Resumen Agile Retrospectives

Resumen Agile Retrospectives de Esther Derby y Diana Larsen


El libro Agile Retrospectives de Esther Derby y Diana Larsen es un manual para Scrum Masters sobre cómo facilitar las retrospectivas en los equipos.

Está separado en 3 partes:

  1. Introducción y estructura de una retrospectiva
  2. Ejemplos de actividades para las 5 partes de la retrospectiva
  3. Extra tips

El libro está pensado como un manual teórico y sobre todo práctico. Da muchos ejemplos de retrospectivas con equipos reales como de actividades y dinámicas que puedes utilizar en tus retrospectivas. En la parte más teórica, encontrarás el porqué de cada cosa que plantea. Esto es muy importante para no perder el flujo y el objetivo de la sesión nunca. También para posteriormente introducir tus propias modificaciones sin perder esa coherencia.

Aparte de la cantidad de dinámicas que incluye, me quedo con estos consejos imprescindibles:

  • Antes de diseñar una retro investiga su contexto: resultados, expectativas, moral, anteriores retros…
  • Para dirigir el flujo de la retro utilizamos actividades. Las actividades tienen un propósito. Varíalas para evitar llegar siempre a las mismas conclusiones.
  • Si alguien rompe algún acuerdo de trabajo, nunca lo pases por alto. Si lo dejas, darás el mensaje de que son opcionales.
  • Indica al equipo que vamos por buen camino y no olvides mostrar los resultados positivos cuando lleguen.
  • La gente si le falta información normalmente complementa con el peor de los escenarios. Combátelo con transparencia y hechos.

Tanto si llevas tiempo facilitando retrospectivas como si acabas de empezar, te recomiendo leer este resumen o directamente el libro (solo son 155 páginas).

No me enrollo más. Aquí tenéis el resumen.

Agile Retrospectives

Agile Retrospectives de Esther Derby y Diana Larsen

1.Ayudando al equipo a inspeccionar y adaptar

Ejemplo de retrospectiva de 1h de un equipo con iteración de 2 semanas:

  • Explicación del objetivo de la retrospectiva y el tiempo disponible
  • Checkin, que cada uno diga cómo se siente en una palabra
  • Revisión de los acuerdos de trabajo
  • Revisión de los datos del equipo para que todos tengan el mismo contexto
  • Examen de los sentimientos del equipo
  • Detección de patrones en la información
  • El equipo identifica aproximaciones y soluciones a los problemas planteados
  • Selección de un plan de acción consensuado con el equipo
  • Identificación de cómo va a saber el equipo que han mejorado respecto al problema tratado

La estructura es la siguiente:

  1. Preparar el escenario. Ayuda a enfocar al equipo en el objetivo de la sesión y llama a la participación de todos. También es un buen momento para prepararse para discutir asuntos complicados sin llevarlo a lo personal, con acuerdos de trabajo o valores. Si no tenéis acuerdos todavía, creadlos antes de empezar. Si tenéis más de 5, reducidlos a 5.
  2. Recuperar datos. Crear una foto única de lo que pasó en la iteración. Es necesario unificar opiniones y perspectivas para partir todos de un punto común. Los datos serán eventos, métricas, decisiones, hitos, historias de usuario, etc. También es necesario recuperar datos sobre cómo se sentía el equipo en cada momento, cuáles fueron los momentos altos y bajos. Los sentimientos nos ayudan a identificar los hechos más importantes.
  3. Generar conocimiento. El equipo se pregunta. ¿Por qué?. Busca patrones, condiciones y deficiencias y sus causas raíz. Por último se da un paso atrás para ver la big picture. Este paso es necesario para asegurarnos que las soluciones adoptadas tendrán un efecto positivo en los resultados.
  4. Decidir qué hacer. Elegir 1-2 experimentos para llevarlos a cabo en la siguiente iteración. El facilitador debe dar estructura y método para la selección. Materializar las acciones como elementos del backlog. Finalizar con un compromiso individual de todos.
  5. Cerrar la retro. Decide cómo quieres que el equipo registre el aprendizaje. Agradeced entre todos el esfuerzo por mejorar. Haz una retro de la retro, qué ha ido bien y qué puede mejorarse para la próxima.

2.Retro a medida de tu equipo

Antes de diseñar una retro tienes que investigar su contexto: cuál ha sido el resultado, si se han cumplido las expectativas, cómo está el equipo de moral, qué ocurrió en anteriores retros, etc. Este análisis definirá el objetivo de la sesión. El objetivo ayudará a garantizar que invertimos bien el tiempo. El objetivo debe ser suficientemente general para no cerrar demasiado el análisis ni las soluciones a crear. Ejemplos correctos pueden ser “mejorar nuestro proceso de desarrollo” o “encontrar nuestros puntos fuertes y débiles”.

