Razones para que empieces ya con las reuniones uno a uno

Tu labor como Scrum Master o Team Coach es fundamentalmente introducir cambio a mejor en el equipo o equipos. Los equipos son en esencia las personas que lo componen. Como resultado, algo que deberás hacer es lograr cambio en las personas. Las reuniones uno a uno, también conocidas como one on ones o one to ones, son una de las herramientas que te puede venir muy bien para lograr este cambio.

En este artículo te explicaré qué son las reuniones uno a uno, qué objetivos se persiguen con ellas y qué beneficios obtendrás si te animas a llevarlas a cabo con tu equipo.

¿Qué son las reuniones uno a uno?

La reunión uno a uno tienen las siguientes características:

• Son sesiones entre 2 personas
• Son recurrentes, se repiten con cierta frecuencia, yo diría que el mínimo sería una vez al mes
• Pueden ser programados o bien a petición puntual de la otra persona
• Debe haber un entorno seguro para que la otra persona esté cómoda tratando cualquier tema profesional
• Son de duración corta pero variable, yo diría que entre 5 y 30 minutos

Como objetivos de las reuniones uno a uno podemos tener:

• Tener una idea de en qué estado emocional y laboral está cada persona del equipo
• Dar y recibir feedback personalizado
• Detectar posibles puntos de mejora personales

El foco está en la persona

La reunión debe centrarse en el plano personal. Es posible y normal que salgan temas del equipo, pero estos se deberán apartar para otro momento o sesión, una retro por ejemplo, donde todos pueden opinar y decidir.

Estas reuniones no son una excusa para que no haya conexión en el día a día. Son para asegurarnos de hablar de tú a tú con cada miembro del equipo con una mínima frecuencia.

Más allá de la reunión

Estas reuniones deben aportar valor tanto al Scrum Master como a las personas del equipo. Son orientadas más a dar y recibir feedback que no a acciones o decisiones. Sin embargo, la gente debe ver que lo hablado en estas reuniones uno a uno después tiene continuidad y se toman acciones de mejora.

Por ejemplo, en la reunión podemos identificar un conflicto reciente entre esta persona y otro miembro del equipo. Si está demasiado reciente quizás sea una mala idea invitarle a dialogar directamente con la otra persona. En este caso, lo que sí deberemos hacer es aumentar nuestra atención sobre las interacciones de estas 2 personas en días posteriores e ir preguntando para ver cómo evoluciona. Si pasan los días y no vemos progreso, podemos volver a hablar con la persona para proponerle ahora sí alguna dinámica para intentar resolver la situación.

Concluyendo

En definitiva, lo importante es que la persona del equipo sienta que puede hablar de cualquier cosa con nosotros, que le escuchamos y entendemos, y que lo que nos cuenta después tiene continuidad y seguimiento por nuestra parte si es necesario.

En el siguiente artículo veremos qué forma tienen las reuniones uno a uno y de qué manera deben plantearse para sacar el máximo provecho de ellas.