máxima productividad outlook

Máxima productividad con Outlook


Uno de los agujeros negros de la productividad personal siempre ha sido el mail. Lo que debería ser una simple herramienta de comunicación se ha convertido en un auténtico lastre para tu concentración y tu enfoque. Una buena estrategia es fundamental para cortarle el paso a este ladrón de nuestra atención y evitar así perder el flujo productivo por distraernos con los cientos de mails que a todas horas nos llegan.

En mi caso, como en la mayoría de profesionales que conozco, utilizo el cliente de mail Microsoft Outlook. Como cualquier otro cliente de mail, no fue pensado con la productividad como objetivo, más bien todo lo contrario. A pesar de que por defecto Outlook está diseñado para llamar nuestra atención sobre los correos no leídos desde el momento que nos llegan, es posible personalizar sus opciones para evitar en gran medida las distracciones.

Primeros pasos

Lo primero que debemos hacer es desactivar el notificador de nuevos correos. No tiene ningún sentido diseñar una planificación diaria seleccionando estratégicamente las tareas más importantes si luego saboteamos nuestra concentración con cada correo que nos llega. Con la notificación nuestra mente hace una excursión mental a ese elemento, y se distrae. Después de leer el asunto y la primera línea del mail en la misma notificación, nuestra curiosidad se encargará de rematar la faena obligándonos a leer el correo antes de poder continuar con la tarea. Para desactivar el notificador de correos deberemos ir a las opciones de Outlook, pestaña de “Mail”, y en la sección “Message Arrival” desactivar todas las opciones.

máxima productividad outlook

Hasta aquí sencillo, aunque todavía queda un hueco para nuestras distracciones. En nuestro trabajo del día a día es complicado trabajar manteniendo cerrado el cliente Outlook. En mi caso personal, necesito mantenerlo abierto por 2 motivos:

  1. Necesito tener el calendario abierto para consultarlo y para que me avise justo antes de las reuniones a las que debo asistir.
  2. La mayoría de mis tareas requieren comunicarme con compañeros y eso implica muchas veces escribirles correos con Outlook.

El problema fundamental de tener Outlook abierto es que al entrar en la aplicación por alguno de las 2 motivos anteriores es fácil que veas la bandeja de entrada y el número de correos sin leer que tienes en cada momento. De nuevo nuestra atención se desviará inevitablemente hacia esos correos sin leer. Es una poderosa fuerza que acaba por romper tu flujo: tarde o temprano tu curiosidad te dirá “tienes 6 mensajes sin leer, a lo mejor ha pasado algo importante y tú no te has enterado”. Una vez que ves el numerito, estás perdido.

Máxima productividad con Outlook

La clave entonces está en mantenernos alejados de la bandeja de entrada y evitar mostrar el número de correos sin leer. Para ello necesitaremos:

  • Mantener siempre la bandeja de entrada a cero. Si utilizas GTD para procesar tu bandeja de entrada esto seguramente ya lo estarás haciendo. Yo lo que hago no es borrar los correos sino simplemente enviarlos a una carpeta de histórico cuando ya los he leído (mediante un atajo de teclado el esfuerzo es equivalente a la acción de borrar o marcar como leído). Cada vez que procesas tu bandeja de entrada de Outlook es esencial entonces dejarla completamente vacía.
  • Marcar como leído el correo en el mismo momento en que llega a nuestra bandeja de entrada. Es la forma más efectiva de eliminar el maldito número de correos electrónicos sin leer de todas las vistas de Outlook. Para ello activaremos una regla de correo que simplemente marque como leído cualquier correo que entre a nuestro Outlook.máxima productividad outlook
  • Mantener cerrado el árbol de carpetas de la cuenta configurada en Outlook. Esto es lo más duro ya que requiere crear el hábito de que siempre que procesemos la bandeja de entrada y la dejemos vacía, cerrar el árbol haciendo clic en el triángulo a la izquierda de nuestra bandeja de entrada.máxima productividad outlook
  • Modificar la vista de “Outlook Today” para que no muestre los elementos de la bandeja de entrada. Cuando minimizar la bandeja de entrada lo que se muestra es la vista “Outlook Today” que entre otras cosas muestra el número de elementos de cada bandeja. Si no eliminamos esta opción tendremos el dichoso numerito visible aunque hayamos marcado los correos como leídos. Lo que haremos es ir a la opción “Customize Outlook Today” de la parte inferior derecha de esta vista, sección “Messages”, y seleccionar una única carpeta que no nos distraiga, por ejemplo la de elementos enviados.máxima productividad outlook
  • Finalmente una última modificación para cambiar la vista por defecto de Outlook al arrancar. En mi caso me gusta que al arrancar Outlook aparezca la vista de calendario, y así echar un vistazo a primera hora a las reuniones que tengo en el día y si tengo alguna a primera hora. Para ello iremos a las opciones de Outlook, pestaña “Advanced”, sección “Outlook start and end”, y seleccionamos el valor “Calendario” en la opción “Start Outlook in this folder”.máxima productividad outlook

Configurando de esta forma nuestro Outlook podremos entrar a Outlook sin temor a despistarnos con los correos entrantes, ya que será imposible ver ni siquiera si hay correos nuevos en la bandeja de entrada sin hacerlo de forma deliberada.

Conclusión

Evidentemente el objetivo de esta configuración no es dejar de comprobar el mail entrante para siempre, sino simplemente poder concentrarnos en nuestra tareas sin despistarnos con el mail.

Decide por anticipado el número de veces que quieres procesar tu bandeja de entrada y si te da miedo despistarte y estar demasiado tiempo sin ver los correos nuevos, prográmate una alarma o un aviso en el mismo Outlook (una tarea recurrente por ejemplo) para recordártelo.
Si dejamos de ser conscientes del número de mails sin leer que tenemos en un momento determinado, seremos más capaces de concentrarnos en hacer eficazmente y con calidad las tareas clave. Configurándolo de esta forma conseguiremos la máxima productividad con Outlook incluso si estas tareas incluyen escribir un mail o acceder a nuestro calendario.

¿Por qué no lo pruebas y me cuentas qué tal te va?

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12 ideas sobre “Máxima productividad con Outlook

  • Marcos A. Martínez

    Samuel;

    Me parecen muy acertados tus consejos prácticos sobre la manera de realizar un uso responsable e inteligente de Outlook.

    Por mi parte, coincido punto por punto es los mismos:
    1º.- “desactivar el notificador de nuevos correos”; esencial.
    2º.- Dado que es necesario consultar la agenda y trabajar con los e-mail’s ya procesados con anterioridad, el uso de INBOX CERO es necesario para continuar poniendo en práctica tus consejos, en tanto cuando queramos consultar INBOX sólo deberemos de tener en dicha carpeta de entrada los mensajes “nuevos”, e inmediatamente procesar (¡sólo cuando decidamos consultar INBOX!, y no cada vez que “entre” un nuevo e-mail).
    3º.- La regla para marcar los e-mail’s como leídos me parece fantástica…. ya la tengo programada; ¡gracias!.
    4º.- Respecto de la vista al arrancar Outlook, o cierre de carpetas, a gusto del usuario.

    Fantástico post!… gracias por compartir.

    Saludos

    Marcos A. Martínez

    • samuelcasanova Autor

      En mi caso personal el poder desprenderme del síndrome de abstinencia del mail ha sido un cambio fundamental a mejor en mi productividad, parece mentira la cantidad de interrupciones y suboptimizaciones que representa al cabo del día este mal hábito.
      Me alegro que te haya resultado útil el artículo, cada vez somos menos los bichos raros en la oficina :-)

  • Jerónimo Sánchez

    Me ha gustado mucho el enfoque, Samuel. Durante varios años utilicé Outlook como gestor de tareas (primero fue Lotus Notes), llegando a una solución muy parecida a la tuya. Sin duda, Outlook no es la mejor herramienta para gestionar las listas GTD, pero sí una herramienta decente.