La duración de la retrospectiva dependerá de:

  • Tiempo de la iteración
  • Complejidad técnica o del contexto
  • Nivel de conflicto
  • Tamaño del equipo

Una retrospectiva de una release puede durar incluso varios días.

El tiempo de preparación también irá acorde de estos parámetros. Tendrás que invertir más las primeras veces. Una vez conozcas al equipo y domines una serie de dinámicas lo prepararás más rápido.

Estructura el tiempo de la retro y calcula cuánto tiempo necesitas para cada etapa. Deja algo de margen y si es muy larga planifica tiempos muertos.

Intenta utilizar salas de reunión sin mesa en el centro y con pizarras para capturar la información. El espacio debe ser suficiente para moverse con facilidad y verse todos mientras conversan. Ideal en círculo.

Para dirigir la actividad utilizamos actividades. Las actividades tienen un propósito, que puede ser: focalizar la conversación, igualar la participación, abrir nuevas vías de exploración. Varía las actividades para aumentar la creatividad y evitar llegar siempre a las mismas conclusiones. Combínalas para que haya actividades en pares, con todo el grupo, con y sin movimiento.

Ten siempre 2 actividades por fase. Así si vas mal de tiempo puedes sustituirla al vuelo.

3.Liderando retrospectivas

El facilitador de la retro, aunque también puede atender al contenido, debe centrarse en el proceso. Proceso = actividades, fases, dinámicas y tiempo. Deben permanecer neutros en opinión.

La primera vez que utilices una actividad crea un guion y practica en voz alta antes de ponerlo en práctica. Las actividades se deben explicar en el momento en que empiezan, nunca todo de una vez al inicio de la retro.

Haz debrief de cada actividad:

  • ¿Qué habéis visto y escuchado?
  • ¿Qué os ha sorprendido?
  • ¿Qué te ha hecho reflexionar?
  • ¿Qué haremos diferente a partir de ahora?

El facilitador debe asegurar que todo el mundo tiene ocasión de participar y contribuir. Si hay alguien dominando todas las conversaciones (especialmente si algún jefe asiste a alguna retro), habla con él en privado, y si no funciona hazlo en la propia retro, guardando respeto  pero con decisión.

Si la retro queda encallada en cualquier momento, puedes tratar de hacer preguntas exploratorias que ayuden a pensar diferente, o incluso quitarte el sombrero de facilitador por un momento y compartir tu conocimiento personal.

Si alguien rompe algún acuerdo de trabajo, nunca lo pases por alto. Si lo dejas, darás el mensaje de que son opcionales. Si alguien lo hace ante una crisis (por ejemplo responder una llamada de teléfono) pide al equipo si quieren hacer algo al respecto (si es algo puntual y justificado no debería ir a más).

Atento al lenguaje de la culpa: pronombres tú o él “TÚ has roto la build” o etiquetas “Eres un insensato”. Utiliza el espejo (“Equipo, estamos usando tú y etiquetas”) para hacer reflexionar y modificar este comportamiento.

Algunos comportamientos habituales y cómo responder:

  • Lágrimas: ofrecer un pañuelo y cuando se calme preguntar si quiere compartir algo con el equipo.
  • Gritos: Levanta la mano en forma de STOP, y dile que queremos escucharle pero si grita no podemos. Si continúa haz un break y explícale lo que provoca en el resto su actitud.
  • Ataques: Deja que se marche de la sala. Pregunta al equipo si quieren continuar sin el que se ha ido.
  • Risas: Atento si los chistes salen cuando se toca un tema, si lo están evitando mediante la burla.
  • Silencio inusual: Pregunta directamente qué pasa.
  • Conversaciones paralelas “por lo bajini”: Pregunta directamente qué pasa.

Para controlar el tiempo utiliza un cronómetro. Es más efectivo que gritar sobre el grupo que ya es la hora, y no transmites que tú eres el que mandas. Si la actividad tiene alta energía y se cumple el tiempo, pregunta al equipo qué quiere hacer.

Debes ser capaz de controlar tus emociones. Si te supera la situación, pide una pausa. Piensa fríamente, siempre desde una perspectiva distante, recuerda que eres el responsable del proceso y la dinámica.

