Como aplicar GTD en tu día a día

Cómo aplicar GTD en tu día a día


Como sabéis soy un gran fan de la metodología de organización y productividad personal GTD. Me he pasado los últimos años leyendo y aprendiendo temas relacionados con GTD, bien mediante los libros del auto David Allen y sobre todo los blogs de referencia de esta metodología. Casi toda la literatura sobre GTD hace referencia a los diferentes pasos que tiene el flujo de trabajo GTD, pero no he podido conseguir mucha información a cómo se coloca todo en conjunto en una línea de tiempo, es decir, cómo aplicar GTD en tu día a día.

Por otro lado me parece algo normal, ya que veo difícil generar una receta infalible que se pueda aplicar a todo el mundo por igual. Creo que habrán tantas implementaciones de GTD diferentes como usuarios de GTD haya en el mundo, pues cada uno tiene unas costumbres, un trabajo determinado, unos conocimientos previos, unas herramientas favoritas, y el éxito en la implementación es encontrar el sistema que mejor se adapte a estos parámetros personales.

Sin embargo, considero que para alguien que empieza en GTD es esencial contar con ejemplos y directivas que guíen un poco no tanto en qué consiste cada paso del flujo, sino en como se implementa en el día a día de un trabajador del conocimiento de principio a fin.

Paso 1 – Capturar

El primer paso en GTD es el de capturar, es decir, almacenar cualquier asunto o pensamiento que tengamos en cualquier momento en uno de nuestros inbox. El objetivo de este paso es asegurarnos de que no se nos escapa nada y no pensar en lo mismo una y otra vez.

Lo ideal es que este paso de capturar lo podamos hacer a cualquier hora y en cualquier lugar. En nuestro puesto de trabajo, en el coche o el metro de camino al trabajo, en la cola del pan, en el pasillo de la oficina o incluso en la cama a las 2 de la madrugada. Tener a mano siempre algo para apuntar sería la solución, pero debemos asegurarnos de que el lugar donde lo apuntemos lo revisaremos en algún momento, por lo que no sirve llenar la casa y la oficina de flipcharts. Deberíamos tener 2 o a lo sumo 3 inbox como mucho.

Muchos autores recomiendan utilizar una libreta física para anotarlo todo. Es sin duda fiable y práctico, y recomendaría esto para algunos casos concretos de trabajo fuera de oficinas. Sin embargo la mayoría de asuntos que nos llegan provienen de un medio digital, por lo que anotarlo en un medio físico es bastante engorroso y poco efectivo.

Siempre recomiendo utilizar algo que ya estemos utilizando para capturar, como por ejemplo el mismo Outlook para cuando estemos en la oficina. Mi opción preferida cuando no estamos delante del ordenador es utilizar el smartphone, ya que todo el mundo hoy en día lo lleva encima a todas horas, y existen muchas apps que nos permiten capturar notas, como por ejemplo Evernote, Microsoft Onenote, Google Keep o similares. Una opción que ahora estoy experimentando, que descubrí hace poco y que sin duda recomendaré en el futuro es utilizar Whatsapp, bien enviándote mensajes a ti mismo como contacto o bien creando un grupo contigo mismo. Además con la app de Chrome podrás incorporar fácilmente todo lo que captures en Whatsapp a tu sistema GTD cuando lo proceses.

Si quieres profundizar más en este paso de capturar en la práctica puedes ver el video de cómo capturar con Microsoft Onenote en Android.

Paso 2 y 3 – Aclarar y Organizar

Una vez que tenemos todo capturado en nuestro inbox llega el siguiente paso de procesar, también llamada aclarar o reflexionar. Se trata al fin y al cabo de revisar los elementos del inbox uno a uno e ir eliminándolos del inbox. Generalmente los pasos aclarar y organizar se hacen secuencialmente para cada elemento o asunto, ya que el mejor momento para saber cómo organizar algo es cuando acabas de pensar en ello.

El proceso consiste en abrir el inbox, por ejemplo la bandeja de entrada de Outlook, o las notas rápidas de Onenote, o la conversación de Whatsapp, e ir pensando en cada elemento uno a uno. Para cada elemento nos preguntaremos qué significa para nosotros y si requiere una acción por nuestra parte. Se aplicará el siguiente workflow de GTD para la organización.

