reuniones uno a uno

Cómo preparar reuniones uno a uno


En este artículo te comparto algunas buenas prácticas y también errores comunes al preparar reuniones uno a uno para que sean mucho más efectivas. El artículo complementa el anterior “Razones para que empieces ya con las reuniones uno a uno“, donde definimos estas reuniones como herramientas para lograr el cambio en las personas del equipo.

Preparar bien una reunión uno a uno implica tener una primera agenda de posibles temas a tratar y sobre todo de preguntas a utilizar. Esta agenda deberá servir como guía inicial, no como un checklist de puntos a completar. Sobre todo en la parte de preguntas, ya que el flujo de la reunión dependerá mucho de las respuestas a estas preguntas.

Una posible agenda o posibles preguntas serían las siguientes:

SITUACIÓN PERSONAL

  • Si es la 1ª reunión uno a uno:
    • ¿Qué haces?¿Cuál crees que es tu rol?¿Qué vas a aportar al equipo?
    • ¿Qué conocimientos tienes? (Hard skills)
    • ¿Qué cualidades tienes? (Soft skills)
    • ¿Tienes objetivos personales?
  • ¿Qué tal va todo en general?¿Tienes un buen equilibrio de vida personal-laboral?
  • ¿Cómo vas de motivación?
  • ¿Qué puntos han avanzado desde la última reunión?
  • ¿Has asistido a alguna formación últimamente?¿qué te gustaría aprender?
  • ¿Puedo hacer algo yo para ayudarte en tu mejora de carrera profesional?

SITUACIÓN EN EL EQUIPO

  • ¿Estás a gusto en el equipo?
  • ¿Qué crees que va bien?¿alguna idea para mejorar?
  • ¿Has aplicado lo que aprendiste en la última formación?

SITUACIÓN EN LA EMPRESA y/o CONSULTORA

  • ¿Estás a gusto en la empresa?
  • ¿Qué crees que va bien?
  • ¿Conoces los objetivos de la compañía/equipo y su estado?
  • Preguntar por posibles impedimentos que tenga
  • Preguntar de qué manera el Scrum Master puede ayudar al equipo o a la persona

preparar reuniones uno a uno

Al final la experiencia es la que hará que estas reuniones sean efectivas, sin embargo, puedes empezar con estas buenas prácticas:

  • Mantén el diálogo abierto, la agenda es útil como base pero los temas importantes pueden estar fuera de esta agenda.
  • Inmediatamente después de la sesión toma notas. Te será muy útil repasarlas en la próxima reunión uno a uno que tengas con esa persona. No recomiendo tomarlas en la misma reunión porque el contacto visual es básico para que la persona se sienta escuchada. Si necesitas apuntar algo muy importante acláralo con un “Déjame apuntarme esto, que no quiero que se me pase”.
  • La energía de la reunión debe ser positiva en todo momento, sobre todo al final. Si hay problemas, enfoca la reunión a visualizar posibles soluciones.

También te recomiendo evitar los siguientes errores:

  • Si eres Scrum Master, no eres el jefe de esa persona, eres su par. Lo que pretendes es ayudar, hacer reflexionar pero nunca imponer. Es muy posible que ya tenga otras reuniones uno a uno con sus jefes. No te solapes, complementa.
  • No canceles una reunión uno a uno salvo fuerza mayor. O lo que es lo mismo, no lances el mensaje de que no son importantes para ti.
  • No utilices las reuniones uno a uno para no conectar con cada persona del equipo en el día a día.
  • Aunque se puede hacer una reunión uno a uno en 5 minutos, no lo presentes como algo rápido y sin importancia.
  • No trates temas de equipo en una reunión uno a uno, llévatelos a la retrospectiva donde todo el equipo está presente.

Como en casi todo tema medianamente complejo, hasta que no pruebes no verás qué cosas te funcionan y qué no. Además lo que funciona con una persona o equipo puede no funcionarte con otro.

Te invito practicar y ver por ti mismo los resultados. Yo lo he hecho en todos los equipos en los que he estado y nunca me he arrepentido de haber hecho una reunión uno a uno. Sí que me he arrepentido sin embargo de no haberlo hecho durante demasiado tiempo con más de una persona.

Si te animas a probar, no olvides comentarnos qué tal te fue.

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