Para mejorar como facilitador puedes profundizar tus habilidades en actividades, toma de decisiones, dinámicas de grupo, autoconocimiento y facilitación visual. Estas aptitudes te servirán no solo en retros sino en todo tipo de reuniones.

4.Actividades para preparar el escenario

Checkin: 5-10min. 1 pregunta, responde cada uno con 1-2 palabras. Ej: ¿qué sientes después de esta iteración?

Focus on, focus off: 8-12min. prepara un flichart con lo siguiente, y divide en grupos para que se repartan los pares de palabras, discutan entre ellos qué comportamientos representan y compartan con el grupo.

  • Investigación en lugar de ponerse a la defensiva
  • Diálogo en lugar de discusión
  • Conversación en lugar de disputa
  • Entender en lugar de defender una posición

ESVP: 5-10min. Cada uno escribe anónimamente: Explorador si está ansioso por aprender y contribuir a la retro, shopper si está para mirar y coger ideas si le gustan, vacacionista si está contento de estar en la retro porque así no está programando y prisionero si preferiría marcharse. Asegúrate que es anónimo. Si hay prisioneros o mayoría de vacacionistas, utiliza la retro para hablar del tema.

Working agreements: 10-30min. Hacer grupos de 4-5 personas para crear acuerdos de trabajo que nos ayuden a tener sesiones de retro productivas. Después se votan las 3-7 que el equipo se quedará.

5.Actividades para recopilar datos

Timeline: 30-90min. Dibuja una línea de tiempo que representa la iteración donde cada uno posicionará postits con eventos. Para ello dividir en grupos afines de 4-5 personas y después compartir. Pueden expresar hechos y también emociones (ej. con colores). Se pueden trazar swimlanes por departamento o rol

Triple Nickels: También brainwriting o 635. 30-60min. Reparte hojas y divide en grupos de hasta 5 personas. Durante 5 minutos escribir 5 ideas o eventos. En una siguiente ronda de 5 minutos pasar tu papel a tu compañero de la derecha y éste añade detalle de los 5 elementos o añade nuevos. Al final debrief, compartir resultados y subrayar las ideas principales.

Color code dots: 5-20min. Complementa al timeline, utiliza puntos de colores rojos y verdes para expresar puntos altos y bajos de cada elemento. Otra opción, elementos positivos y negativos. 7-10 puntos por persona.

Mad Sad Glad(enfadado triste encantado): 20-30min. Usa 3 posters para que el equipo escriba en postits los eventos que le provocaron sentimientos durante la iteración. Utiliza 3 colores de postit para que primero escriban y después peguen. Debrief y deja que el equip siga añadiendo si sale alguno más.

Localizar fortalezas: 15-40min. En combinación con identificar temas. Forma parejas para hacer entrevistas. Uno hace preguntas para entender el trabajo del otro. Cuando finaliza el tiempo cambiar roles en la pareja.

Histograma de satisfacción: 5-10min. En un flipchart pinta una escala vertical descendente del 5 al 1. Pide que cada uno exprese anónimamente su nivel de satisfacción respecto a proceso, producto, prácticas técnicas, dinámicas de equipo, etc.

Team Radar: 15-20min. Elige 10 factores por los que quieras analizar al equipo, por ejemplo prácticas técnicas, proceso, acuerdos de trabajo, etc. Puntúa del 0 (nada) a 10 (mejor imposible) entre todos y dibuja los resultados en un gráfico de radar. Debrief sobre la foto final y sobre cómo afecta cada factor al equipo.

Like to like: 30-40min. Nombra a un juez. Al resto, pide a cada uno que escriba al menos 3 tarjetas con cosas que deberíamos dejar de hacer, otras >3 que deberíamos mantener y otras >3 que deberíamos comenzar a hacer. El juez tendra quality cards cars (divertido, en tiempo, significativo, integrado, con talento, guay, novedoso, colaborativo, fabuloso, estresante, peligroso, frustrante, etc.). El juez levants una carta de cualidad y la muestra al grupo. Cada uno elige una carta de las que ha escrito con la carta de calidad. El último se queda con su carta. El juez elige la que mejor le cuadra con la carta de calidad que ha sacado. Gana el que se queda sin cartas. Debrief.

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6.Actividades para generar conocimiento

Brainstorming/filtering: 40-60min. Hacer brainstorming para generar 50 ideas, o directamente en voz alta o dejando tiempo para pensar y escribir al inicio (10-15min). Entre todos decidir ~4 criterios para filtrar. Tacha las ideas que no pasan los filtros seleccionados. Busca las ideas que han pasado todos los filtros.