Cómo aplicar GTD en tu día a día

Fuente: https://www.pinterest.com/caturani/gtd/

Este proceso de reflexionar y organizar lo deberemos hacer tantas veces como necesitemos vaciar nuestros inbox. Podemos aplicar diferente criterio a cada inbox, por ejemplo podemos procesar 3-4 veces al día la bandeja de entrada de Outlook, y una vez al día Onenote y Whatsapp, ya que cuando estás en la oficina normalmente no capturas en esos inbox. En general no conviene repetir este proceso muchas veces al día pues caeríamos en la situación de estar más tiempo procesando que trabajando y haciendo cosas. En general, no recomendaría reflexionar y organizar más de 3-4 veces al día. Si realmente necesitas revisar el correo más veces es que no estás haciendo un buen uso del mail.

El hecho de estar trabajando todo el día delante del ordenador y tener siempre el sistema de GTD delante hace que muchas veces tenga sentido saltarte el paso de capturar y reflexiones y organices el asunto directamente en tu GTD. Aquí como en todos los aspectos de GTD y de cualquier metodología en general es necesario aplicar el sentido común. No es siempre recomendable saltarse los pasos, pero si tengo que enviar una presentación a alguien lo puedo anotar directamente en mi lista de próximas acciones sin capturarlo en mi inbox previamente.

Paso 4 – Revisar

Las revisiones son un aspecto importante en GTD. Nos ayudan a mantener el sistema saludable y tener confianza en que todo está bajo control. GTD prescribe al menos una revisión diaria de las acciones y una revisión semanal hasta el nivel de los proyectos. Aquí nuevamente irá en función de cada perfil qué frecuencia de revisión necesitaremos para cada lista y de la situación personal de cada uno.

Yo recomendaría como guía antes de personalizar la siguiente definición de revisiones:

  • Diaria: En la revisión diaria deberemos mirar las listas de más bajo nivel, las que más cambian con frecuencia. Al menos deberemos asegurarnos que tenemos todas las listas de próximas acciones actualizadas y revisar el calendario para ver qué eventos tenemos durante el día y los huecos disponibles para hacer las acciones de la lista de próximas acciones. Adicionalmente deberíamos revisar la lista de acciones delegadas para enviar los recordatorios correspondientes a quién nos debe algo. En general deberás reservar de 15 a 30 minutos cada día a esta revisión, y puedes hacerlo al inicio del día para planificar el día actual o al final con vistas al día siguiente.
  • Semanal: Una vez por semana será necesario repasar y completar las listas de proyectos donde pensaremos si es posible avanzar en alguno de ellos incorporando tareas en las listas de próximas acciones o calendario. También es recomendable revisar las listas de “algún día / quizás” y de la misma forma incorporar las que creamos a la lista de próximas acciones o calendario. Para la revisión semanal deberás reservar entre 30 minutos y 2 horas, según el volumen de proyectos y listas de acciones tengas y del nivel de detrimento que sufran éstas a lo largo de la semana.
  • Mensual (Opcional): En la revisión mensual revisaremos las areas de responsabilidad y los objetivos que nos hemos marcado por si es necesario incorporar un nuevo proyecto a la lista de proyectos, y revisar que en conjunto todo tenga sentido y esté alineado. En la revisión mensual cambiamos completamente de un enfoque táctico a uno estratégico, y deberíamos decidir en qué nos enfocaremos en el siguiente mes para cumplir con nuestras responsabilidades y objetivos. La duración y estructura es equivalente a la revisión semanal.
  • Semestral o Anual (Opcional): Al menos una vez al año deberemos reflexionar en el nivel más alto, revisar nuestra misión y visión, y establecer y actualizar nuestra lista de objetivos para el siguiente periodo. El tiempo dedicado a esta revisión es impredecible e irá en función de lo que decidas profundizar y detallar tu plan estratégico. Como guía deja entre 1 a 2 horas, pero yo no recomendaría comprometerte a nada al finalizar esta sesión por si se alarga.

Como están señaladas, las 2 últimas revisiones son opcionales según decidamos aplicar el método GTD completo para no solo aplicar el modelo de flujo de control sino también el modelo de 6 niveles de perspectiva.

Paso 5 – Hacer

El resto del tiempo de trabajo, ya sea en casa o en el trabajo, deberías dedicarlo a hacer cosas. En este tiempo aplica siempre la intuición y el sentido común para decidir cual será la acción a realizar, aunque como indica GTD puedes tomar como criterios iniciales el contexto, la energía y tiempo disponible, y la prioridad a la hora de decidir.