    • samuelcasanova Autor

      Gracias Jero.
      Sin duda Outlook como gestor de tareas deja mucho que desear. La intención del artículo es configurarlo de forma que sea lo menos dañino posible para nuestra atención, dado que muchos profesionales lo utilizamos intensamente como gestor de correo y calendario corporativo.

  • Angel

    Buenos dias:
    La verdad lo encuentro muy util, y lo he seguido paso a paso, ahora bien no se como acceder a outlook today, trabajo con outook 2007 y no hay manera, ¿me podeis ayudar?
    Muchisimas gracias.

    • samuelcasanova Autor

      Hola Ángel.
      Desconozco la versión 2007 cómo era (la usé en su momento hasta que salió la versión 2010). No recuerdo exactamente si existía ya la vista de Outlook today. Si no existe no pasa nada, simplemente lo que buscamos es eliminar los mensajes pendientes de leer de todas las vistas, así que si la vista por defecto de Outlook 2007 es otra diferente a la de Outlook Today y ésta no contiene esa información no es necesario preocuparse por el tema.
      Si algún lector tiene esa versión y nos puede echar un cable aclarando qué vista tiene por defecto esta versión perfecto.

  • Oscar J. Esteban

    Gracias por el post. Con el ánimo de integrar Outook en GTD os recomiendo que echéis un vistazo a http://controlyourday.net/ de Jim McCullen. Son unas pocas reglas para que Outlook se adapta a nuestros propósitos. Llevo unos meses probándolo y va bien.
    Lo de cambiar la vista de arranque de Outlook me parece un idea fenómenal y muy sencilla de llavar a cabo.
    Gracias

  • Francisco Miguel Ruiz Alcántara

    Hola a todos.
    En opciones avanzadas -> Send and Receive, puedes configurar el mail para que se descargue el correo de forma automática en el tiempo que tu decidas. Y para los que nos gusta trabajar sin que nos controle el Mail :), se puede indicar que no se descargue de forma automática, sino solamente cuando le das al F9 o te vas a la opción en el menú de descargar (SEND/RECEIVE).

    Cuando decido procsar el correo, es cuando le doy a descargar correos.

    Como siempre buenos consejos. Gran blog de productividad (descubierto desde Jeroen Sangers).

    • samuelcasanova Autor

      Es una genial opción Francisco, lástima que no esté disponible para las cuentas de tipo Exchange como la mía. Pero para otras cuentas tipo Gmail es una muy válida opción. Gracias por compartirla y me alegro que te guste el blog :-)

  • Rubén Alzola

    Una buena serie de medidas, junto con alguna adicional propuesta en los comentarios, para evitar las tentaciones del email.

    De cualquier manera, lo mejor es desarrollar “fortaleza de carácter” porque sólo con medidas disuasorias o punitivas puede causarnos estrés la sensación de no estar haciendo lo correcto (que para un “débil de carácter sería mirar su bandeja de entrada “por si acaso”) jajaja)

    • samuelcasanova Autor

      Jejejeje, buen punto Rubén. El objetivo final es ese, acabar con el mal hábito, y estas medidas pretenden ser una ayuda, ya que muchas veces actuamos con el mail casi por instinto si estamos mal acostumbrados. Hacemos el clic sin darnos cuenta. Si al hacer el clic automático no encontramos lo que esperábamos buscar el cerebro reacciona pensando y es enconces cuando nos damos cuenta de lo que hemos hecho y de lo que deberíamos estar haciendo o haber hecho. Pero está claro que sería fantástico llegar al punto de no necesitar esta configuración, esto significará que hemos vencido el mal hábito.