Facilitar Sprint Review

Cómo facilitar una Sprint Review (Review Series III)


En este artículo veremos algunos consejos y temas a tener en cuenta a la hora de facilitar la sesión de Sprint Review. También algunas acciones que podemos hacer más allá de la sesión para obtener aún mayor valor. El artículo es la continuación del anterior, segundo de la serie sobre Sprint Review, donde definimos los objetivos y vimos cómo prepararla.

Aunque la Sprint Review es cosa de todos y todos deben estar involucrados, podemos definir algunas responsabilidades de cada uno de los roles Scrum:

  • Product Owner: Es el rol más importante de este evento, el PO debería hacerse suya esta sesión. Debe asegurar que se comunica correctamente el incremento de producto. También que se recoge el feedback y la información necesaria para actualizar el product backlog antes del siguiente planning.
  • Equipo de desarrollo: Debería asegurar que en la sesión se puede inspeccionar el incremento de producto. En otras palabras, trae el producto listo para que los stakeholders lo vean, toquen y evalúen, de tener un plan B por si falla algo, de proveer los recursos necesarios durante las pruebas, etc. También deberán resolver las dudas que puedan surgir, sobre todo las de carácter técnico. Preferiblemente deben participar en la comunicación del incremento de producto junto al PO.
  • Scrum Master: Se encargará de facilitar el contexto necesario para que la sesión sea efectiva. Ayudará en la comunicación del incremento de producto, a encontrar la mejor manera de recoger el feedback sobre el producto y la sesión, a facilitar el diálogo necesario para actualizar el backlog de producto, a garantizar que exista un ambiente de colaboración informal más que de evaluación del status, que se mantiene el foco y se respetan los tiempos, etc. En definitiva, que se entiende y se consigue el objetivo de la sesión.
  • Stakeholders: Su responsabilidad es asistir a la reunión y participar activamente en ella. Interesarse por cumplir el objetivo de inspeccionar y adaptar tanto el producto como el backlog.

Cómo facilitar la Sprint Review

A continuación algunos consejos de cara a la facilitación durante la sesión:

  • Si vienen stakeholders nuevos a la review es mejor comenzar haciendo las presentaciones. El objetivo es que todo el mundo sepa quién hay en la sala. Sobre todo no nos olvidemos de presentar a los miembros del equipo de desarrollo.
  • Si en la anterior review hubo feedback de la sesión (ej: demasiados detalles, no queda claro el incremento de producto) empieza la sesión diciendo lo que hemos cambiado en esta review para mejorar.
  • Depende de lo lejos que estén los stakeholders del equipo convendrá recordar al inicio de la sesión cuál era el objetivo del Sprint. También listar las historias de usuario que se han logrado terminar. Se puede reforzar repartiendo hojas con esta información entre los asistentes y poniendo un panel o pizarra visible en una pared de la sala.
  • Puedes hacer también un breve resumen de las dificultados que ha habido en el Sprint y cómo se han resuelto por parte del equipo Scrum. Esto evitará preguntas posteriores que corten el flujo de la sesión.
  • En la parte de inspeccionar el incremento de producto, la experiencia debería ser lo más cercana posible a la experiencia del usuario final. En el caso de una aplicación, mejor si los usuarios pueden tocarla directamente que no una demo donde enseñas pantallas. A veces esto no es posible, por ejemplo cuando no hay interfaz de usuario o no hay dispositivos disponibles. En este caso, puedes hacer una representación teatral como si fueras un usuario de la aplicación que tiene una necesidad que la aplicación soluciona.
  • Fomenta la transparencia mostrando algunos indicadores interesantes y relevantes. Prepara información adicional por si surgen dudas. Si hay indicadores que se actualizan a mano tras cada Sprint (por ejemplo el burndown de release), la review es un buen foro para hacerlo entre todos.
  • Trae algo para picar durante la sesión, eso facilitará un ambiente informal necesario para una colaboración más genuina.
  • No es necesario actualizar el backlog de producto en la sesión, ya que quizás el PO necesite un tiempo para reflexionar o contrastar información u opiniones antes de decidir. Sí que es necesario recoger cuanto más feedback mejor para tomar estas decisiones.
  • La review también es un buen momento para celebrar lo conseguido hasta la fecha. Los aplausos y brindis son bienvenidos.
  • Al final de la sesión se puede aprovechar para repasar el plan del producto, fechas, próximos hitos, presupuesto, incidencias, nuevas características, riesgos, etc. Si es preciso, se toman decisiones. Es mejor si participan todos, aunque si no es interesante para el equipo de desarrollo no es esencial que todos estén presentes.

Facilitar Sprint Review

Qué hacer después de haber finalizado

Todavía hay algunas cosas que podemos hacer después de la review para conseguir mejores resultados:

  • Envía la información que se ha visto y generado durante la review a todos los asistentes. También a los que no han podido ir para que vean lo que se han perdido. Así la siguiente no querrán perdérsela.
  • La Sprint Review, como el resto de eventos Scrum, son también elementos a mejorar dentro de la dinámica del equipo. No olvides llevarte el feedback de la sesión a la retrospectiva para encontrar acciones de mejora.
  • Al acabar la sesión probablemente el Product Owner deba actualizar el backlog en base a lo ocurrido en la review. Asegúrate de que esto ocurre y que se comunica a todos los implicados el resultado de la actualización.
  • También si ha quedado alguna estadística del producto por actualizar, asegurémonos de actualizarla y comunicarla tras la sesión.
  • Es posible que durante la sesión se detecten incidencias en el producto. Para no cortar el hilo de la reunión, es mejor darlas de alta fuera de la sesión.
  • Si no se trata de una convocatoria recurrente entre sprints, también será necesario convocar la siguiente Sprint Review.

Conclusión

El listado de cosas a tener en cuenta es algo abrumador, lo reconozco. Como en casi todo en esta vida, si quieres que algo salga bien, tendrás que invertir tiempo y energía en ello.

Algo que puedes hacer es utilizar una o varias Checklist para todas las acciones que necesites hacer antes, durante y después. Es la forma que conozco y que me funciona para no olvidar nada y generar los hábitos necesarios.

Ah, y si crees que he olvidado algún consejo importante, no dudes en compartirlo dejando un comentario.

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