Force field analysis: 45-60min. Identificar un siguiente estado al que queramos llegar. Dividir en hasta 4 grupos. Cada equipo piensa qué factores favorecen y cuales impiden llegar a ese estado. Después compartir resultados y escribir las 2 listas de factores en un flipchart. Junta de nuevo al grupo para ponderar los factores que tienen más fuerza sobre el resto. Buscar acciones que potencien los factores favorecedores y mitiguen los inhibidores.

5 por qués: 15-20min. Una vez identificados puntos de mejora, dividir en grupos de hasta 4 personas. Que cada grupo se pregunte de cada elemento por qué ocurre, repitiendo hasta 5 veces. Anotad las conclusiones del 4° o 5° por qué. Debrief de los resultados.

Fishbone: 30-40min. Identificar un problema. Dibuja una espina de pez y escribir el problema en la cabeza. Describirlo con las 5 W (why, who, where, when, how). En cada raspa escribir una categoría (ej. Personas, procesos, hardware, etc). Brainstorm de factores que provocan o afectan al problema en esa categoría. Seguir el análisis causal hasta que se lleguen a factores fuera del control del equipo. Se pueden hacer grupos para analizar cada factor.

Patterns & shifts: 15-60min.  En conjunto con timeline o mad sad glad. Una vez tenemos la foto de la iteración, descubrimos los patrones y alteraciones. Entre todos vamos sección por sección identificando y anotando lo que vemos.

Dot Voting: 5-20min. Reparte pegatinas a cada uno para que las reparta entre las propuestas para priorizarlas. El números de votos, unos 10 o 1/2 de las propuestas que haya, cuantos menos más restrictiva será la selección.

Revisar y sintetizar: Utiliza un flipchart para ir dibujando una barra de progreso para medir el tiempo que tiene cada grupo para explicar sus conclusiones al resto.

Identificar temas: 1-2 horas. Usar después de identificar fortalezas. Junta 2-3 parejas de entrevista y que compartan lo que han aprendido. Que escriban en tarjetas los temas comunes e importantes. Clusterizar. Que los mismos grupos elijan las tarjetas que quieran trabajar y que propongan acciones para potenciar las fortalezas. Juntar de nuevo al equipo para decidir qué acciones llevarán a cabo la siguiente iteración.

Matriz de aprendizaje: 20-25min. Dibuja una matriz 2×2 para hacer 4 cuadrantes. Cosas buenas, a mejorar, ideas y agradecimientos. Cada uno va rellenando a medida que se le van ocurriendo. El líder va leyendo y clusteriza. Al final dot voting para priorizar.

7.Actividades para decidir qué hacer

Retrospective planning game: Dividir en parejas o individualmente según los que sean. Generar tareas y escribirlas en postits para llevar a cabo la mejora o experimento que se haya priorizado. Cuando acaben, juntar en grupos para poner en común y eliminar o añadir tareas. Al final, puesta en común con todo el plan. Incorporar esas tareas al planning de la siguiente iteración.

Objetivos SMART: 20-60min. Forma grupos para las iniciativas priorizadas. Cada grupo debe definir un objetivo SMART que mejore ese tema. Definirá también 1-5 acciones para conseguir el resultado esperado. Luego poner en común y refinar las propuestas.

Círculo de preguntas: +30min. Forma un círculo con todo el equipo. Empieza preguntando al de tu izquierda “¿dónde deberíamos poner foco en la siguiente iteración?”, que responda y le formule otra pregunta que extienda el tema o que abra uno nuevo al de su derecha y así sucesivamente. Hacer al menos 2 rondas. Usar un flipchart para registrar las acciones.

Temas cortos: 20-30min. Utiliza 2-3 flipcharts, y en cada uno dibuja un esquema de actividad. Ej: mad sad glad, start doing stop doing keep doing, pluses delta, smiley frowny, etc. Pide que en 3-5 minutos cada uno piense como rellenarlos individualmente. En grupo brainstorm para rellenar los paneles. Breve discusión para priorizar los 3-4 ítems más importantes.

8.Actividades para cerrar la retrospectiva

Pluses delta: 10-20min. Dibuja una línea vertical, a la izquierda pluses (que queremos mantener para la próxima retro), a la derecha deltas (que debe cambiar). La gente va diciendo y lo capturamos tal cual.

Apreciaciones: 5-30min. La gente voluntariamente agradece a otro compañero por algo que ocurrió durante la iteración. Así hasta que se haga el silencio o timebox.