Para una máxima productividad lo que buscaremos en todo momento es maximizar el tiempo dedicado a hacer, e intentaremos simplificar el proceso de forma que minimicemos el tiempo dedicado al resto de pasos. Lo que esto significa es que debemos esforzarnos en tener muy claro nuestro proceso, tener las habilidades interiorizadas para capturar, aclarar, organizar y revisar con naturalidad y velocidad, de modo que volemos a la hora de hacer estos pasos adicionales y nos podamos centrar en hacer, crear, idear y en general aportar el máximo valor haciendo. Os dejo una cita que aplica perfectamente en este punto:

“Haz todo tan simple como sea posible, pero no más simple”, Albert Einstein

Una técnica que nos puede ayudar a la hora de hacer cosas que nos exigen un alto nivel de concentración es aislarnos de las interrupciones siendo previsores. Podéis leer más sobre crear un contexto o modo Offline en el siguiente enlace del canasto.

Tips finales

Realmente lo más difícil de GTD es el proceso hasta que llegas a interiorizarlo, es decir, cambiar los hábitos. En general si te estás planteando empezar con esto de GTD te recomendaría empezar con pasos pequeños, paso a paso, e incorporando cada paso con el tiempo suficiente para asimilar lo que implica cada uno. No me cansaré de decirlo, aplica el sentido común y personaliza según tus necesidades, si te sobra un paso elimínalo, si te sobran o faltan listas cambia lo que necesites, siempre estás a tiempo de rectificar si ves que te has equivocado.

Por poco que consigas en cada paso lo importante es ir mejorando. Guarda un espacio cada cierto tiempo para reflexionar si vas en la buena dirección. Y si en el camino te encuentras con alguna piedra, cuenta con las comunidades de Linkedin y Google+ para hacer tus preguntas, normalmente encontrarás a quién esté dispuesto a ayudarte.

 

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6 ideas sobre “Cómo aplicar GTD en tu día a día

  • Josan Garcia

    Tengo una duda, a ver si sé planteartela…
    No me queda claro lo de los proyectos en GTD. Se dice que GTD no es para gestionar proyectos. Sin embargo, se apuntan todas las tareas para llevar a cabo ese proyecto, y se van tachando a medida que se completan. Se podría decir, que es algo parecido a Kanban.

    No me queda clara la diferencia. ¿Hasta qué punto se gestiona un proyecto con GTD? Suponiendo que usamos Kanban, ¿qué línea dice dónde termina GTD y empieza Kanban? Y otra duda: ¿cómo gestionar el seguimiento de un proyecto en GTD y Kanban al mismo tiempo? ¿No estaríamos duplicando información?

    Buf… espero haberme hecho entender…

    • samuelcasanova Autor

      Uuuf sí es complicada la cuestión. Vamos a ver si puedo responder algo decente:
      – GTD utiliza la palabra proyectos para cualquier cosa que no podamos hacer “del tirón”. Dicho esto, GTD no es para gestionar proyectos, aunque sí que soluciona el control y el compromiso personal de nosotros con los distintos proyectos que tenemos entre manos. En otras palabras, GTD no es una herramienta de gestión de proyectos tradicional, sirve para proyectos personales y para controlar tu papel y tus tareas dentro de los proyectos de otros.
      – El tablero Kanban sirve para visualizar el progreso de un proyecto entre otras cosas, y se puede utilizar perfectamente como herramienta de gestión personal, como una herramienta visual de control de tareas o proyectos. Sustituirían las listas de próximas acciones y proyectos por ejemplo.
      – En GTD no se apuntan todas las tareas de los proyectos, solo de aquellos no evidentes en que necesitemos escribir pasos, secuencias, responsabilidades, etc. El resto es simplemente ir apuntando tareas y tachando a medida que surgen, no hay planificación.
      – Como conclusión diría que Kanban es para gestionar a un equipo en proyectos de embergadura, el tablero Kanban lo veo como herramienta visual de gestión de proyectos GTD o tareas, y GTD es una metodología de organización y productividad personal que no aplica a equipos ni a proyectos más “corporativos”.
      Espero haber respondido, y si sigues teniendo dudas no te cortes, vuelve a preguntar.