tormenta perfecta de tareas urgentes, interrupciones constantes y complicaciones inesperadas que hacen que nuestro día a día nos absorba. Además cada vez vivimos en un mundo y entorno más cambiante y rápido, por lo que generalmente surgen continuamente nuevos asuntos y proyectos y cada vez cambiamos de perspectiva y objetivos con más rapidez. Por estas 2 razones es necesario revisar nuestra lista de objetivos y ver qué estos todavía tienen sentido para nosotros, si hay o no objetivos nuevos, y si los proyectos que tenemos en nuestra lista están en consonancia con la lista de objetivos.

Cómo llevar la revisión a cabo

Para no irse por las ramas y tener claro qué es lo que queremos sacar de esta sesión lo mejor es utilizar una checklist. La separo en 3 partes, una parte de revisión de los objetivos, otra de revisión de proyectos y finalmente la planificación del siguiente mes alineando objetivos y proyectos.

Revisión de los objetivos

En esta parte lo que hice fue revisar los objetivos que me marqué para este año 2015 (que evidentemente tengo por escrito) y asegurarme de que estaba al día. En seguida pude comprobar que algunos de ellos no tenían sentido porque mi situación había cambiado en solo un mes, por lo que simplemente o los rescribí o los eliminé. De la misma forma que no tiene sentido seguir con un plan que sabes que no vas a cumplir o ha dejado de tener un propósito claro, no tiene sentido seguir hasta el fin con una lista de objetivos que ya no tienen sentido para nosotros, lo importante es que estemos a gusto con la lista de objetivos más que cumplir el plan inicial. También es importante marcar los objetivos cumplidos. En definitiva, los elementos de esta parte de la checklist son:

  • Repaso de los más recientes
  • Rescritura o eliminación de los que ya no aplican o no son actuales
  • Marcar los ya cumplidos
  • Eliminar los que no aplican

Revisión de los proyectos

La revisión de proyectos debe tener muy en cuenta la actualización anterior, ya que los proyectos deberían responder a los objetivos. En esta parte lo que hice fue repasar la lista de proyectos tanto profesionales como personales y comprobar que el listado estaba completo y tenía toda la información. Por ejemplo algo que añadí es un enlace a cada proyecto o bien a un objetivo o bien a un área de responsabilidad. Una parte importante es la de retrospectiva, ver si los proyectos completados y en curso están alineados con los objetivos que acababa de actualizar. En esta parte también repasé aquellos proyectos que se deberían haber completado y no lo estaban, para decidir sobre qué hacer con ellos. Los elementos de esta parte de la checklist son:

  • Revisión de los proyectos completados en el mes anterior
  • Comprobar que cada proyecto se corresponde con un objetivo o con un área de responsabilidad
  • Revisión de los proyectos que se deberían haber completado ya ¿qué ha pasado?¿tiene arreglo?
  • Revisar los proyectos que no tienen objetivos ni áreas asociados (deberían eliminarse)
  • Añadir nuevos proyectos si toca

Establecimiento

La parte importante es la final, la de planificación y en definitiva decisión. Después de ver los resultados del primer mes toca mojarse y decidir qué voy a hacer en el siguiente mes de febrero, teniendo en cuenta la que se me venía encima y los objetivos y proyectos que deberían comenzar o completarse. Aquí hay que ser realista y sobre todo práctico. Si veía que tenía un objetivo que era inalcanzable por fecha o alcance directamente lo rescribía o posponía, tampoco era cuestión de autoimponerse y estresarse, siempre hay que buscar estar a gusto o rápidamente vendrán los agobios y abandonos. Aproveché para anotar en mi inbox todos los asuntos o tareas que en el momento veía ya claras. Los elementos de esta parte de la checklist son:

  • Marcar los objetivos que se deberían acometer en el siguiente mes
  • Marcar los proyectos que se deberían completar en el siguiente mes para conseguir los objetivos marcados aplicando criterio de tiempo y energía
  • Incorporar las tareas que están claras de los nuevos proyectos
  • Marcar en el calendario hitos intermedios si los hay

Ejemplos concretos

Para ilustrar un poco la idea de poner todo esto en práctica os explicaré algunos ejemplos.

En la parte de revisión de objetivos en seguida me di cuenta de que un objetivo no lo iba a cumplir, el objetivo era “conseguir llegar a la cama antes de las 22:30h”. Podría rescribir el objetivo a “conseguir aumentar a 7 el número de horas de descanso diarias”, pero igualmente el objetivo carece de sentido dada la situación. He sido padre por segunda vez hace 2 semanas y el tema del sueño es una cuestión de pura supervivencia, pierdes todo control sobre el descanso y proponer un objetivo no haría sino estresarme más.

Otro objetivo que he eliminado es el de conseguir deshacerme de algunas cosas que tenía en mi trastero ocupando sitio. Aquí tiré de principios minimalistas e hice un simulacro de mudanza. De esta manera comencé el proyecto de deshacerme de los trastos viejos. Lo que todavía tenía algún valor lo vendí por Wallapop y el resto fue directo a la basura. Este objetivo lo he eliminado sin considerarlo completado porque aunque he hecho sitio suficiente, considero que todavía tengo muchos trastos y necesitaré repetir el ejercicio, pero por ahora no quiero ni preocuparme por completar la limpieza ni por poner una nueva fecha. También personalmente lo he visto un objetivo bastante vago y con un retorno de inversión bajo. Cuando vuelva a ser una preocupación ya lo volveré a rescatar.

El resto de objetivos no los he cumplido todavía, ya que solo había pasado 1 mes del año. Tampoco necesité rescribir ningún objetivo ya que todos seguían siendo vigentes y estaba cómodo con todos ellos.