Lectura de temperatura: 10-30min. Escribe las 5 secciones de lectura de temperatura y pide que voluntariamente vayan explicando cada uno la suya: apreciaciones, puzzles (dudas), quejas con recomendaciones, nueva información y deseos y esperanzas.

Ayudado, obstaculizado, hipótesis: 5-10min. Pide al equipo que escriba en postits lo que les ha ayudado en la retro, lo que les ha obstaculizado y qué mejoras introducirían. Da las gracias por ayudarte a mejorar como facilitador.

ROTI (return of time invested): 10min. Dibujar una escala de 1 a 5, y pide que te digan como creen que han invertido el tiempo de la retro. En función de los resultados, pide cómo se podría mejorar para la próxima.

9.Retrospectivas de release o proyectos

Aparte de las retros de iteración podemos hacer retros de proyecto o release, ya que involucran a más gente (marketing, RRHH, devops, clientes, helpdesk, etc) que necesita coordinarse y comunicarse para llegar a un objetivo. Estas personas es posible que no conozcan los beneficios de las retrospectivas y tengan una agenda difícil. Pero su participación es obligatoria para mejorar todo el sistema.

Buscar equilibrio entre participación (más gente) y resultados efectivos. En general, mejor restringir número de participantes.

Envía una invitación voluntaria para asistir a la retro. Debe quedar clara la estructura y objetivos. Es recomendable pedir que piensen en traer cualquier información preparada que sea útil para la retro.

Habla antes con los managers para que eviten el lenguaje demasiado asertivo durante la sesión.

Recomendable hacer entrevistas a los asistentes antes de la retro para identificar los temas más importantes con antelación, y planificar la retrospectiva para trabajar esos temas de forma más efectiva. Asegúrate de crear un ambiente seguro para que la gente saque los asuntos difíciles sin temor.

Las fases de la retro son las mismas:

  1. Preparar el escenario: recomendable establecer acuerdos de trabajo para la sesión.
  2. Recuperar datos: Ve más allá del equipo, por ejemplo con un timeline.
  3. Generar conocimiento: Alerta a los distintos intereses y objetivos de cada departamento.
  4. Decidir qué hacer: Es posible que la gente que haya en la retro no tenga poder para cambiar todo lo que se necesita. Es posible que sí tenga influencia y que una acción sea elaborar una propuesta.
  5. Cerrar la retro: Asignar no solo quién hará las acciones sino quién hará seguimiento (normalmente managers). Estos factores favorecen que los planes de acción se lleven a cabo: acciones concretas, pequeñas, asignados a una persona que se comprometa, con fecha límite, SMART, DoD).

En general utiliza actividades que dividan al grupo en subgrupos más pequeños. Una discusión de todo el grupo es fácil que se tuerza o se aleje del objetivo de la retro. Utiliza los acuerdos de trabajo para recuperar al grupo.

Planifica pausas cada 90-120min, y comunícalas al inicio de la sesión.

10.Hazlo así

Llévate las acciones de la retro al planning de la siguiente iteración.

Es más fácil añadir nuevos hábitos que eliminar antiguos. Mejor si son pequeños y dejamos espacio para experimentar y fallar.

Para conseguir resultados:

  • Muestra apoyo, indica al equipo que vamos por buen camino y no olvides mostrar los resultados positivos cuando lleguen
  • Demuestra interés por el aprendizaje, habilita recursos para training (blogs, libros, etc.)
  • También deja espacio para la práctica, miniproyectos o sandbox
  • Usad recordatorios, por ejemplo con paneles visuales

Ten en cuenta las 4 fases del cambio: pérdida, caos, transformación y práctica e integración. Utiliza estructuras temporales para facilitar los cambios grandes (reuniones, documentos, planes, roles, métodos, etc.).

La gente si le falta información normalmente complementa con el peor de los escenarios (se crean rumores negativos). Controla estos rumores con transparencia y hechos.

APÉNDICES

Utiliza una caja de plástico para llevar tu propio material: rotuladores con base de agua de varios colores (oscuros) , cinta de carrocero, postits, pegatinas, una campanilla, temporizador y tijeras.

Técnicas para hacer debrief:

  • Única pregunta: “¿en qué piensas primero después de esta actividad?”
  • Que escriban sobre la actividad desarrollando preguntas personales como: “¿cómo has contribuido tú a la actividad?”, “¿qué podrías haber hecho diferente?”.
  • Discusión sobre las preguntas “¿qué has aprendido en esta actividad?” o “¿ha cambiado tu punto de vista después de esta actividad?”
  • Análisis what-if

 

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