Los proyectos completados han sido muchos: conseguí una asistenta para casa, pasé la ITV al coche, mejoré mi ranking en Linkedin, creé mi primer video screencast en el blog y mi página de contacto, y completé un proyecto profesional de cálculo de indicadores que necesitaba sacarme de encima. El resto de proyectos sigue su curso y ninguno por ahora pone en peligro la completitud de los objetivos.

Conclusión

Las ganas de repetir el próximo mes creo que son indicador de que el ejercicio ha sido positivo. Aunque haya cambiado el nombre y un poco la forma de esta sesión de revisión, creo que sigue siendo necesaria y fructífera, ya que no perder de vista los objetivos anuales y ver que has conseguido alinear los proyectos con esos objetivos te renueva energías para intentar conseguirlos. También creo que me puede servir en el futuro para detectar cosas que estoy haciendo y que debería dejar de hacer ya que no van alineadas con la foto final que quiera cuando acabe este 2015.

En definitiva, 100% recomendable a cualquiera, tanto los que anotaron sus objetivos y avanzan hacia ellos para cerciorarse de ese avance, como para los que ya ni se acuerdan de lo que se prometieron a sí mismos, aún están a tiempo. ¡Anímate a hacer el ejercicio y me cuentas!


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6 ideas sobre “Revisión mensual GTD: Ir más allá del día a día

  • Jesús Serrano

    Hola Samuel, enhorabuena por tu paternidad 🙂
    Me resultan interesantes tus reflexiones sobre la revisión mensual de GTD y me gustaría compartir una reflexión.
    Según mi experiencia, me es útil revisar además de los objetivo y la lista de proyectos, las áreas de responsabilidad. Me aportan información sobre mi nivel de satisfacción con las diferentes áreas de mi vida, cuán equilibradas están o si me estoy enfocando demasiado en determinadas áreas y estoy descuidando otras.
    Un abrazo y gracias por el post.
    Jesús Serrano

    • samuelcasanova Autor

      Totalmente de acuerdo Jesús, yo no las incluí por el tema de que no suelen variar ni necesitan actualizarse como los objetivos. Pero es vital tenerlas en cuenta a la hora de ser realistas y decidir hasta donde puedo llegar y a que me comprometo. Como siempre, gracias por el comentario.

  • Josan Garciaq

    Lo primero es lo primero: Enhorabuena Samuel por tu segundo hijo!

    Lo que comentas sobre la revisión de los objetivos, no puedo estar más de acuerdo. Por eso no detallo en exceso todo el plan para el año. Detallo de forma genérica cada mes, pero genérica. En detalle el primer o los primeros meses. Por eso que dices: Todo cambia. Ese objetivo puede perder validez o interés y descartarlo. O quizás hay que corregir el rumbo.

    Porque como digo en un post mío: A la vida le gusta jugar a algo llamado… que te den, Moe.

    Por cierto, hablando de planes de acción, te dejo aquí una infografía que diseñé sobre esto mismo, por si aporta aquí para algo.

    Y sobre tu simulacro de mudanza… lo de deshacerse de trastos, yo, bajo mi cortita experiencia, todo hay que decirlo, lo considero uno de los tips de organización fundamentales. Y no solo a trastos físicos. Sino a tareas que nos llegan a nuestra inbox.

    Yo trato de tirar todo lo que pueda. Sin compasión. Es muy terapéutico.

    Le encuentro mucho valor a eso 🙂 Estoy seguro que tú lo valorarás aún más que yo, con dos churrumbeles que tienes. Porque, aparte de con un pan, también vienen con una retahíla de extraños artefactos bajo el brazo! Verdad?

    • samuelcasanova Autor

      Gracias por el comentario, Josan. La verdad es que ni con gtd llegas a donde quieres con una responsabilidad así, por eso es tan importante saber decir que no y eliminar la basura de tu lista de pendiente.

  • Edwar Apaza Zavala

    Samuel, muchas felicidades por ser papá, qué dicha.

    Mi esposa y yo hacemos una revisión mensual de nuestros proyectos todos los meses, revisamos todos nuestros frentes (areas de responsabilidad) con especial énfasis en las finanzas y un negocio que tenemos. Ella no usa GTD, yo sí, y yo estructure nuestras carpetas comunes por “areas de responsabilidad”, así que me acabo de dar cuenta que lo que hago con ella es mas o menos lo que planteas, pero lo que me gusta de tu propuesta son dos cosas:

    1. Es un ejercicio personal, lo que otorga un nivel de “espiritualidad” fuerte, todo acto de revisión independiente siempre arroja mucha reflexión y el espacio creativo se potencia. Eso no lo hago y sí me parece interesante.

    2. Permite calibrar los objetivos a tiempo, me gusta mucho esto porque hasta ahora lo que yo hago es “arrastrar” objetivos incumplidos mes a mes hasta que llega fin de año y los “reprogramo” cuando pude reaccionar pronto y evitar backlogs potenciales y sobretodo el efecto del incumplimiento que puede ser nocivo.

    Voy a empezar a ejecutar tu idea, te cuento como me va, o mejor, quizás escriba un post al respecto. Muchas gracias! 🙂

    • samuelcasanova Autor

      Hola Edwar.
      Al final de lo que se trata es de no convertir la lista de objetivos en la típica lista TO-DO en la que arrastramos las tareas día tras día sin ni siquiera pensar en ello. Lo de conseguir que mi mujer implemente GTD es una batalla perdida desde inicio. Aunque sí que he conseguido últimamente es al menos tener un inbox en casa y revisarlo semanalmente. Acepto sugerencias para mejorar en este aspecto 🙂